Kivijärven kunta turvasi palkanlaskennan jatkuvuuden ulkoistamalla sen Greenstepille

Kun Kivijärven kunta alkoi pohtia palkanlaskennan riskienhallintaa, ratkaisuksi löytyi ulkoistaminen. Greenstep toi mukanaan asiantuntevan tiimin, toimivat järjestelmät ja varmuuden siitä, että palkat lasketaan ajallaan, tilanteesta riippumatta. Kunnan palkkayhteyshenkilö, toimistosihteeri Mirja Thorström, tiivistää kokemuksen: ”Palkat ovat tulleet oikea-aikaisesti ja oma palkkayhteyshenkilö Greenstepillä on tosi hyvä asia.”

Palkanlaskenta yhden henkilön varassa

Kivijärvi on noin tuhannen asukkaan kunta Keski-Suomessa. Kuten monessa pienessä kunnassa, myös Kivijärvellä taloushallinnon tehtävät jakautuvat usein saman henkilön harteille. Palkanlaskenta oli hoidettu kunnan omana työnä, mutta tilanne sisälsi selkeän riskitekijän: yksi henkilö vastasi palkanlaskennasta ilman varahenkilöjärjestelyjä ja hoiti samalla useita muita tehtäviä kunnassa.

Tämä haavoittuvuus herätti tarpeen tarkastella tilannetta riskienhallinnan näkökulmasta. Mitä tapahtuu, jos palkanlaskija on poissa? Miten varmistetaan, että palkanmaksu sujuu keskeytyksettä myös poikkeustilanteissa? Palvelujen ulkoistaminen nousi luontevaksi ratkaisuksi palkanlaskennan jatkuvuuden turvaamiseksi.

Käyttöönotto eteni aikataulussa

Siirtymävaihe sujui hyvin ja projekti eteni sovitussa aikataulussa. Käyttöönoton jälkeen ensimmäiset kuukaudet ovat luonnollisesti yhteistyön opettelua – uudet toimintatavat ja kommunikointikanavat vakiintuvat vähitellen. Thorström toimii myös kunnan palkkayhteyshenkilönä, ja kuvailee yhteistyötä käytännönläheisenä ja kehittyvänä: ”Greenstep Hub on ollut hyvä väline yhteydenpidossa asiantuntijoiden kanssa. Yhteistyö on sujunut hyvin, esimerkiksi raportointia viemme vielä yhdessä eteenpäin.”

Heti haltuunoton jälkeen päästiin myös suoraan asiaan: yhdessä Greenstepin asiantuntijoiden kanssa lähdettiin työstämään tasopalkkamuutosta, mikä osoitti yhteistyön käytännönläheisyyden heti alkumetreillä.

Tiimityöskentelymallista toivottua varmuutta

Konkreettisin muutos aiempaan on se, että palkanlaskennan jatkuvuus ei enää riipu yksittäisen henkilön saatavuudesta. Greenstepin työskentelymalli varmistaa, että osaavaa tukea on saatavilla tilanteesta riippumatta.

Arjen yhteistyö asiantuntijoiden kanssa on sujuvaa. Thorström korostaa myös, että oma nimetty palkkayhteyshenkilö Greenstepillä on ollut merkittävä etu: ”Palkanlaskija ei vaihdu tiheään, kuten joissakin muissa yrityksissä. Yhteisiä palavereja on ollut riittävästi, varsinkin ensimmäisenä vuotena, jolloin oli kehittämistä puolin ja toisin. Greenstepin asiantuntijat ovat parhaansa mukaan toteuttaneet toiveemme sikäli, kun se ohjelmallisesti on ollut mahdollista.”

Yhteistyötä on takana reilu vuosi, ja käytännön tulokset puhuvat puolestaan. Thorström kehuu palkkapalveluiden onnistumista: ”Palkat ovat tulleet oikea-aikaisesti.” Kehitystyö toki jatkuu edelleen: uusien tilanteiden myötä tulee väistämättä uusia tarpeita, ja niitä työstetään yhdessä eteenpäin.

Palkkapalvelut ja Bezala helpottaa kunnan arkea

Thorström suosittelee Greenstepiä palkanlaskentaan erityisesti pienille kunnille. Hän nostaa esiin myös matka- ja kululaskujen hallintaan kehitetyn Bezala-ohjelman, jonka käyttöönotto kunnassa on nyt harkinnassa. Bezala sujuvoittaa töitä matkalaskujen käsittelyn osalta ja poistaa tarpeen tallentaa luottamushenkilöiden kokouspalkkioita kunnan toimesta manuaalisesti

”Suosittelisin Greenstepiä palkanlaskentaan pienelle kunnalle ja ehdottomasti ottamaan myös Bezalan käyttöön. Vasta reilu vuosi yhteistä taivalta takana ja varmasti vielä tulee pientä kehittämistä uusien tapausten myötä”, Thorström summaa.