Näin kesälomastasi tulee oikeasti palauttava
Loma on helppo varata kalenteriin. Vaikeampaa on saada mieli mukaan. Moni huomaa, että vaikka keho on mökkilaiturilla, ajatukset palaavat yhä keskeneräisiin työasioihin, ratkaisemattomiin kysymyksiin ja siihen yhteen sähköpostiin, joka pitäisi vielä vilkaista.
Aito irrottautuminen ei ole ylellisyyttä vaan edellytys sille, että palaat lomalta terävämpänä kuin lähdit. Tässä muutama ajatus siitä, miten lomasta saa sellaisen, joka todella palauttaa.
Valmistaudu hyvissä ajoin
Rauhallinen loma alkaa vähintään viikkoa ennen sen alkua. Käy läpi, mitkä asiat ovat oikeasti aikakriittisiä ja mitkä voivat odottaa elokuuhun. Yllättävän moni ”pakko hoitaa ennen lomaa” -tehtävä paljastuu lähemmin tarkasteltuna sellaiseksi, joka kestää odottaa.
Kirjoita kesken jäävät asiat ylös. Ei vain itsellesi, vaan niille, jotka tarvitsevat tietoa poissa ollessasi. Hyvä muistio vapauttaa sinut kantamasta asioita mukana lomalle.
Kirjoita muistiinpanot niin selkeästi, että ymmärrät ne vielä lomankin jälkeen – onnistuneen loman jälkeen omat merkinnät voivat näyttää yllättävän vierailta.
Varmista, että pyörät pyörivät ilman sinua
Kesä on monelle organisaatiolle erityisen herkkä aika: avainhenkilöt ovat poissa usein samaan aikaan, mutta kriittiset toiminnot eivät pidä lomaa. Olipa kyse taloudesta, henkilöstöhallinnosta tai muusta vastuualueesta, juuri tämä jatkuvuuden huoli on yksi yleisimmistä syistä, miksi loma jää puolittaiseksi ja työasioita tulee tarkistettua laiturilta käsin.
Varmista, ettei mikään ole yhden ihmisen varassa. Jos jokin kriittinen tehtävä osaa vain yksi henkilö, hänen lomansa on koko organisaation riski. Sijaisuudet ja selkeät valtuudet kannattaa sopia etukäteen – ei lomalle lähtevän kanssa viime metreillä.
Kesä on organisaatiolle hyvä hetki testata, kuinka hyvin asiat sujuvat itsenäisesti. Kun avainhenkilöt ovat tauolla, hyvin toimivat rakenteet pääsevät loistamaan, ja samalla näkee selvästi, missä kohtaa kannattaisi vahvistaa. Jos kesä paljastaa kohdan, jossa lisäkäsille olisi oikeasti tarvetta, siihen kannattaa tarttua: esimerkiksi kokenut interim-osaaja voi tuoda toivottua jatkuvuutta joustavasti ja juuri tarpeeseen mitoitettuna.
Kun jatkuvuus on turvattu, kaikki voivat nauttia lomastaan täysin rinnoin.
Muista turvallisuus
Kesä on valitettavasti myös huijareiden suosikkiaikaa. Kun johto on lomalla ja sijaiset hoitavat juoksevia asioita, väärennetty maksupyyntö tai kiireelliseltä vaikuttava viesti ”esihenkilöltä” menee helpommin läpi. Tekoäly on tehnyt huijauksista entistä uskottavampia.
Sopikaa ennen lomakautta selkeä toimintamalli poikkeaviin maksupyyntöihin, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältytään.
Kytke ilmoitukset pois
Sähköpostin ja viestien jatkuva vilkuilu pitää työn mielessä, vaikka et tekisi mitään. Laita ilmoitukset pois päältä loman ajaksi ja siirrä työsovellukset pois näkyvistä. Aseta poissaoloviesti, joka kertoo selkeästi, milloin palaat ja keneen voi olla yhteydessä sillä välin.
Jos täydellinen katkos tuntuu mahdottomalta, sovi itsesi kanssa yksi lyhyt hetki esimerkiksi kerran viikossa – ja pidä kiinni siitä, ettet tarkista asioita sen ulkopuolella.
Anna mielen tyhjentyä
Palautuminen ei tapahdu hetkessä. Ensimmäiset päivät kuluvat usein vain virittäytymiseen, ja vasta sen jälkeen mieli alkaa todella rauhoittua. Tästä syystä lyhyet, pätkitellyt lomat palauttavat heikommin kuin yhtenäinen jakso. Anna itsellesi lupa olla tekemättä mitään hyödyllistä.
Tarkistuslista: oletko oikeasti valmis irrottautumaan?
☐ Tietääkö sijaisesi, mitä EI kannata tehdä poissa ollessasi? Useimmiten sijaistus dokumentoidaan tehtävälistana. Harvemmin kerrotaan, mitkä päätökset kannattaa jättää odottamaan paluutasi, ja juuri se säästää eniten jälkiselvittelyä.
☐ Onko yksikään kriittinen toiminto vain yhden ihmisen varassa? Jos vastaus on kyllä ja se ihminen olet sinä, lomasi ei ole ainoa riski – se on rakenteellinen ongelma, joka kannattaa nähdä jo ennen kesää.
☐ Kirjoita poissaoloviesti ajatuksella. Käy viesti läpi tästä näkökulmasta: ohjaako se asiat oikealle ihmiselle, missä asioissa ollaan yhteydessä kehenkin ja mitä kanavaa pitkin.
☐ Oletko sopinut, millä kynnyksellä sinuun saa olla yhteydessä? ”Vain hätätapauksissa” tarkoittaa kaikille eri asiaa. Yksi konkreettinen esimerkki siitä, mikä on oikea syy soittaa, säästää sekä sinua että soittajaa.
☐ Onko kalenterissasi tyhjää heti paluun jälkeen? Ensimmäinen päivä täynnä palavereita syö loman hyödyn nopeasti. Jätä paluupäivään tilaa kiriä kiinni rauhassa.
