Arctic Infra modernisoi HR-prosessinsa – Greenstep toi järjestelmät ja asiantuntemuksen

Arctic Infran HR-prosessit olivat pitkään täysin manuaalisten työtapojen ja hajallaan olevien Excel-taulukoiden varassa. Kun yritys päätti digitalisoida henkilöstöhallintonsa, Greenstep ja Sympa auttoivat yritystä rakentamaan kokonaan uutta perustaa: prosessit dokumentoitiin, uudet järjestelmät otettiin käyttöön ja raportointi automatisoitiin.

Tavoitteena HR-prosessien digitalisoiminen

Arctic Infra on Pohjois-Suomessa toimiva infra- ja maanrakennusalan yritys, jossa työskentelee tällä hetkellä noin 70 henkilöä. Yrityksen toimintaympäristö on vaativa: kaivosinfra, maanrakennus ja arktinen toimintaympäristö asettavat erityisvaatimuksia myös hallinnon prosesseille.

HR-johtamisesta ja laatu-, ympäristö- sekä turvallisuusjärjestelmästä vastaava Henna Uutela aloitti tehtävässään hieman yli vuosi sitten ja pääsi melkein heti mukaan kehitystyöhön. Sisäiset auditoinnit olivat nostaneet esiin selkeitä kehityskohteita yrityksen toiminnasta: HR-prosesseja ei ollut tunnistettu kattavasti, tarvittavat digivälineet puuttuivat ja hallinto nojasi täysin manuaaliseen työhön.

”Meillä oli useita Excel-taulukoita ja ne eivät olleet niin hyvin löydettävissä tai hallinnoitavissa kuin olisi pitänyt olla. Ja tietenkin ongelma oli myös tietosuoja, tietoturva ja vastuu siitä, kuka ylläpitää tietoja”, Uutela tiivistää lähtötilannetta.

Onneksi Arctic Infran johto on vahvasti sitoutunut toiminnan jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen, joten kokonaisuuden ja teeman uudistaminen lähti helposti käyntiin. Nykytilan arvioinnin avulla Uutela pääsi hyvin tilanteen tasolle ja tiesi, että tilannetta pitäisi kehittää ottamalla käyttöön uusi HR-järjestelmä, joka yhdistäisi ja helpottaisi useamman HR-prosessin hallinnointia.

Oikea järjestelmä ja oikea kumppani

Järjestelmiä vertailtuaan Arctic Infra päätyi lopulta Sympa HR -järjestelmään, ja Greenstep käyttöönottokumppaniksi. Yhteistyö käynnistyi pilottihankkeella, jossa molemmat osapuolet oppivat toisiltaan.

”Päädyimme järjestelmistä Sympaan, ja pilottina mukaan kumppanuushankkeeseen Greenstepin kanssa. Se oli tosi hyvä! Me opetettiin toinen toisiamme”, Uutela kuvailee.

Käyttöönotto eteni vaiheistettuna: ensin otettiin haltuun työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta, minkä jälkeen Sympa integroitiin osaksi kokonaisuutta. Integraation kautta tieto alkoi virrata automaattisesti palkanlaskentajärjestelmään.

Uutela korostaa, että järjestelmävalinnassa ei kannata juuttua totuttuihin ratkaisuihin: ”Ei saa jäädä tuttujen järjestelmien koukkuun. Pitää muistaa aina se, missä toimialassa toimii, mikä tavoite on, ja sen mukaan edetä ja tehdä päätöksiä. Uskallan sanoa senkin, että halvin ei ole välttämättä aina paras tai sopivin vaihtoehto, vaan kannattaa keskittyä toiminnallisuuteen.”

Proaktiivinen asiantuntija toi lisäarvoa

Greenstepin asiantuntijatiimi jäi Uutelalle mieleen asiantuntevana ja asiakaslähtöisenä. Projekti Sympan käyttöönotosta laajenikin lopulta myös BI Book -raportointityökaluun, jota Arctic Infran toimihenkilöt käyttävät nykyisin viikkotasolla. Henkilöstöraportoinnin rakentaminen BI Bookiin eteni vuoropuheluna, jossa asiantuntija ei pelkästään toteuttanut toiveita, vaan haastoi miettimään, mitä tietoa oikeasti tarvitaan. Raportoinnin scopessa oli Sympan ja Mepco-palkkajärjestelmän data, joihin perustuen raportointi automatisoitiin.

”En olisi uskonut lähtötilanteessa, mitä kaikkea saadaan sen prosessin aikana, mutta hyvä näin: saatiin lisänä raportoinnin työkalu, mitä ei edes tiedetty tarvitsevamme”, Uutela muistelee.

Greenstepin tiimi oli tiiviisti läsnä projektin toteuttamisen aikana: ”Sain vastauksen aina kun tarvitsin. Palvelun laatu ylitti odotukset, mikä on asiakkaan näkökulmasta aina hyvä asia.” Uutela kiittelee.

Konkreettiset tulokset puhuvat puolestaan

Projektin tulokset näkyvät arjessa konkreettisesti. Kaikki keskeiset HR-prosessit on nyt viety järjestelmiin, raportointi toimii ja tiedot ovat luotettavasti yhdessä paikassa. Manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi, kun HR-järjestelmä integroituu saumattomasti palkanlaskentaan. Tämän lisäksi johdolla on käytössä ajantasaista tietoa henkilöstöstä, joka mahdollistaa myös automaattisten raporttien lähettämisen asiakkaille esimerkiksi pätevyyksien voimassaoloista.

Kuitenkin kenties merkittävin yksittäinen saavutus oli Arctic Infran yrityshistorian ensimmäinen henkilöstötilinpäätös, joka saatiin laadittua suoraan BI Bookin datasta.

Modernit, automatisoidut järjestelmät ovat vapauttaneet Uutelalta entistä enemmän aikaa. ”Välillä oikeasti mietin, että mitähän tekisi, kun on aikaa mitä ei ollut aikaisemmin”, Uutela naurahtaa.

Suositus prosessien kehittäjille

Uutela on ollut tyytyväinen Greenstepiin kumppanina ja kiittelee projektitiimiä erityisesti kyvystä sovittaa ratkaisuja asiakkaan tarpeisiin, jopa sellaisissa tilanteissa, joissa asiakas ei itse tiedä, mitä haluaa. Uutela suositteleekin Greenstepiä erityisesti yrityksille, jotka haluavat kehittää toimintaansa ja tarvitsevat kumppanin, joka ei pelkästään toteuta, vaan myös sparraa ja auttaa tunnistamaan oikeat tarpeet.

”Erityisesti sellaisille yrityksille, jotka tarvitsevat prosessien kehittämisen näkökulmaa ja ajantasaista tietoa päätöksenteon tueksi, voisin suositella Greenstepiä lämpimästi.”

 

Kuvat: Arctic Infra Oy, Arctic Infra Oy | Maanrakennus- ja infrapalvelut Pohjoisessa