"Emme pärjäisi enää ilman Bezalaa"

Mekitec on valmistanut elintarvikkeiden läpivalaisuun tarkoitettuja röntgenlaitteita jo vuodesta 2005. Huipputeknologiaa sisältävät laitteet asennetaan osaksi elintarvikkeita tuottavien yrityksien linjastoa. Niiden tehtävänä on etsiä elintarvikepakkauksista vierasesineitä, kuten metallin palasia, lasinsiruja tai kiviä ja poistaa ne automaattisesti linjalta. Nopeaa tarkistusmenetelmää tarvitaan, sillä elintarviketeollisuus on yhä teollisempaa ja tehokkaampaa. Elintarvikeyhtiöiden ruokaturvavaatimukset tiukentuvat jatkuvasti.

Mekitecin läpivalaisulaitteita toimitetaan jo yli 40 maahan ja kasvua haetaan myös jatkossa yhteistyökumppaneiden ja uusien tuotteiden avulla. Siinä missä Mekitecin läpivalaisulaitteet tehostavat elintarviketeollisuuden laadunvalvontaprosesseja, Greenstepin tytäryhtiön kehittämä Bezala tehostaa Mekitecin kulu- ja matkalaskuprosesseja. Haastattelimme aiheesta Mekitecillä jo 10 vuotta työskennellyttä johdon assistentti Teija Spetsiä.

Ennen kulu- ja matkalaskujen käsittely oli hidasta ja työlästä

Mekitec on ollut Bezalan asiakkaana jo heti Bezalan alkuajoista saakka. Ennen Bezalaa iso osa kulu- ja matkalaskuihin liittyvästä työstä hoidettiin käsin. Kulut kirjattiin paperiseen kululaskupohjaan ja alkuperäiset kuitit liitettiin kululaskuun käsin. Kustannuspaikka merkittiin erikseen toimitetun kustannuspaikkalistan avulla. Työntekijä laski itse hakemuksiin päiväraha- ja kilometrikorvausten määrän. Paperit toimitettiin Teijalle, joka tarkisti niiden oikeellisuuden, teki korjaukset, kirjasi hakemukset taloushallintojärjestelmään ja arkistoi alkuperäiset kulu- ja matkalaskut mappiin.

”Kulu- ja matkalaskujen toimittaminen oli hidasta ja työlästä, matkustajat eivät kerenneet tehdä laskuja aina oikealle kaudelle. Niitä piti sitten kysellä ja pyytää tekemään. Sitten oma työnsä oli taloushallintojärjestelmään kirjaaminen, vei paljon aikaa ja henkilöresursseja.”

Nykyaikaisella ratkaisulla säästetään aikaa ja rahaa

Nykyään Mekitecin työntekijät kirjaavat itse kulu- ja matkalaskunsa suoraan Bezalaan. Sovelluksessa tapahtuu myös kulujen hyväksyminen.

”Kuittien lisääminen on helppoa: ottaa vain kuvan kuitista ja kirjaa saman tien järjestelmään. Samoin päivärahat ja kilometrit on näppärä kirjata heti matkan jälkeen suoraan järjestelmään. Bezalassa kulujen hyväksyminen voi alkaa saman tien. Hyväksytyt kulut lähetetään kirjanpitoon automaattisesti viikoittain tai halutessaan vaikka heti.

Bezalan hyväksyntäkierto on erinomainen, koska siihen saa monta tasoa ja hyväksynnöistä jää mustaa valkoiselle. Jos kulu- tai matkalaskussa on virhe, se on näppärä hylätä Bezalassa ja siitä menee työntekijälle sähköposti ja hylkäyksen syy."

Kustannuspaikat päivittyvät yrityksellä kirjanpito-ohjelmasta suoraan Bezalaan. Enää työntekijöille ei tarvitse lähettää erillistä kustannuspaikkalistaa. Bezalassa voi myös linkittää toisiinsa liittyviä kuitteja, kilometrikorvauksia ja päivärahoja tägäämällä. Näin kokonaisuutta on helppo verrata aiemmin hyväksyttyyn erillisessä ohjelmistossa tehtyyn matkasuunnitelmaan.

Kulujen tarkastelu jälkeenpäin on Spetsin mukaan helppoa, sillä Bezala mahdollistaa raporttien tekemisen henkilöittäin. Bezala tekee myös tulorekisteri-ilmoitukset täysin automaattisesti.

Helppous kaiken ytimessä

Bezalasta puhuttaessa Spets nostaa usein esille sen helppouden niin hänen itsensä kuin muiden työntekijöiden näkökulmasta:

• Kuitin voi tarvittaessa tallentaa järjestelmään luonnokseksi ja tehdä kululaskun loppuun, kun työntekijälle sopii
• Bezala laskee päivärahat automaattisesti kirjattujen päivien ja tuntien mukaan
• Vuoden vaihtuessa uudet päivärahat ja kilometrikorvaukset ovat valmiina päivitettynä Bezalassa

Myös luottokorttilaskuja käsitellään Mekitecillä Bezalan kautta. Sovellus yhdistää lisätyt kuitit luottokorttilaskulle ja lähettää työntekijöille muistutukset puuttuvista kuiteista.

Lue taloushallinnon konsultin kokemuksia luottokorttilaskujen käsittelystä Bezalassa täältä.

Mekitec on ollut Bezalan asiakkaana jo sen perustamisvuodesta 2015, samaan aikaan kun yrityksestä tuli Greenstepin asiakas. Teija Spetsin mukaan Bezalan asiakaspalvelu on ollut aina todella ammattimaista ja vastauksen on saanut nopeasti. Samanlaiset kokemukset hänellä on myös yrityksen kirjanpitäjästä ja palkanlaskijasta:

”Olen saanut kirjanpitäjältä apua useasti. Hän on auttanut tilitysraporttien ajamisessa ja muissa kirjanpidon kysymyksissä. Myös palkanlaskijalta olen saanut tiedot nopeasti ja ammattimaisesti palkanlaskennan erityiskysymyksiin ja työajan hallinta-asioihin.”

Kaiken kaikkiaan yhteistyö molempien niin Bezalan kuin Greenstepinkin kanssa on toiminut Spetsin mukaan loistavasti. Hänen mukaansa nykyisellä kulu- ja matkalaskujen määrällä yritys ei voisi palata enää vanhoihin toimintatapoihin ilman, että niiden käsittelyyn pitäisi rekrytä lisää henkilöstöä. ”Emme pärjäisi enää ilman Bezalaa”, hän summaa.

Bezala on Greenstepin tytäryhtiön Renance – Automated Financial Services Oy:n kehittämä kulu- ja matkalaskusovellus, jota käyttää jo yli 2000 suomalaista yritystä.

Lue lisää Bezalasta ja tee kuittien ja matkalaskujen käsittelemisestä helppoa.