Taloushallinnon järjestelmien käyttöönotto - mitä kaikkea täytyy ottaa huomioon?

Aloita käyttöönoton suunnittelu tavoitteista, älä teknologiasta

Ennen kuin valitaan uutta järjestelmää tai lähdetään purkamaan vanhaa, täytyy pysähtyä kysymään, miksi järjestelmä ylipäätään halutaan vaihtaa.

Onko kyse automaation puutteesta? Joustamattomista raportointimahdollisuuksista? Prosesseista, jotka eivät skaalaudu liiketoiminnan mukana?

Käyttöönoton suunnittelussa on tärkeää tunnistaa sekä nykyiset haasteet että tulevaisuuden tavoitteet. Kun tiedetään, mitä halutaan saavuttaa, järjestelmävalinta muuttuu teknisestä kysymyksestä strategiseksi päätökseksi.

Samalla on syytä varmistaa, että projektilla on selkeä omistajuus ja resurssit. Onnistunut käyttöönotto vaatii yhteistyötä liiketoimintajohdon, talousosaston ja järjestelmäkumppanin välillä.

Järjestelmävalinta vaikuttaa käyttöönoton luonteeseen - plug and play vai suurempi projekti?

Erilaiset järjestelmät edellyttävät hyvin erityyppisiä käyttöönottoprosesseja. Pienelle tai keskisuurelle yritykselle suunnattu pilvipalvelu on käytännössä käyttövalmis lähes heti, kun taas suurempi kokonaisratkaisu voi vaatia useita kuukausia suunnittelua, konfigurointia ja testausta.

Tässä lyhyet kuvaukset neljästä yleisimmistä taloushallinnon järjestelmästä:

• Procountor on kevyt, pilvipohjainen ratkaisu, joka sopii erityisesti pk-yrityksille. Käyttöönotto on suoraviivainen ja nopea, eikä järjestelmä vaadi raskaita esivalmisteluja.
• Netvisor tarjoaa laajemmat toiminnot muun muassa palkanlaskentaan ja reskontriin. Se soveltuu hyvin kasvaville yrityksille, jotka haluavat skaalautuvan järjestelmän.
• Microsoft Business Central ja D365 ovat laajoja, ERP-tyyppisiä ratkaisuja, joissa taloushallinto on osa laajempaa kokonaisuutta. Käyttöönotto vaatii enemmän räätälöintiä, mutta vastineeksi mahdollistaa myös syvemmän integraation liiketoiminnan muihin osa-alueisiin.
• NetSuite on kansainvälinen, modulaarinen järjestelmä, joka taipuu monimutkaisiin tarpeisiin. Sen käyttöönotto toteutetaan usein vaiheittain sprinttien avulla.

Lue lisää Greenstepin tarjoamista taloushallinnon järjestelmistä täältä.

Järjestelmävalinta vaikuttaa paitsi tekniseen toteutukseen, myös aikatauluun, koulutustarpeisiin ja budjettiin. Siksi valintaa ei kannata tehdä yksin, vaan keskustellen asiantuntijoiden kanssa.

Käyttöönoton ytimessä on datan ja prosessien siirto järjestelmästä toiseen

Yksi käyttöönottoprojektin kriittisimmistä vaiheista on tiedon siirto vanhasta järjestelmästä uuteen.

Tässä kohtaa ei ole kyse vain teknisestä migraatiosta, vaan myös tilaisuudesta tarkastella organisaation prosesseja: mitä kannattaa siirtää sellaisenaan, ja mitä voidaan kehittää samalla kun siirtyminen tapahtuu?

Kirjanpidon historiatiedot, asiakas- ja tuoterekisterit sekä avoimet laskut ovat vain osa datasta, joka yleensä siirtyy. Samalla on hyvä miettiä, mitä tietoja tarvitaan vain raportointia varten ja mitä halutaan integroida muihin järjestelmiin. Usein käyttöönottoprojektiin kuuluu myös integraatio esimerkiksi palkkahallintoon, BI-raportointiin tai toiminnanohjaukseen.

Oikein suunniteltu datan siirto varmistaa, että uusi järjestelmä toimii alusta asti virheettömästi - ja että sen tuottama tieto on luotettavaa.

Käyttäjien kouluttaminen tuo uuden järjestelmän hyödyt käytäntöön

Järjestelmästä saadaan maksimaaliset hyödyt ulos silloin, kun käyttäjät osaavat hyödyntää järjestelmän mahdollistamia ominaisuuksia oikein.

Käyttöönoton yhteydessä onkin tärkeää panostaa koulutukseen: järjestelmän pääkäyttäjät, talousosasto ja myös johto tarvitsevat perehdytystä järjestelmän ominaisuuksiin ja omiin rooleihinsa sen käytössä.

Erityisesti silloin, kun järjestelmä muuttaa arjen rutiineja - esimerkiksi tuo automaation osaksi ostolaskuprosessia tai muuttaa tiliöintien toimintalogiikkaa - on tärkeää, että käyttäjät ymmärtävät muutoksen syyn ja vaikutukset.

Onnistunut koulutus on enemmän kuin pelkkä opastus ohjelmistoon: se auttaa henkilöstöä aidosti sisäistämään uuden tavan työskennellä.

Automaation ja integraatioiden hyödyntäminen alusta alkaen

Taloushallinnon järjestelmien suurin hyötypotentiaali piilee usein automaatiossa ja integraatioissa, jotka kannattaa suunnitella mahdollisimman pitkälle jo käyttöönottovaiheessa.

Toistuvien ostolaskujen automaattinen käsittely, pankkitilien tiliotetiedot, verkkolaskujen sisäänvienti ja tiliöintisäännöt ovat esimerkkejä toiminnoista, jotka voidaan ottaa käyttöön heti. Samoin integraatiot BI-työkaluihin, kuten BI Book, mahdollistavat reaaliaikaisen raportoinnin alusta alkaen.

Kun järjestelmän käyttöönotto ei jää vain "päälle kytkemiseksi", vaan siihen sisältyy myös fiksu prosessien automatisointi, maksimoidaan koko investoinnin arvo.

Kehitys ei pääty käyttöönottoon

Moni kuvittelee, että järjestelmäprojekti päättyy siihen hetkeen, kun uusi järjestelmä otetaan virallisesti käyttöön. Todellisuudessa se on vasta alku.

Parhaat tulokset syntyvät, kun käyttöönottoprojektin jälkeen jatketaan säännöllistä seurantaa, palautteen keruuta ja kehitystä.

On hyödyllistä määritellä etukäteen, mitä käyttöönoton onnistumisella tarkoitetaan: esimerkiksi kirjanpidon oikeellisuus, käsittelyaikojen lyheneminen tai raportoinnin nopeutuminen voivat toimia mittareina.

Kun järjestelmä elää yrityksen mukana, se ei koskaan ole "valmis", ja juuri siksi jatkuva kehittäminen on tärkeää osa käyttöönottoa.

Yhteenveto – mitä kaikkea täytyy ottaa huomioon?

• Tavoitteet ja resurssit määritellään ennen teknistä työtä
• Järjestelmävalinta tehdään liiketoimintalähtöisesti
• Data ja prosessit siirretään suunnitelmallisesti
• Käyttäjät koulutetaan ja muutos otetaan haltuun
• Automaatio ja integraatiot rakennetaan heti alkuun
• Kehitys jatkuu myös käyttöönoton jälkeen

Jos olet suunnittelemassa järjestelmän vaihtoa, nyt on hyvä hetki pysähtyä ja kartoittaa vaihtoehdot kunnolla. Olipa kyseessä ketterä Procountor tai laaja NetSuite, oikea valinta löytyy, kun lähtötilanne ja tavoitteet ymmärretään perin pohjin.