Matkalaskujen ja kuittien manuaaliseen kirjaamiseen ja käsittelyyn erilaisissa järjestelmissä saatetaan käyttää tuntikausia, vaikka prosessia voisi automatisoida. Kustannukseltaan pienien matka- ja kululaskujen hintalappu nousee nopeasti, jos niiden käsittelyyn menee runsaasti työaikaa. Mitä kuittiprosessissa olisi hyvä ottaa huomioon, jotta aikaa ja rahaa saadaan aidosti säästettyä?
Käytön helppous
Kun työntekijät käyvät työmatkoilla tai hankkivat hyödykkeitä yrityksen laskuun, kuitteja saattaa kertyä pitkältäkin ajalta, ja omat päivittäiset työkiireet kiilaavat usein kuittiselvitysten edelle. Siksi on tärkeää, että matkalasku- ja kuittiprosessi on työntekijöille helppo. Kuitti ostotapahtumasta olisi hyvä saada pois käsistä heti. Tämä vaatii matkalaskujärjestelmän taipumisen mihin tahansa laitteeseen sopivaksi – ja nykyäänhän melkein jokaisella meistä on älypuhelin jatkuvasti mukana. Helpointa onkin yksinkertaisesti ottaa kuva kuitista puhelimella, ladata se puhelimesta suoraan matkalaskusovellukseen, kirjoittaa ostoksen kuvaus, valita mahdollisesti kustannuspaikka, ja lähettää kuitin tiedot eteenpäin. Tämän jälkeen itse tositteen voi heittää pois.
Myös sähköpostitse tulevat kuitit tulee pystyä käsittelemään sujuvasti. Tehokkain tapa on lähettää ne luonnoksiksi matkalaskujärjestelmään - luonnokset muistuttavat käyttäjää keskeneräisistä kuiteista.
Räätälöitävä käyttäjärajapinta
Hyvä matka- ja kululaskujärjestelmä on räätälöitävissä jokaisen käyttäjän tarpeiden mukaiseksi - tämä tekee palvelun käyttämisestä nopeaa ja yksinkertaista. Erityisesti suuremmissa yrityksissä käyttäjien tarve erilaisille kirjanpitojärjestelmän toiminnoille vaihtelee: kulut pitää esimerkiksi usein voida kohdistaa monille eri kustannuspaikoille ja tileille. Työntekijää ei kuitenkaan voida edellyttää valitsemaan esimerkiksi 500 erilaisen projektin ja kustannuspaikan välillä. Väärien kohdistuksien välttämiseksi on tärkeää näyttää käyttäjälle vain hänen kannaltaan oleelliset toiminnot. Hyvin rakennetussa palvelussa pääkäyttäjät voivat helposti käsitellä käyttäjien oikeuksia sekä päivittää yrityksen kirjanpitotilejä, maksutapoja ja kustannuspaikkoja.
Kustannuspaikka
Yrityksellä voi usein olla tarve kohdistaa kulut erilaisille kustannuspaikoille ja projekteille. Jos kustannuspaikat voidaan hakea palveluun automaattisesti yrityksen kirjanpitojärjestelmästä rajapintaintegraation avulla, kohdistus toteutuu helposti ja nopeasti. Työntekijälle räätälöity ja hyvin mietitty prosessi näyttäytyy selkeänä valikkona, josta kustannuspaikka valitaan.
Kirjanpitotili
Käyttäjille kannattaa näyttää vain heitä koskevat kirjanpitotilit. Toisinaan kirjanpitotilin valinta halutaan jättää laskun tarkastajan tai hyväksyjän tehtäväksi. Tämän valinnan mahdollistaminen auttaa välttämään mahdolliset tiliöintivirheet ja tekee kulujen syöttämisen helpoksi loppukäyttäjälle.
Optimaalisessa tilanteessa järjestelmään syötetyt kulut sisältävät kaikki tärkeät tiedot, kun aineisto siirtyy kirjanpitoon. Tällöin kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää työaikaansa tietojen muuttamiseen ja täydentämiseen kirjanpitojärjestelmässä.
Tarkastus ja hyväksyntä
Kulujen tarkastus- ja hyväksyntäprosessi tulisi voida määritellä täysin yrityksen toiveiden mukaiseksi. Hyväksyntäkierron vaivaton muokkaaminen on eduksi silloin, kun esimerkiksi yksi kierron henkilö on lomalla, jolloin hänelle voidaan helposti määrittää tuuraaja. Joskus on myös tarve valita ne henkilöt organisaatiossa, joille käyttäjien tulee olla mahdollista lähettää kulunsa tarkastukseen ja hyväksyntään. Tällainen räätälöitävä tarkastus- ja hyväksyntäketju on joustava ja nopeuttaa kulujen käsittelyä. Samanaikaisesti yrityksellä on täysi kontrolli, kuka käsittelee kuluja ja milloin.
Kulujen siirtäminen kirjanpitoon
Yritysten tulee voida itse päättää, milloin kuitit ja matkalaskut siirretään kirjanpitoon. Yrityksellä voi olla tarve siirtää kulut kirjanpitoon esimerkiksi päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Ajoitus kannattaa päättää sen mukaan, mitä maksutapoja henkilöstöllä on käytettävissään. Jos käytössä on vain yrityksen luottokortti, kuittien halutaan siirtyvän yleensä kerran kuukaudessa kirjanpitoon. Jos henkilöstö tekee ostoksia omilla varoillaan, kuittien tulee siirtyä kirjanpitoon esimerkiksi viikoittain tai jopa päivittäin, jotta rahat voidaan maksaa takaisin nopeammin.
Prosessien automatisointi on tärkeää myös työntekijän hyvinvoinnin kannalta, ei vain ajan ja rahan säästämisen näkökulmasta. Kun prosessit tehdään sujuviksi, työntekijä ei turhaudu mukana kulkeviin kuittinippuihin ja ajatukseen työläästä kuittien selvittämistyöstä.
Näihin seikkoihin perustuen olemme Greenstepin tytäryhtiössä Bezalassa halunneet kehittää palveluamme siten, että se integroituu Suomessa yleisimmin käytettyihin kirjanpitojärjestelmiin. Tällä hetkellä tarjoamme integraatioita Netvisor- (Visma), Procountor- ja NetSuite-järjestelmiin. Asiakkaidemme ja heidän palautteensa ansiosta olemme voineet luoda yksinkertaisen ja näppärän käyttäjärajapinnan, joka yhdessä suoran integraation kanssa tekee kuittien ja matkalaskujen luomisesta ja käsittelystä hyvin helppoa. Myös tietojen syöttäminen kahdesti eri järjestelmiin muuttuu tarpeettomaksi.
Lisätietoja: bezala.com I sales@bezala.com I +358 44 016 1288
Julkaistu 25.03.2019