Greenstep Oy:n yleiset sopimusehdot

1.1 Näissä sopimusehdoissa ”palveluntuottaja” ja ”asiakas” tarkoittavat sopimuksessa Y-tunnuksella eriteltyjä osapuolia. Palveluntuottajan tarjoamat palvelut on yksilöity tarjouksessa ja/tai palvelukuvauksessa. Osapuolet voivat laajentaa sopimusta kattamaan myös muita palveluntuottajan tarjoamia palveluja vahvistamalla ne sähköpostitse. Nämä ehdot kattavat myös muut palveluntuottajan tarjoamat palvelut tai ratkaisut, ellei toisin sovita.

2.1 Sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sen ja palveluntuottaja on suorittanut asiakkaan tuntemismenettelyn. Mahdolliset palvelun laajennukset ovat voimassa asiakkaan hyväksyttyä palveluntuottajan tarjouksen tai palveluntuottajan vahvistettua asiakkaan palvelutilauksen.

2.2 Palveluntuottajalla on oikeus pyytää asiakkaalta ennakkomaksua perustellusta syystä, kuten luottoriskiarvioinnin vuoksi. Mikäli ennen sopimuksen voimaantuloa on sovittu suoritettavaksi asiakkaan antamalla aineistolla ja/tai ohjeilla palvelun kokeilujakso (proof of concept), on tehdystä työstä oikeus laskuttaa hinnaston mukaisesti, ellei muuta ole sovittu.

2.3 Sopimus on voimassa toistaiseksi, ellei toisin ole sovittu. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen tai osan palveluista kirjallisella ilmoituksella vähintään yksi (1) kuukausi ennen palveluiden päättymistä. Kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluiden osalta sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla. Nämä irtisanomisajat koskevat molempia osapuolia, ellei toisin sovita.

3.1 Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että palveluntuottajalla on aina käytettävissään asiakasta koskevat ajantasaiset perustiedot asiakkaan tuntemista koskevien velvoitteiden täyttämiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi. Näitä ovat esimerkiksi yhteys- ja laskutustiedot sekä sovellettavan rahanpesun estämistä koskevan sääntelyn edellyttämät tiedot.

3.2 Ennen sopimuksen mukaisten palvelujen aloittamista osapuolten on suoritettava asiakkaan tuntemista koskeva arviointiprosessi (Know Your Customer, ”KYC”) rahanpesun estämistä koskevien säännösten täyttämiseksi, joka sisältää yhteisön edustajien todentaminen, tiedot yhteisön tosiasiallisista edunsaajista ja ylimmästä johdosta, heidän kansalaisuutensa sekä onko kyseessä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (“PEP”). Jos KYC-tietoja ei toimiteta tai päivitetä määräajassa, palvelut voidaan keskeyttää tai sopimus irtisanoa.

3.3 Palveluntuottajalla on oikeus jakaa ja siirtää tarvittaessa asiakasta koskevia tietoja, mukaan lukien KYC-tiedot, Greenstep-konsernin muille yhtiöille palvelujen tuottamista varten.

4.1 Palveluista perittävät hinnat määräytyvät sopimuksen ja palveluntuottajan hinnaston mukaan sopimuksen voimassaoloajan. Palvelut laskutetaan kuukausittain työn edetessä, ellei muuta ole sovittu. Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa tai muita sovellettavia välillisiä veroja, jotka lisätään laskuun, ellei muuta ole ilmoitettu.

4.2 Maksuaika on neljätoista (14) päivää. Viivästyneistä maksuista peritään viivästyskorko sovellettavan lain mukaisesti sekä perintäkulut.

4.3 Lisäksi palveluntuottajalla on oikeus laskuttaa palveluun liittyvät välttämättömät ja kohtuulliset muut kustannukset, ellei toisin ole sovittu. Näitä ovat lisätyöt, palkkiot ja muut kustannukset. Lisätyöt voivat sisältää muun muassa välttämättömät palvelut, jotka eivät sisälly vakiopalvelukuvaukseen, järjestelmätoimittajan aiheuttamat muutostyöt, viivästyneiden materiaalien käsittelyn sekä lakisääteisten tai sääntelymuutosten tai alan suositusten päivitysten edellyttämät ylimääräiset työt. Muita maksuja ja kustannuksia voivat olla muun muassa matkakulut sekä viranomaisten perimät maksut, kuten kaupparekisteri- ja veroviranomaisen perimät palvelumaksut.

4.4 Palveluntuottaja on varautunut ja sitoutunut suorittamaan sovitut palvelut sopimuksen päät-tymiseen asti. Ellei toisin sovita, palveluntuottajalla on oikeus veloittaa palvelut ja muut mahdolliset välittömät kustannukset, kuten ohjelmistolisenssit, myös irtisanomisajalta, vaikka kyseisenä aikana palveluja ei suoritettaisi.

5.1 Sovellettavan lainsäädännön mukaisesti asiakas on yhteisönä vastuussa kirjanpidosta, verovelvollisena verojen maksamisesta, työnantajana työllistämiseen liittyvistä velvoitteista ja henkilötietojen käsittelyä koskevana rekisterinpitäjänä rekisterinpitäjän velvollisuuksista. Tämän sopimuksen perusteella mitään asiakkaan lakisääteisiä velvoitteita ei siirretä palveluntuottajalle.

5.2 Asiakas on vastuussa velvoitteistaan sekä luovuttamansa aineiston ajantasaisuudesta, oikeellisuudesta ja riittävyydestä sekä aineiston tarvittavasta arkistoinnista ja omasta fyysisestä ympäristöstä ja IT-ympäristöstään. Asiakas on vastuussa liiketoimintaansa ja aineistojaan koskevien seikkojen tulkinnasta, mukaan lukien tietojen ymmärtäminen, vaikutusten arviointi, tietoon perustuvien päätösten tekeminen ja erityisen asiantuntemuksen hankkiminen olennaisista ja poikkeuksellisista asioista, kuten ulkomaisesta lainsäädännöstä ja veroista sekä erityisistä korvausjärjestelyistä, ellei toisin sovita.

5.3 Palveluntuottaja on vastuussa siitä, että palvelut tuotetaan sopimusehtojen mukaisesti ja että ne suoritetaan huolellisesti, tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla ja sovellettavia lakeja, määräyksiä sekä hyviä kirjanpito- ja palkanlaskentakäytänteitä noudattaen.

5.4 Jos palvelut sisältävät kolmannen osapuolen palveluja, ratkaisuja, lisenssejä, järjestelmiä tai vastaavia, palveluntuottaja toimittaa nämä asiakkaalle ”sellaisenaan” ja ”saatavilla olevana” -periaatteella, ja niihin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen kulloinkin voimassa olevia palveluehtoja.

5.5 Kumpikin osapuoli on vastuussa alihankkijoidensa toiminnasta kuten omastaan. Osapuolen velvollisuudet toista osapuolta kohtaan ja vastuurajoituksia koskevat ehdot ovat voimassa myös toisen osapuolen alihankkijoiden, henkilöstön, omistajien ja johdon eduksi.

6.1 Tämän kohdan 6 ehdot (”DPA-ehdot”) koskevat henkilötietojen käsittelyä, jota käsittelijä suorittaa rekisterinpitäjän puolesta, ellei osapuolten välillä ole tehty erillistä palvelukohtaista sopimusta henkilötietojen käsittelystä (”DPA”).

6.2 ”Henkilötiedot” tarkoittavat kaikkia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, jotka käsittelijä vastaanottaa, käyttää tai käsittelee rekisterinpitäjän puolesta osana palvelua. ”Rekisterinpitäjä” on osapuoli, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, kun taas ”käsittelijä” on osapuoli, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Nämä määritelmät noudattavat Euroopan unionin (EU) yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”, asetus 2016/679) käyttöä ja tulkintaa. ”Tietosuojalainsäädäntö” tarkoittaa kaikkia EU:n ja sen jäsenvaltion sovellettavia lakeja, jotka koskevat henkilötietojen suojaa.

6.3 Asiakas toimii sitä koskevien henkilötietojen rekisterinpitäjänä, kun taas palveluntuottaja toimii käsittelijänä. Rekisterinpitäjän on noudatettava kaikkia tietosuojalainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyn osalta. Nämä DPA-ehdot eivät siirrä rekisterinpitäjän lakisääteisiä velvoitteita käsittelijälle. Kumpikin osapuoli sitoutuu varmistamaan, että henkilötietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat salassapitovelvollisia.

6.4 Käsittelijä käsittelee henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja noudattaa rekisterinpitäjän kirjallisia ohjeita, elleivät ohjeet ole lainvastaisia. Tällöin, käsittelijän tulee ilmoittaa asiasta kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä ohjeistaa käsittelijää käsittelemään henkilötietoja vain sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja täyttämään sopimusvelvoitteensa.

6.5 Käsittelijä voi käsitellä seuraavia rekisteröityjen ryhmiä sovellettavan palvelun tarkoituksiin (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen):

– asiakkaan henkilöstö ja johto, palkat ja palkkiot sekä kulukorvaukset palkanlaskennan, henkilöstö- ja taloushallinnon palvelujen tarjoamiseksi

– yhteisön osakkeenomistajat ja jäsenet sekä asiakkaat ja toimittajat hallinto-, hallinnointi-, laskutusta ja lakisääteistä raportointia varten

6.6 Käsittelijä voi käsitellä seuraavia henkilötietojen tyyppejä tuotettavaan palveluun liittyen (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen):

– yhteystiedot: nimi ja yhteystiedot

– tunnistetiedot: kansallinen henkilötunnus, syntymäaika sekä tarvittaessa passitiedot

– työsuhteen tiedot: työnimike, sukupuoli, koulutus, työhistoria ja osaaminen

– palkanlaskentatiedot: palkka, tuloverotiedot, poissaolotiedot, eläke- ja verotiedot sekä muut palkanlaskentaan liittyvät vastaavat tiedot

– osakas- ja jäsenyystiedot

6.7 Käsittelijä voi käsitellä seuraavia GDPR:ssä määriteltyjä erityisiä henkilötietoryhmiä, kun se on tarpeen henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelujen tarjoamiseksi (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen):

– terveystiedot

– ammattiliiton jäsenyystiedot

– puolueen jäsenyys

6.8 Käsittelijä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien mukaisen tietoturvatason. Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää, mikäli mahdollista ja kohtuullista, asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä rekisterinpitäjän tietosuojalainsäädännön mukaisten velvoitteiden noudattamisen varmistamisessa, mukaan lukien vastaaminen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeviin pyyntöihin.

6.9 Jos rekisterinpitäjä pyytää tietosuojalainsäädännön vaatimuksia laajempaa tietoa tai tukea ja tämä aiheuttaa lisätyötä käsittelijälle, käsittelijä on oikeus veloittaa rekisterinpitäjältä näistä lisäpalveluista.

6.10 Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava rekisterinpitäjälle kaikista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivytystä saatuaan niistä itse tiedon. Ilmoituksessa on oltava saatavilla olevat ja tarvittavat tiedot tietoturvaloukkauksesta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6.11 Käsittelijä ei vastaa suoraan rekisteröityjen pyyntöihin, ellei rekisterinpitäjä ole valtuuttanut käsittelijää toimimaan tällä tavalla. Käsittelijä ei anna pääsyä näiden DPA-ehtojen perusteella käsiteltyihin henkilötietoihin muille viranomaisille kuin lain edellyttämällä tavalla, esimerkiksi tuomioistuimen päätöksellä tai muulla vastaavalla määräyksellä. Lisäksi käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle rekisteröityjen tai viranomaisten esittämistä henkilötietojen saantia koskevista pyynnöistä, ellei laki sitä kiellä.

6.12 Käsittelijä voi käyttää alikäsittelijöitä palvelun tarjoamiseksi rekisterinpitäjälle. Luettelo alikäsittelijöistä on saatavilla pyynnöstä. Käsittelijällä on oikeus vaihtaa alikäsittelijöitä sopimuksen voimassaoloaikana. Käsittelijä ilmoittaa etukäteen alikäsittelijöiden muutoksista. Rekisterinpitäjällä on oikeus vastustaa tällaisia muutoksia perustellusta syystä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava vastalauseesta viipymättä sen jälkeen, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon muutoksesta käsittelijältä. Jos osapuolet eivät pääse sopimukseen alikäsittelijän muuttamisesta tai lisäämisestä, osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus ilman irtisanomisaikaa.

6.13 Käsittelijä ei saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, ellei siirtoa tehdä maahan, jonka Euroopan komissio katsoo tarjoavan asianmukaisen suojan tason, tai ellei siirtoon sovelleta muuta tietojen siirtoa koskevaa mekanismia tai suojausta, joka on hyväksytty sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä ottaen huomioon toimivaltaisten viranomaisten vaatimukset.

6.14 Rekisterinpitäjä voi omalla kustannuksellaan tarkastaa käsittelijän näiden DPA-ehtojen noudattamisen enintään kerran vuodessa. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarkastuksen suorittamista useammin, jos rekisterinpitäjää koskeva lainsäädäntö sitä edellyttää. Jos pyydetyn tarkastuksen sisältö on käsitelty kolmannen osapuolen laatimassa tarkastuskertomuksessa tai todistuksessa edeltävien kahdentoista (12) kuukauden aikana ja käsittelijä vahvistaa, että tarkastetuissa menettelyissä ei ole tapahtunut olennaisia muutoksia, rekisterinpitäjä sitoutuu hyväksymään kertomuksen tulokset eikä vaadi kertomuksessa esitettyjen menettelyjen uudelleentarkastusta.

6.15 Pyytäessään tarkastusta rekisterinpitäjän on toimitettava käsittelijälle yksityiskohtainen tarkastussuunnitelma, josta käy ilmi tarkastuksen suunniteltu laajuus, kesto ja alkamispäivä, vähintään neljä (4) viikkoa ennen tarkastuksen suunniteltua alkamisaikaa. Jos tarkastuksen suorittamiseen käytetään kolmatta osapuolta, siitä on sovittava molempien osapuolten kesken. Tarkastuksen suorittava henkilö on velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen. Jos tietojen käsittely tapahtuu ympäristössä, jota käyttävät myös muut käsittelijän asiakkaat tai muut kolmannet osapuolet, käsittelijä voi turvallisuussyistä vaatia, että tarkastuksen suorittaa käsittelijän valitsema puolueeton kolmas osapuoli. Tarkastus on suoritettava normaalina työaikana paikan päällä käsittelijän omien käytäntöjen mukaisesti, eikä se saa aiheuttaa kohtuutonta häiriötä käsittelijän liiketoiminnalle. Rekisterinpitäjä vastaa kaikista pyydettyjen tarkastusten kustannuksista.  Käsittelijällä on oikeus veloittaa rekisterinpitäjää tällaisesta avusta, joka on tarpeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön noudattamiseksi, siltä osin kuin se ylittää käsittelijän rekisterinpitäjälle tarjoaman palvelun DPA-ehtojen tai sopimuksen mukaisesti.

6.16 Jos rekisteröity kärsii vahinkoa tietosuojalainsäädännön rikkomisen vuoksi, molemmat osapuolet ovat vastuussa rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kumpikin osapuoli on vastuussa valvontaviranomaisen määräämistä hallinnollisista seuraamusmaksuista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6.17 Muilta osin sopimusrikkomuksesta tai henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten noudattamatta jättämisestä johtuva vastuu on määritelty Greenstepin yleisten ehtojen kohdassa 8.

7.1 Palveluntuottajan on ilmoitettava asiakkaalle välittömästi havaitsemistaan virheistä asiakkaan toimittamissa materiaaleissa. Palveluntuottaja ei ole kuitenkaan velvollinen arvioimaan tai korjaamaan asiakkaan toimittamien materiaalien sisältöä, ellei toisin ole sovittu.

7.2 Jos palveluntuottajan toimittamassa palvelussa on virhe, asiakkaan on viipymättä ilmoitettava siitä. Tällöin palveluntuottajalla on oikeus ja velvollisuus korjata virhe veloituksetta ja ilman aiheetonta viivytystä. Jos asiakas laiminlyö ilmoittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perusteella vaatimuksia. Asiakkaan on tarvittaessa ja omalla kustannuksellaan annettava palveluntuottajalle pääsy virheen korjaamiseen tarvittaviin järjestelmiin ja tiedostoihin.

7.3 Palveluntuottaja ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen puutteellisuudesta, virheellisyydestä tai viivästymisestä taikka muutoin asiakkaan syystä, tai mikäli vahingon on aiheuttanut asiakkaan puolesta tai lukuun toiminut muu kuin palveluntuottajan työntekijä.

8.1 Kumpikin osapuoli on velvollinen korvaamaan toiselle osapuolelle aiheuttamansa välittömät vahingot, mikäli se on menetellyt sopimuksen vastaisesti.

8.2 Jatkuvissa kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluissa osapuolen enimmäisvastuu asiakkaan tilikauden osalta on suurempi seuraavista:

a) kaksikymmentäviisi tuhatta (25 000) euroa, tai

b) palveluntuottajan kyseessä olevaa palvelua koskevan laskutuksen (ALV 0) kokonaismäärä vahingon tapahtumista välittömästi edeltäneiden kahdentoista (12) kuukauden aikana.

Kaikissa muissa palveluissa ja ratkaisuissa, mukaan lukien mutta ei rajoittuen konsultointiin, veroneuvontaan sekä projekti- ja interim asiantuntijapalveluihin, osapuolen enimmäisvastuu asiakkaan tilikauden aikana on pienempi seuraavista:

a)  palveluntuottajan kyseessä olevaa palvelua koskevan laskutuksen (ALV 0) kokonaismäärä vahingon tapahtumista välittömästi edeltäneiden kuuden (6) kuukauden ajalta, tai

b) kaksikymmentäviisi tuhatta (25 000) euroa.

Edellä mainitut osapuolen vastuuta rajoittavat enimmäismäärät ovat voimassa, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu.

8.3 Palveluntuottaja on vastuussa vain omasta toiminnastaan, joka liittyy kyseessä olevalle asiakkaalle tuotettuun palveluun. Palveluntuottaja ei ole vastuussa asiakkaan veroista. Palveluntuottaja ei ole vastuussa vahingoista, jotka johtuvat asiakkaan toimittamien tietojen, ohjeiden tai materiaalien puutteellisuudesta, virheellisyydestä tai viivästymisestä, tai vahingoista, jotka ovat asiakkaan vastuulla. Palveluntuottaja ei myöskään ole vastuussa vahingoista, jotka johtuvat siitä, että asiakas tai joku asiakkaan puolesta toimiva henkilö, joka ei ole palveluntuottajan työntekijä, ei ole noudattanut sovellettavia lakeja tai määräyksiä tai sovellettavia sopimusehtoja. Palveluntuottaja ei ole koskaan vastuussa asiakkaan kaupallisista tai johtamiseen liittyvistä päätöksistä.

8.4 Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa välillisistä vahingoista, kuten tulojen, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksistä, tuotannon tai palvelujen keskeytyksistä, voittojen menetyksistä tai muista vastaavista vahingoista, joita toiselle osapuolelle aiheutuu.

8.5 Jos osapuoli on korvannut rekisteröidylle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rikkomisesta aiheutuneen vahingon lainvoimaisen ratkaisun mukaisesti, kyseisellä osapuolella on oikeus ilman vastuurajoituksia periä toiselta samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta osapuolelta sen osuus rekisteröidylle sovellettavan lain mukaisesti maksetusta korvauksesta.

8.6 Vastuurajoitukset eivät koske vahinkoja, jotka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

8.7 Jos kolmas osapuoli nostaa vahingonkorvauskanteen palvelujen tai sopimuksen perusteella, toiselle osapuolelle on ilmoitettava asiasta viipymättä. Jos palveluntuottaja on velvollinen maksamaan vahingonkorvausta kolmannelle osapuolelle, asiakas korvaa palveluntuottajalle vahingon siltä osin kuin se ei johdu palveluntuottajan virheestä tai laiminlyönnistä sopimuksen nojalla.

8.8 Palveluntuottaja on velvollinen huolehtimaan voimassa olevasta vastuuvakuutuksestaan. Asiakas hyväksyy, että vahingon sattuessa palveluntuottaja on yhteydessä vakuutusyhtiöön ja toimittaa kaikki korvauskäsittelyyn tarvittavat tiedot ja asiakirjat. Lisäksi asiakas toimittaa omasta puolestaan kaikki tarvittavat tiedot, jotta vakuutusyhtiö voi arvioida vahingon laajuuden, luonteen ja määrän.

8.9 Osapuolen on esitettävä vahingonkorvausvaatimus kirjallisesti ja viipymättä. Jos yksilöityä vaatimusta ei ole esitetty toiselle osapuolelle kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa vahingon ilmoittamisesta tai ajankohdasta, jolloin osapuolen olisi kohtuudella pitänyt huomata vahinko, korvausta ei makseta. Lisäksi korvausta ei makseta, jos vaatimus esitetään yli kolme (3) vuotta kyseisten palvelujen toimittamisen jälkeen. Palveluntuottajan virheestä johtuvista lisäveroista aiheutuneiden vahinkojen vanhentumisaika on kuusi (6) vuotta.

9.1 Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot, jotka heille on luovutettu palvelun tuottamisen aikana, ja jotka koskevat toista osapuolta ja sen konserniyhtiöitä. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Tarjous ja tilausvahvistus ehtoineen sekä niissä yksilöidyt suunnitelmat ja muu materiaali katsotaan luottamuksellisiksi tiedoiksi. Edellä mainitut velvoitteet pysyvät voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä ja alihankkijansa sitoutuvat salassapitoon.

9.2 Asiakas suostuu siihen, että palveluntuottaja käyttää asiakkaan logoa, logotyyppiä ja nimeä sekä palvelun luonnetta Greenstep-konsernin markkinointimateriaaleissa.

9.3 Osapuolet sitoutuvat huolehtimaan asianmukaisesta virustorjunnasta, palomuurista ja muista tarvittavista tietoturvaratkaisuista riittävällä turvallisuustasolla, jotta esimerkiksi henkilötiedot voidaan suojata laittomalta ja luvattomalta käsittelyltä sekä tahattomalta levittämiseltä ja muuttamiselta.

9.4 Osapuolet hyväksyvät sähköisten viestintävälineiden käytön kuitenkin niin, että lähettäjän on varmistettava, että tiedonsiirto on turvallista (esim. henkilötietojen siirto on salattu).

9.5 Palveluntuottajalla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta ja asiakassuhteeseen liittyviä tietoja vähintään kymmenen (10) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä, ellei pakottavassa lainsäädännössä toisin määrätä.

10.1 Kaikki palveluntuottajan tuottaman materiaalin, tietokantojen ja ratkaisujen immateriaalioikeudet (mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, järjestelmäintegraatiot, lisäosat, analytiikka- ja raportointimallit, automaatiot, palvelukohtaiset asiakirjamallit ja vastaavat) kuuluvat palveluntuottajalle, kun palvelut on tuotettu palveluntuottajan kehittämällä, omistamalla tai lisensoimalla ohjelmistolla ja/tai ratkaisuilla.

10.2 Kohta 10.1 ei kuitenkaan vaikuta asiakkaan omistusoikeuksiin materiaaleihin, jotka se on toimittanut palveluntuottajalle. Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on antanut käyttöoikeuden palveluntuottajalle, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.

10.3 Asiakkaalla ja sen konserniyhtiöillä on sovittuja maksuja vastaan oikeus käyttää palveluntuottajan sopimuksen mukaisesti toimittamaa materiaalia asiakkaan omassa sisäisessä, ei-kilpailevassa toiminnassa. Tämän käyttöoikeuden nojalla asiakas saa kopioida, käyttää ja muokata materiaalia.

10.4 Riippumatta siitä, kuka aineistojen oikeudet omistaa, palveluntuottajalla on oikeus tuottaa ja julkaista ala- tai yritysmuotokohtaisia tietoja tai vastaavia analyysejä yhdistämällä useiden asiakkaiden tietoja. Edellytyksenä tälle on, että tietojen yhdistämisen seurauksena yksittäisiä asiakkaita, heidän henkilöstöään tai kumppaneitaan tai tietosuojalainsäädännön alaisia henkilötietoja ei voida tunnistaa ja liikesalaisuudet pysyvät suojattuina. Lisäksi palveluntuottaja voi käyttää asiakkaan aineistoja palvelujen tuottamiseen ja palveluiden kehittämiseen asiakkaalle.

10.5 Palveluntuottajalla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella ja muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot, kunnes kaikki sen asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Aineistojen fyysisestä tai sähköisestä säilyttämisestä on oikeus periä kohtuullinen korvaus.

11.1 Osapuolten liiketoiminnallisten etujen suojaamiseksi Kumpikaan osapuoli ei saa ilman toisen osapuolen suostumusta ottaa palvelukseensa tai intressiryhmäänsä kuuluvan yhteisön palvelukseen toisen palveluksessa olevaa tai ollutta henkilöä, joka on keskeisesti osallistunut palveluntuottajan asiakkaalle toimittamiin palveluihin sisältyviin tehtäviin, eikä sopia muustakaan järjestelystä tällaisen henkilön työpanoksen hankkimiseksi, ennen kuin yhdeksän (9) kuukautta on kulunut siitä, kun palveluntuottaja on viimeksi toimittanut asiakkaalle palveluita tai siitä, kun henkilön työsuhde osapuolen kanssa on päättynyt. Ellei muuta ole sovittu, rekrytointirajoitusta rikkoneen osapuolen on maksettava toiselle osapuolelle kyseisen henkilön kahdentoista (12) kuukauden bruttopalkan suuruinen korvaus.

12.1 Mikäli on sovittu, että palveluntuottaja on oikeutettu käyttämään vain tiettyä henkilöä palvelun tuottamiseen, eikä kyseinen henkilö palveluntuottajasta riippumattomasta syystä ole käytettävissä sopimuksen mukaisesti, palveluntuottaja on velvollinen nimeämään toisen yhtä pätevän henkilön kyseiseen palveluun. Jos palveluntuottaja ei pysty nimeämään toista henkilöä tai asiakas ei hyväksy ehdotettua henkilöä perustellusta syystä, on kummallakin osapuolella oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi ilmoittamalla siitä kirjallisesti. Siihen asti tehdystä työstä laskutetaan sopimuksen mukaisesti.

12.2 Palveluntuottaja pidättää oikeuden muuttaa sopimusehtoja, palvelukuvausta ja hinnastoa. Mahdollisista muutoksista tulee ilmoittaa kirjallisesti asiakkaalle vähintään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutosten voimaantuloa. Jos asiakas ei hyväksy muutosta, asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus ennen muutosten voimaantuloa, jolloin irtisanomisen ajankohtana voimassa olevia ehtoja ja hintoja sovelletaan irtisanomisajan.

12.3 Jos maksut tai sovellettavat veloitusperiaatteet muuttuvat lainmuutoksen tai viranomaismääräyksen seurauksena, muutoksista on ilmoitettava neljätoista (14) päivää ennen niiden voimaantuloa.

13.1 Palveluntuottajalla on oikeus keskeyttää palvelut, jos asiakkaan maksu viivästyy yli seitsemän (7) päivää, asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai materiaaleja ajoissa tai jos asiakas ei muutoin myötävaikuta palvelun tuottamiseen, asiakas rikkoo sopimusta jollain muulla tavalla, asiakas rikkoo lakeja tai määräyksiä tai toimii muutoin tavalla, josta voi palveluntuottajan arvion mukaan aiheutua oikeudellisia seurauksia osapuolille.

13.2 Jos asiakas ei korjaa tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa kirjallisesta ilmoituksesta, palveluntuottajalla on oikeus purkaa sopimus välittömästi.

13.3 Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömästi, jos palveluntuottaja rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi seitsemän (7) päivän kuluessa kirjallisesta ilmoituksesta.

13.4 Kumpikin osapuoli voi purkaa sopimuksen ilmoittamalla siitä kirjallisesti toiselle osapuolelle, jos toinen osapuoli hakeutuu konkurssiin, tulee maksukyvyttömäksi tai tekee siirron velkojien eduksi.

13.5 Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on laadittu, palveluntuottaja laatii tase-erittelyt sekä tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa näistä ennakkomaksun ja toimittaa tilinpäätökseen tarvittavat tiedot ja aineistot. Vastaavasti palveluntuottaja laatii ennakkomaksua vastaan palkkakirjanpidon kannalta tarpeellisista erittelyistä.

13.6 Jos osapuoli ei pysty täyttämään sopimusvelvoitteitaan sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin se ei voi vaikuttaa (ylivoimainen este), mukaan lukien mutta ei rajoittuen lakkoihin, työsulkuun tai muihin työriitoihin, epidemioihin, viranomaisten asettamiin liikkumis- tai kokoontumisrajoituksiin, tulipaloihin, onnettomuuksiin tai kriiseihin, ukkosvaurioihin tai muihin luonnonkatastrofeihin tai viestintä- tai sähköpalvelujen häiriöihin, kyseinen osapuoli vapautetaan sopimusvelvoitteistaan ja niihin liittyvistä seuraamuksista kyseisten olosuhteiden keston ajaksi. Vapauttamisperusteeksi katsotaan myös viranomaisen tai pankin virheet tai viivästykset, laite- tai ohjelmistoviat, tietoliikenteen tai muiden yhteyksien häiriöt sekä verkko-operaattoreiden toimet. Toiselle osapuolelle on ilmoitettava välittömästi ylivoimaisesta esteestä ja sen päättymisestä.

14.1 Sopimus ja sen liitteet muodostavat osapuolten välisen sopimuksen kokonaisuudessaan. Jos sopimuksen muodostavissa asiakirjoissa on epäselvyyksiä tai ristiriitaisuuksia, asiakirjojen etusijajärjestys on seuraava, ellei toisin ole sovittu.

1. Palvelusopimus

2. Palvelukuvaus ja/tai muut palvelua täsmentävät liitteet

3. Tarjous

4. Palvelun käyttöehdot, jos sellaisia on

5. Erityisehdot, jos sellaisia on

6. Nämä Greenstepin yleiset sopimusehdot

14.2 Edellä mainitusta etusijajärjestyksestä huolimatta näiden ehtojen kohta 6 tai erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä (DPA) on etusijalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa.

14.3 Tämän sopimuksen ehdot ovat erotettavissa toisistaan. Jos jokin tämän sopimuksen ehto todetaan pätemättömäksi tai täytäntöönpanokelvottomaksi, kyseinen ehto katsotaan poistetuiksi tästä sopimuksesta ja korvataan pätevällä ja täytäntöönpanokelpoisella ehdolla, joka lain sallimissa rajoissa mahdollisimman pitkälle vastaa osapuolten alkuperäisen ehdon tarkoittamaa tarkoitusta. Tällaisessa tilanteessa muut sopimusehdot pysyvät täysimääräisesti voimassa.

15.1 Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasääntöjä. Sopimuksesta johtuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisillä neuvotteluilla.

15.2 Kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluihin, saatavien oikeudelliseen perintään sekä näiden ehtojen kohtaan 6 liittyvät erimielisyydet ratkaistaan palveluntuottajan kotimaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa.

15.3 Jos osapuolet eivät pysty ratkaisemaan tästä sopimuksesta aiheutuvaa erimielisyyttä neuvotteluteitse, muut kuin edellä mainitut asiat ratkaistaan lopullisesti välitysmenettelyssä Keskuskauppakamarin välitysmenettelysääntöjen mukaisesti yhden välimiehen toimesta Helsingissä. Välitysmenettelyn kieli on suomi tai, jos osapuolet niin sopivat, ruotsi tai englanti.