Näin rakennat taloushallinnon automaation tiekartan - mistä liikkeelle?

Siksi automaation tiekartta ei ole byrokraattinen dokumentti, vaan käytännöllinen työkalu, jonka avulla yrityksen taloustoimintoja voi kehittää hallitusti ja vaikuttavasti. Mutta mistä sen laatiminen kannattaa aloittaa?

Tiekartan laatiminen lähtee nykytilanteen rehellisestä kartoituksesta

Ennen kuin lähdetään rakentamaan mitään uutta, on ymmärrettävä, mitä meillä jo on. Tämä ei tarkoita yksityiskohtaista kuvausta kaikista olemassa olevista järjestelmistä, vaan sitä, että pysähdytään hetkeksi ja kysytään:

• Missä manuaalinen työ kuormittaa eniten?
• Missä syntyy virheitä?
• Mitkä prosessit ovat hitaita, epäselviä tai aiheuttavat jatkuvia kysymyksiä?

Usein vastaus löytyy sieltä, missä työ ruuhkautuu; ostolaskujen käsittely, matkalaskujen hyväksyntä, tiliöinnin tarkistaminen tai konserniraportoinnin koostaminen. Näiden kohtien tunnistaminen antaa ensimmäiset suuntaviivat sille, mihin automaatiota kannattaa ylipäätään kohdistaa.

Taloushallinnon automaatio ei toimi ilman kunnon dataperustaa

Moni ajattelee, että automaatio syntyy ohjelmistoratkaisuista. Todellisuudessa sen pohjana on data, ja se, kuinka hallittua ja yhtenäistä tuo data on.

Taloushallinnossa tämä tarkoittaa muun muassa oikeita tilikarttoja, yhdenmukaisia kustannuspaikkoja ja toimivaa master dataa.

Jos organisaation tiedonhallinta on hajallaan, automaatio alkaa toistaa virheitä tehokkaammin. Siksi tiekarttaa rakennettaessa on varmistettava, että tiedolla johtaminen, datastrategia ja tekninen arkkitehtuuri ovat kunnossa - eivät täydellisiä, mutta riittävän luotettavia, jotta niiden päälle voidaan rakentaa uutta.

Jos olet epävarma siitä, missä kunnossa yrityksesi dataperusta on, tämä voi olla hyvä kohta ottaa mukaan osaava kumppani.

Pienet pilotit rakentavat luottamusta ja tuovat nopeita voittoja

Hyvin suunniteltu automaation tiekartta ei lähde suoraan muuttamaan kaikkea kerralla. Sen sijaan se tunnistaa yhden tai kaksi prosessia, joihin automaatio voidaan tuoda nopeasti, mitattavasti ja turvallisesti.

Tyypillisesti tämä tarkoittaa jotakin toistuvaa ja sääntöpohjaista prosessia, kuten ostolaskujen kierrätystä, matkalaskujen käsittelyä tai tiliöintien automatisointia. Kun pilottiprosessi valitaan oikein, se osoittaa konkreettisesti, millaista hyötyä automaatiosta saadaan ja millaisia asioita kannattaa ottaa huomioon automaatioketjuja laajennettaessa.

Pilotit ovat myös kultakaivos oppimiselle. Ne näyttävät, miten käyttäjät ottavat automaation vastaan, millaisia poikkeuksia prosesseihin liittyy ja miten järjestelmien välinen integraatio toimii käytännössä. Näiden tietojen pohjalta tiekarttaa voidaan tarkentaa ja skaalata seuraaviin vaiheisiin.

Kirjanpidon automaatioiden toteutus vaatii sekä teknistä osaamista että muutosjohtamista

Vaikka automatisointi tuo tehokkuutta, se myös muuttaa työnkuvia.

Kun rutiinit hoituvat itsestään, painopiste siirtyy yhä enemmän poikkeusten hallintaan, analysointiin ja päätöksenteon tukemiseen. Tähän muutokseen on hyvä valmistautua jo tiekarttaa laatiessa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tiekarttaan sisällytetään teknisten vaiheiden lisäksi myös ihmisiä koskevat toimenpiteet: viestintä, koulutus ja uudenlaisten vastuiden jäsentely. Muuten vaarana on, että järjestelmät toimivat, mutta ihmiset eivät koe omistajuutta, ja käyttö jää vajaaksi.

Automaation tiekartta ei ole valmiiksi kirjoitettu eepos, vaan elävä asiakirja

Kun ensimmäiset vaiheet on viety onnistuneesti maaliin, avautuu mahdollisuus laajentaa automaatiota seuraaviin prosesseihin.

Tiekartta ei siis ole yhden projektin suunnitelma, vaan jatkuvasti päivittyvä kokonaisuus, joka kehittyy liiketoiminnan mukana.

Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun tavoitteena ei ole vain yksittäisten vaiheiden tehostaminen, vaan koko taloushallinnon roolin uudistaminen; siirtyminen reaktiivisesta raportoinnista ennakoivaan ohjaukseen, jossa automaatio, integraatiot ja analytiikka kulkevat käsi kädessä.

Etene hallitusti, niin pääset pisimmälle

Taloushallinnon automaatiossa ei ole kyse kaiken tekemisestä kerralla, vaan selkeällä, vaiheistetulla suunnitelmalla päästään parhaisiin tuloksiin. Tiekartan avulla pystyt etenemään järjestelmällisesti, ottamaan ihmiset mukaan ja rakentamaan ratkaisuja, jotka kestävät aikaa.

Onnistumisen edellytys ei ole se, että organisaatio on valmis vaan se, että matkaan lähdetään oikeasta päästä.