BI Book Prosessilouhinta uudistui: näe tarkemmin, miten prosessisi oikeasti kulkee

BI Book Prosessilouhinnan prosessivisuaali on uudistunut. Uusi versio näyttää edelleen yhdellä silmäyksellä, miten prosessi todellisuudessa etenee, mutta tarjoaa nyt huomattavasti paremmat mahdollisuudet analysoida missä ja miksi prosessi poikkeaa sovitusta.

Prosessien kehittäminen lähtee usein prosessikuvauksesta: työpajassa piirretystä kaaviosta, joka kertoo, miten työn pitäisi kulkea. Todellisuus on harvoin yhtä siisti. Laskut odottavat hyväksyntää viikkoja, osa ohittaa hyväksynnän kokonaan ja osa kiertää saman vaiheen kahteen kertaan.

Prosessilouhinta näyttää, mitä datassa oikeasti tapahtuu: mihin laskut jäävät odottamaan, mitkä vaiheet ohitetaan ja missä työtä tehdään kahteen kertaan. Uudistunut visuaali vie analyysin pidemmälle ja kertoo myös, miksi prosessi poikkeaa suunnitellusta ja kuinka paljon.

Mitä on prosessilouhinta?

Process mining eli prosessilouhinta on menetelmä, jossa prosessi kuvataan järjestelmiin tallentuneen aikaleimadatan perusteella. Jokainen ostolasku, myyntitilaus tai tukipyyntö jättää jälkeensä tapahtumia: luotu, lähetetty hyväksyttäväksi, hyväksytty, maksettu. Kun tapahtumat järjestetään tapauskohtaisesti aikajärjestykseen, syntyy kuva siitä, miten työ todella etenee organisaatiossa.

Visuaali tarvitsee toimiakseen vain kolme tietoa: tapauksen tunnisteen (esimerkiksi laskunumero), vaiheen nimen ja aikaleiman. Prosessimallinnuksen osaamista ei tarvita.

Prosessi yhdellä silmäyksellä

Näet koko prosessin yhdellä silmäyksellä: mitä reittejä laskut todella kulkevat ja mihin ne jäävät odottamaan. Tavallisimmat reitit erottuvat heti, ja hitaimmat vaiheet nousevat esiin punaisella. Pullonkaulat löytyvät ilman raskasta erillisanalyysia, ja kehitystyö voidaan kohdistaa sinne, missä siitä on eniten hyötyä.

Arjen prosesseissa on aina poikkeuksia, ja liian yksityiskohtainen kuva voi hämärtää kokonaisuuden. Siksi tarkastelun voi aloittaa tavallisimmasta reitistä ja tuoda poikkeukset mukaan vähitellen. Näin ymmärrät ensin, miten prosessi pääsääntöisesti toimii, ja näet sitten missä se lipsuu.

Havainnoista pääsee suoraan toimenpiteisiin. Kun klikkaat kaaviosta vaihetta, raportin muut näkymät rajautuvat samoihin tapauksiin. Saat esimerkiksi listan juuri niistä laskuista, jotka ovat jumissa hyväksynnässä, ja voit tarttua niihin heti.

Uutta: vertaa todellista prosessia suunniteltuun

Uudistuksen keskeisin parannus koskee prosessin vaatimustenmukaisuuden tarkastelua (conformance checking). Käyttäjä määrittää miltä prosessin pitäisi näyttää: mitkä vaiheet ovat pakollisia, mitkä valinnaisia ja missä prosessi saa haarautua.

Prosessilouhinta näyttää visuaalisesti, missä kohtaa prosessi poikkeaa sovitusta ja millaisia poikkeamat ovat. Työkalu erittelee poikkeamat tyypeittäin: vaihe on ohitettu, tehty väärässä järjestyksessä tai tehty uudelleen, tai tapaukselle on tehty vaihe, joka ei kuulu prosessiin. Lisäksi työkalu näyttää prosentuaalisesti, kuinka lähellä sovittua prosessia kukin tapaus kulki. Näin erotat helposti tapaukset, joissa yksi vaihe on jäänyt väliin niistä, jotka ovat kulkeneet kokonaan omaa reittiään. Tulokset voi jakaa esimerkiksi toimittajittain tai yhtiöittäin, tai voit porautua yksittäisiin laskuihin sen mukaan mitä sääntöjä on rikottu.

Greenstepin omaa tuotekehitystä

Prosessivisuaali on Greenstepin oman tuotekehityksen tulos, ei BI Bookiin liitetty kolmannen osapuolen työkalu. Uudistuksen lähtökohtana olivat kysymykset, joita taloushallinnon arjessa kohtaamme päivittäin: missä laskut odottavat, mitkä ohittavat kriittisiä prosessiaskeleita ja miksi prosessi poikkeaa sovitusta.

Siksi visuaali on suunniteltu helppokäyttöiseksi, ja sekä talouden ammattilaiset että prosessianalyytikot pystyvät hyödyntämään työkalua tehokkaasti. Se toimii samassa järjestelmässä muun BI Book -raportoinnin kanssa, eikä erillistä prosessilouhintajärjestelmää tai datan siirtoa ulkopuoliseen palveluun tarvita. Koska kehitys tapahtuu talon sisällä, voimme jatkokehittää visuaalia suoraan asiakkaidemme palautteen pohjalta.

Miten Greenstep voi auttaa?

Greenstepillä taloushallinnon prosessit ovat arkeamme. Käsittelemme ostolaskuja päivittäin asiakkaidemme puolesta, ja asiantuntijamme auttavat yrityksiä muuttamaan talousdatan selkeäksi tiedoksi päätöksenteon tueksi. Tunnemme siksi sekä datan että prosessit, ja tiedämme, mistä kehityskohteita niistä yleensä löytyy. Autamme keräämään tarvittavat tiedot taloushallintojärjestelmästä, mittaamaan prosessin toimivuutta ja muuttamaan havainnot käytännön parannuksiksi.

Haluatko nähdä, mitä uudistunut prosessilouhintatyökalu kertoo omasta ostolaskuprosessistasi?

Varaa demo, niin käydään se läpi yhdessä, sinun datallasi. Lisätietoa visuaalista löydät BI Bookin tukisivuilta.