Vi hjälper ert företag att öka kundnöjdheten och effektivera funktionerna genom att optimera processen från försäljningsögonblicket tills pengarna är i kassan (=Order-to-Cash).
En effektiv order-to-cash-process är en viktig förutsättning för företagets framgång. Tillsammans med er försäkrar vi att agerandet är effektivt både internt och externt, att pengarna snabbt når kassan och att onödigt rörelsekapital inte heller binds till fordringarna. Med transparenta och tydliga processer ökar kundnöjdheten tack vare snabba och felfria leveranskedjor, och med hjälp av rätt sorts verksamhetsrapportering kan man även snabbt reagera på möjliga problem. Det lönar sig inte att riskera resultatet och kassaflödet på grund av oeffektiva och opålitliga processer.
Greensteps erfarna experter hjälper både små och större företag att övergripande analysera alla faser i processen från beställning till leverans - och att hitta så optimala lösningar som möjligt till dessa faser, utan att förglömma uppföljningsrapportering och prognostisering. Vi hjälper ert företag att välja de system som i enlighet med er strategi är mest lämpliga för effektivering era processer - ibland räcker det med små steg för att göra processerna märkbart effektivare. Våra experter har erfarenhet från de flesta branscher och har därmed möjlighet att jämföra och ge branschspecifika "best practice"-rekommendationer för att hitta de bästa lösningarna i ert företags olika skeden.
4 exempel på order-to-cash processens effektivering inom olika nivåer
1. Från beställning till leverans - effektivitetsplanering
Order-to-cash processen startar från effektiv hantering av kontrakt och beställningar. Kundernas och produkternas grunduppgifter behöver alltid vara aktuella och väl organiserade, så att leveransprocessen så snabbt som möjligt kan påbörjas efter försäljning och för att undvika oklarheter kring vem som har beställt något och vad som har beställts. Ett CRM-system är ett mycket bra hjälpmedel för hantering av kunduppgifter för såväl små som stora företag. När det är integrerat med företagets andra system kan hanteringen av beställningar automatiseras och märkbart försnabbas. I större företag är försäljningsverktyget med tillhörande kundregister en del av ett större verksamhetsstyrningssystem, vilket gör att det varken behövs integrationer eller dataöverföringar mellan de olika systemen. I mindre företag är "litet är vackert"-principen en bra utångspunkt.
För att leveransen så snabbt som möjligt skall kunna skickas iväg till kunden behöver företaget även ha effektiva inköps-, lager-, produktions- och leveransprocesser. Greensteps experter hjälper ert företag att bygga en effektiv helhet för hanteringen av försäljningsprocesserna, med beaktande av verksamhetens och funktionernas effektivitetsmätare. Till exempel: lagerhantering, genom vilken man försäkrar såväl produktens tillgänglighet, lagrets optimala omloppstid (det blir mera pengar i kassan) och att verksamhets- och ekonomirapporteringen sker i rätt tid (att kostnaderna följer omsättningen).
I processerna och systemen säkerställer vi även internationella moms- och tullrapporteringar relaterade till varuflödet.
2. Fakturering
Fördröjningar och fel i faktureringen leder snabbt till betalningssvårigheter för företaget. Vare sig det är frågan om automatisk eller manuell fakturering, behöver den ske omgående och utan fel. På det sättet blir även kassaflödesprognostisering och finansieringsplaneringen av högre kvalitet. Greensteps experter försäkrar att faktureringsprocesserna är effektiva och faktureringens grunduppgifter pålitligt kommer på fakturan. Vi utvärderar även processernas pålitlighet ur en riskhanteringssynvinkel och gör omfattande förbättringsförslag, med beaktande av förändringshantering.
3. Kreditgivning och hantering av kundfordringar
Alltid när en kund beviljas kredit i form av betalningstid, är det ur riskhanteringssynvinkel viktigt att man har försäkrat kundens kreditvärdighet. Det är viktigt för företaget att ha på förhand utformade villkor för alla kunder, med vilka betalningsvillkoren sedan beviljas. Uppfyllandet av betalningsvillkoren behöver också aktivt följas upp. Till Greensteps bokföringstjänster hör även uppföljning av kundfordringar och möjlig indrivning.
Greensteps experter hjälper även till planera betalningsvillkor och skapa en betalningspolicy för ert företag, där företagets bransch och geografiska läge beaktas. Vi hjälper att planera såväl betalningstiden som möjliga rabatter och dröjsmålsavgifter. Vårt processutvecklingsteam hjälper även ditt företag med automatisering, för att undvika fel i faktureringen och försnabba processen - även mindre företag har nytta av att fokusera på det väsentliga och automatisera ekonomins grundfunktioner.
4. Uppföljning och rapportering
Order-to-cash är starkt förknippat med företagets verksamhet och kundrelationer, och dess effektivitet behöver kontinuerligt följas upp. Ett problem i något delområde av processen leder enkelt till ineffektivitet även inom andra verksamhetsområden. Greenstep hjälper kunder att skapa effektiva uppföljningsmetoder och rätt mätare för bedöming av verksamheten. Vi jämför verksamheten med de bästa aktörerna i branschen och skapar förbättringsförslag för de delar i processen som kräver utveckling. En väldigt viktig mätare är till exempel kundfordringarnas omloppstid, med vilket man mäter hur länge det i medeltal tar innan organisationen får betalningen. Även produkternas rörelser är viktiga att följa upp, för att kunna upprätthålla en optimal lageromsättning.
Ofta räcker det med små handlingar för utveckling och där kan Greenstep hjälpa!