Miten valita kumppani ERP-käyttöönottoon – asiantuntijan vinkit

Miksi ERP-käyttöönotot epäonnistuvat

ERP-projektit epäonnistuvat hämmästyttävän usein. Useat alan tutkimukset ovat toistuvasti raportoineet, että vain osa käyttöönotoista valmistuu alkuperäisessä aikataulussa ja budjetissa, ja kustannusylitykset voivat nousta merkittävästi alkuperäisestä arviosta. Kairtamon mukaan juurisyy löytyy usein jo hankinnan alkumetreiltä:

”ERP:n ostaminen on todella vaikeaa, eikä asiakkaalla usein ole siihen kertynyttä kokemusta, sillä hankintoja ei tehdä usein. Siten henkilöillä ei myöskään ole osaamista siihen, miten järjestelmä ja toimittaja kannattaa valita.”

Yleisimpiä epäonnistumisen syitä ovat muun muassa:

• kokematon tai resursseiltaan liian pieni käyttöönottokumppani
• puutteellinen muutosjohtaminen, joka johtaa päätöksenteon hitauteen projektin sisällä
• huonosti suunniteltu datamigraatio, joka viivästyttää projektia
• johdon heikko sitoutuminen, joka heikentää projektitiimin resurssointia ja motivaatiota
• vaatimusmäärittely, joka tehdään väärin perustein tai liian yksityiskohtaisesti vanhan järjestelmän perusteella
• puutteellinen tai huonosti suunniteltu go-live-tuki

Ulkopuolista apua kannattaakin hakea jo ennen järjestelmävalintaa. Greenstepin puolueeton esiselvitys voi kattaa esimerkiksi:

• nykytilan ja vaatimusten kartoituksen
• avun itse valintaprosessiin
• arvion siitä, onko organisaatio ylipäätään valmis näin isoon muutokseen

Valmiutta arvioidaan usein projektin valmiusarvioinnilla, joka tarkastelee sekä henkilöstön että organisaation muutosvalmiutta. Jos puutteita löytyy, niitä voidaan Kairtamon mukaan paikata esimerkiksi muutosjohtamisen koulutuksella tai tarjoamalla asiakkaan projektiin väliaikaisia asiantuntijarooleja.

Kumppanin koko ratkaisee enemmän kuin luulisi

Kairtamo painottaa, että yksi helpoiten sivuutettu arviointikriteeri on toimittajan koko tiimin todellinen kapasiteetti.

”Valitettavasti monesti ohjelmistotoimittajat esittelevät asiakkaalle ykköstiiminsä. Jos porukka on suhteellisen pieni, samat kokeneet tekijät ovat mukana useissa käyttöönottoprojekteissa yhtä aikaa – silloin resursseja joudutaan hajauttamaan. Riittääkö osaamista silloin juuri tälle asiakkaalle?”

Vielä tärkeämpää on kuitenkin se, mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen. Kairtamo suosittelee pitämään itse käyttöönottoprojektin tietoisesti tiiviinä ja lyhyenä, jotta järjestelmä saadaan nopeasti käyttöön. Jatkokehitys kannattaa tehdä vasta, kun järjestelmää on ensin ehditty käyttää arjessa — näin prosessit muotoutuvat aidosti uuden järjestelmän mukaisiksi sen sijaan, että vanhat toimintatavat vain siirrettäisiin sellaisenaan uuteen ympäristöön.

Juuri tässä vaiheessa moni projekti kompastuu, jos käyttöönoton tehnyt ydintiimi on jo siirtynyt seuraavaan asiakkuuteen ja vastuu siirtyy vieraammalle tukitiimille:

”Se, mitä asiakkaat monesti kuvailevat pallon putoamisena go-livestä tukeen siirryttäessä, on yksi suurimmista syistä, miksi projekti epäonnistuu ja lähdetään hakemaan apua muualta.”

Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää valintaa tehdessä

Kairtamon mukaan potentiaalisilta kumppaneilta kannattaa kysyä muun muassa:

• Kuinka monta konsulttia toimittajalla on käytettävissä, ja kuinka monta projektia heillä on käynnissä samaan aikaan?
• Miten resurssit allokoidaan projektien kesken — riittääkö osaamista juuri tähän hankkeeseen?
• Jatkuuko sama tiimi käyttöönoton jälkeen kehitys- ja tukivaiheessa, vai vaihtuuko porukka?
• Millaiset referenssit toimittajalla on?
• Ovatko lisäosaratkaisut (esimerkiksi verkkolaskutus, maksuliikenne tai ostolaskujen kierrätys) kypsiä ja moneen kertaan testattuja, vai räätälöity kertaalleen yhtä asiakasta varten?
• Ovatko lisäosat rakennettu pohjoismaiseen tai suomalaiseen tarpeeseen, vai onko kyseessä globaalimpi ratkaisu?
• Tarjotaanko muutosjohtamiseen tukea?

Referenssien osalta Kairtamo antaa käytännön vinkin:

”Jos sinulla on verkostossa tuttuja ihmisiä töissä niissä firmoissa, joita toimittaja esittää referensseinään, ole yhteydessä ja kysy suoraan. Saat paljon selkeämmän kuvan kuin siitä, että toimittaja itse osoittaa sinulle valmiiksi jonkun tietyn yhteyshenkilön.”

Mitä tehdä, jos käyttöönotto on jo mennyt pieleen?

Osa asiakkaista ottaa Kairtamoon yhteyttä siinä vaiheessa, kun käyttöönotto toisen kumppanin toimesta ei ole tuottanut luvattua lopputulosta. Tyypillinen tilanne on esimerkiksi tuen puute go-liven jälkeen tai vajaaksi jäänyt kokonaisuus — esimerkiksi automaatiot tai toiminnallisuudet, jotka vanhassa järjestelmässä olivat, mutta joita uudesta ei löydykään.

Tällaisten tilanteiden selvittämiseen Greenstepillä käytetään usein health check -konseptia, jossa käydään systemaattisesti läpi, mitä asiakkaan ympäristöön on tehty ja missä mahdolliset kipukohdat ovat.

”Me olemme tehneet näitä haltuunottoja niin paljon, että meillä on hyvä ymmärrys siitä, millä tavalla eri toimittajat ovat asioita ratkoneet – vaikka ostolaskujen tai integraatioiden osalta.”

Tämän jälkeen ongelmia lähdetään ratkomaan mahdollisuuksien mukaan. On kuitenkin hyvä tiedostaa, ettei uusi kumppani yleensä pysty tukemaan toisen toimittajan rakentamia moduuleita sellaisenaan. Asiakkaalle jää tällöin arvioitavaksi, kannattaako olemassa olevat ratkaisut korvata kokonaan vai etsiä jokin muu tapa edetä.

Yhteenveto: mihin kannattaa kiinnittää huomiota

• Tee puolueeton esiselvitys ja valmiusarviointi ennen kumppanivalintaa.
• Selvitä kumppanin koko resurssipohja — ei vain esitellyn tiimin osaamista. Varmista, että sama tiimi jatkaa myös käyttöönoton jälkeisessä kehitys- ja tukivaiheessa.
• Tarkista referenssit myös oman verkoston kautta.
• Arvioi, ovatko tarjotut lisäosaratkaisut aidosti kypsiä ja testattuja.
• Kysy, tarjoaako kumppani tukea muutosjohtamiseen.
• Suosi tiivistä ja nopeaa käyttöönottoa — laaja ”kaiken kattava” käyttöönottoprojekti ei useimmiten ole järkevin tapa edetä.

Oikea kumppani ei ole se, joka lupaa eniten, vaan se, jonka resurssit, prosessi ja sitoutuminen kestävät tarkastelun myös käyttöönoton jälkeen.