ÅHS, Ålands hälso- & sjukvård, ansvarar för hela den offentliga hälso- och sjukvården på Åland och omfattar allt från primärvård till specialistsjukvård. I en tid av förändringar beslöt man att samarbeta med Greenstep för att säkerställa en fortsatt stabilitet i ekonomiavdelningen.
ÅHS är en av de största organisationerna på Åland med omkring 1000 anställda. Verksamheten är huvudsakligen koncentrerad till Mariehamn, men är också representerad i skärgården genom bland annat hälsocentraler.
Det var en resursförändring inom ekonomiavdelningen som blev startskottet för samarbetet med Greenstep, då man snabbt behövde en ny redovisningschef till teamet. Ulrika Österlund, Ekonomichef på ÅHS sedan sju år tillbaka, berättar att det var utmanande att hitta rätt resurs för uppdraget, bland annat på grund av rollens tvådelade karaktär.
"I redovisningschefens uppdrag ingår dels att utveckla och handha själva redovisningsdelen, men också att fungera som personalansvarig för en ganska stor personalgrupp. Så vi behövde någon som inte bara kan styra bokföringen och hela den biten, utan jag behövde verkligen hjälp när det gällde personalfrågorna också", förklarar Ulrika.
Efter noggrant övervägande föll valet slutligen på att ta in inte bara en, utan två konsulter från Greenstep som delade på redovisningschefens roll: En med ansvar för bokföringen och en med ansvar för personalfrågorna och förändringsledningen. Denna kombination gav ÅHS möjligheten att inte bara hantera de tekniska redovisningsutmaningarna, utan också stärka ledarskapet och utvecklingen av personalen i teamet. Och det visade sig vara ett lyckat koncept:
"Samarbetet har fungerat väldigt bra. Det som gjordes bra från början var det att vi satte oss ner och diskuterade hur uppdraget ska se ut och var väldigt tydliga med det. Alla var medvetna om att det var ett speciellt upplägg, men vi ville satsa på det. Och väldigt snabbt fick jag positiv feedback från ekonomiavdelningen, vilket var jätteviktigt för mig", berättar Ulrika.
En extern partner kan bidra till trygghet i förändring
Konsulterna från Greenstep tog med sig värdefull erfarenhet från flera olika organisationer, vilket både bidrog till en smidig övergång och dessutom skapade en trygghet hos personalen i en tid av förändring. Inom ÅHS kommer man bland annat att ta i bruk ett nytt vårdinformationssystem inom kort, vilket är ett omfattande projekt som påverkar ekonomiavdelningens vardag. Därför var det viktigt att anlita någon med relevant erfarenhet av förändringsledning.
"Vi behövde verkligen någon som kan vägleda oss genom förändringen och bidra med exempel från andra organisationer och branscher. Det är ju alltid en ganska stor osäkerhet när man tar i bruk nya arbetssätt och system, så att förbereda och uppmuntra personalen på det blir jätteviktigt", säger Ulrika.
Att ta hjälp av en extern partner visade sig också snabbt ha andra positiva effekter. Ulrika berättar att man med konsulternas hjälp också har kunnat förbättra effektiviteten och självledarskapet inom teamet, samt kunna anpassa arbetsmetoderna för att optimera organisationens funktionalitet.
"Det här är en perfekt lösning för oss. Det är jättebra att få andra perspektiv och erfarenheter för att kunna utmana och effektivisera vårt arbetssätt. För ibland är det kanske precis så man behöver göra för att utvecklas, i stället för att göra samma saker om och om igen", säger Ulrika.
Effektiv kommunikation är en nyckel till framgång
Ulrika lyfter även fram den goda kommunikationen och flexibiliteten som framgångsfaktorer i samarbetet mellan ÅHS och Greenstep. Konsulterna blev snabbt en del av teamet och var delaktiga i dagliga möten och diskussioner, vilket skapade en kultur av transparens och ömsesidigt förtroende.
Det lokala inslaget i samarbetet har också varit en stor fördel. Genom att anlita konsulter som är bekanta med Åland och dess näringsliv kunde man snabbt bygga upp ett starkt förtroende hos ÅHS:s team. Detta skapade snabbt en känsla av samhörighet – som också är grundläggande för ett framgångsrikt partnerskap.
"Förtroende är ju a och o i denna typ av samarbete och man måste liksom skapa den där relationen med medarbetarna, vilket Greensteps konsulter snabbt gjorde. Gemensamma nätverk och kopplingar till bekanta bolag hjälper till att redan från start kunna hålla en bra dialog och bra kommunikation", säger Ulrika.
Samarbetet mellan Greenstep och ÅHS, som pågått i strax över ett år, fortsätter tills vidare. Så här sammanfattar Ulrika sitt intryck av partnerskapet och framtiden:
"Jag är jättenöjd med samarbetet och jätteglad att dom fortsätter sitt uppdrag".
Bilder: ÅHS
Publicerad 20.05.2025