Tiedätkö mistä yrityksesi IT-kulut muodostuvat?
Jos joku kysyy paljonko ovat yrityksesi IT-kulut, osaatko vastata?
Saatko kulut helposti yhdellä raportilla vai onko niitä ripoteltu eri liiketoimintayksiköille, kustannuspaikoille ja tileille?
Jos vastasit ei, et ole varmasti ainoa. Sama tilanne on monelle tuttu, eikä sitä välttämättä edes koeta kovin merkittävänä ongelmana, koska pienissä yrityksissä kokonaisuus on vielä hallittavissa.
Mutta kun yritys kasvaa ja IT:tä edelleen rakennetaan monessa paikassa ja ilman selkeitä, yhteisiä sääntöjä, syntyy väistämättä hankalasti ylläpidettävä ja kallis kokonaisuus.
Kun teknologia- ja data-arkkitehtuurit eivät ole kunnossa, ylläpidetään ja kehitetään useita ainakin osittain päällekkäisiä toiminnallisuuksia ja luodaan turhaa teknologista kompleksisuutta. Kun kokonaissuunnittelu puuttuu, päädytään väistämättä tilanteeseen, jossa kokonaisuuden hallinta on työlästä, kustannukset tarpeettoman korkeat ja tietoturvan- ja suojan hallinta monimutkaista.
IT-kulut kasvavat hiljaa ja huomaamatta
Ohjelmistokustannukset ovat viime vuosina muuttuneet luonteeltaan. Siinä missä ennen ostettiin kertaluonteisia lisenssejä, nykypäivän SaaS-maailmassa kulut kertyvät jatkuvina kuukausi- ja vuosiveloituksina.
SaaS-palveluiden hankinta yritykselle voi olla houkuttelevan yksinkertaista: usein pelkkä luottokortti riittää, mutta tällöin hankintaan liittyvät hyväksyntäprosessit jäävät noudattamatta. Yksittäiset summat voivat olla pieniä, ja juuri siksi ne jäävät helposti huomaamatta. Mutta kun lasketaan yhteen kaikki pilvipalvelut, yhteistyötyökalut, tietoturvaratkaisut, erikoisohjelmistot ja niiden tukisopimukset, usein kokonaiskustannus onkin huomattavasti suurempi kuin kukaan olisi osannut arvata.
Tyypillinen tilanne näyttää tältä:
Yksi tiimi otti käyttöön projektinhallintatyökalun kaksi vuotta sitten, mutta projekti päättyi, eikä kukaan muistanut perua lisenssiä.
Toinen tiimi löysi samaan tarpeeseen helpomman vaihtoehdon ja tilasi oman, rinnakkaisen ratkaisun. Kymmenien tällaisten päätösten summana syntyy järjestelmä- ja toimittajaviidakko, josta kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa.
Kaksi kysymystä IT-kustannusten ytimestä
Vastaako IT-kustannusten rakenne liiketoiminnan prioriteetteja?
Kaikki IT-kulut eivät ole samanarvoisia. Osa tukee suoraan kasvua ja kilpailukykyä, osa on välttämätöntä perusinfrastruktuuria ja osa on esimerkiksi historiallista painolastia, josta ei ole osattu tai uskallettu luopua.
Ilman selkeää kustannusrakennetta ja sen kytkentää liiketoimintastrategiaan on vaikea tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, mihin investoidaan lisää – ja mistä voi tinkiä. Kun suunnitellaan edes ylätason järjestelmäarkkitehtuuri ja rakennetaan tarvittavat integraatiot ja automatisoinnit, parannetaan luotettavuutta ja käyttäjäkokemusta samalla kun lasketaan kokonaiskustannuksia.
Samalla voidaan usein luopua turhista järjestelmistä tai lisensseistä. Tarpeeton tai alikäytetty lisenssi on suoraa rahan hukkaa. Useiden raporttien (esim. Productiv State of SaaS) mukaan vain noin 55–65 % lisensoiduista käyttäjistä on aktiivisia. Loppu maksetaan pelkästä tottumuksesta. Systemaattinen kartoitus paljastaa usein yllättävän suuren säästöpotentiaalin – ilman että luovutaan yhdestäkään oikeasti tarvittavasta palvelusta.
Ovatko toimittajasopimuksenne markkinahintaisia?
IT-toimittajien hinnoittelu ei ole kiveen kirjoitettua, vaikka se usein siltä tuntuu. Moni yritys jatkaa vuodesta toiseen samoilla sopimuksilla ja indeksikorotuksilla ilman neuvotteluja – osin siksi, että vaihtoehtojen kartoittaminen vie aikaa, osin siksi, että neuvotteluvoima ja markkinatuntemus puuttuvat.
Kokeneella IT-johtajalla on kuitenkin näkemys siitä, mitä markkinoilla maksetaan vastaavista ratkaisuista ja tieto siitä milloin ja miten toimittajan kanssa kannattaa neuvotella. Tämä tieto maksaa itsensä takaisin nopeasti. Välillä kannattaa kilpailuttaa ja varmistaa että palveluiden rakenne ja hinta ovat kohdillaan. Nyt on hyvä aika kilpailuttaa myös olemassa olevat sopimukset!
Näkyvyys puuttuu – ei tahtotila
Harva yrityksen johtoryhmä sanoo, ettei IT-kustannusten hallinta kiinnosta. Silti käytännön näkyvyys kustannuksiin puuttuu. Miksi?
Vastaus on useimmiten sama: aika ei yksinkertaisesti riitä hajallaan olevien kustannusten selvittämiseen ja hallinnointiin. Arki kuluu operatiivisessa työssä – järjestelmien ylläpidossa, tukipyynnöissä ja projekteissa. Toimittajahallinta, sopimusneuvottelut, lisenssianalyysi ja kustannusoptimointi jäävät arjen jalkoihin. Kokonaisarkkitehtuurin laatimiseen tarvittavaa aikaa ja rahaa ei ehditä edes suunnitella.
Toisissa yrityksissä taas IT-johtajaa ei yksinkertaisesti ole – vastuu on hajautunut usealle henkilölle ilman, että kukaan omistaa kokonaiskuvaa.
Mitä asialle voi tehdä?
Greenstepin CIO-palvelut tuovat tarvittavaa kokemusta ja osaamista yrityksesi käyttöön juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
Kyse ei ole sarjatyönä tehtävästä konsulttiraportista, joka jää pöytälaatikkoon, vaan konkreettisesta tekemisestä: järjestelmäarkkitehtuurin analysoinnista, toimittaja- ja lisenssimaiseman kartoituksesta, sopimusneuvotteluista, kustannusrakenteen kirkastamisesta ja IT-hallinnan käytäntöjen rakentamisesta kestävälle pohjalle.
Tulokset ovat mitattavia – ja ne näkyvät kuluriveilläsi.
Tutustu CIO-palveluun ja varaa heti maksuton sparraus asiantuntijamme kanssa!
