Kuukausikatkon optimointi

Kuukausiraportointi palveleee koko yritystä tuottaen hyvällä syklillä ja sykkeellä tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta läpi tilikauden. Kuukauden sulkua prosessina ei kuitenkaan ole aina ehditty hioa kuntoon – tai ainakaan optimaaliseksi asti.

Ihmisten ja järjestelmien vaihtuessa ovat asiat saattaneet monimutkaistua ja huomio kiinnittyä muutokseen. Ehkei katkoa koskaan ole johdettukaan.

Haasteissa ei kukaan halua velloa, mutta kehittyäkseen ne on hyvä nimetä ja tunnistaa. Kuukausikatkon kehittämisessä nousee tyypillisesti esiin neljä haasteellista osa-aluetta: vastuiden dokumentointi, katkoprosessin valvonta, järjestelmämuutoksien mukanaan tuoma lisätyö ja sulun jälkeen tehtävät korjaukset.

Moni saattaa tunnistaa tiimin jäsenten epätasaisen työkuorman. Jos toisaalla on ylikuormitusta, ja toisaalla taas panos on alihyödynnetty, on selvää, että hukkaa syntyy. Jos tehtävien suorittamisessa on epäselvyyttä tai tiimin toiminnassa on siiloutumista, on prosessi väistämättä monimutkaisempi kuin sen tarvitsisi olla. Myös sijaisten nimeäminen on saattanut painua unholaan. Varahenkilön puuttuminen lisää viivästymisen riskiä, sillä kuukausiraportoinnin avainhenkilöt voivat olla syystä tai toisesta yllättäenkin estyneitä hoitamaan tehtäviään.

Jos kuukausikatkoa ei seurata riittävästi, voi se rasittaa niin tehokkuutta kuin tarkkuutta. Valvomattomana prosessi keskeytyy usein muiden tehtävien vuoksi. Samoin epäselvä katkaisuaikataulu aiheuttaa hämmennystä aikarajoista ja vastuista, sekä ohjeiden löytämisen vaikeus voi johtaa virheisiin ja viivästykseen. Keskitetyn sulkemisdokumentaation puute vaikeuttaa tiimin jäsenten pääsyä tarvittaviin resursseihin. Myös järjestelmäkoulutukseen on syytä panostaa, jotta työkaluja käytetään tehokkaasti ja esimerkiksi datan manuaalisesti syöttämisestä järjestelmiin pyritään eroon.

Milloin kuukausiraportoinnin kuntoon laittaminen on erityisen tärkeää?

Nopeasta katkosta ja sujuvasta prosessista on hyötyä aina. Stressipiikit ovat silloin nopeasti ohi ja keskittyminen voidaan laittaa muuhun tärkeään tekemiseen. On kuitenkin tilanteita, joissa optimoitu katkoprosessi on erityisessä arvossa:

• Valmistautuminen listautumiseen (IPO) tai yrityksen myyntiin (EXIT)
• Tarve kerätä rahoitusta ja valmistautua due diligence -tarkastukseen
• Uuden omistajan vaatimukset
• Tarve parantaa tehokkuutta ja vähentää kustannuksia
• Tarve vapauttaa taloustiimit keskittymään strategisempiin tehtäviin tai tulevaan kasvuun
• IFRS:n käyttöönotto – tarve vakiintuneemmalle katkoprosessille
• Tarve sopeutua uusiin sääntelyvaatimuksiin
• Monimutkaisempi konsernirakenne ja IT-arkkitehtuuri
• Tarve virtaviivaistaa jaetut prosessit ja toimintatavat
• Tekoälyn ja automaation käyttöönotto
• Järjestelmämuutokset, kuten uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto
• Suunnitelmat parantaa nykyisiä sisäisiä kontrolleja ja riskienhallintakäytäntöjä

Kuukausikatkon optimointi – näin se tapahtuu

Riskienhallinta ja varautuminen on olennainen osa mielekästä ja onnistunutta kuukauden sulkua. Kun haasteet on tunnistettu ja niihin varauduttu, eivät häiriötilanteetkaan kaada laivaa. Toisaalta katkon jälkeen on olennaista arvioida, missä onnistuttiin ja mitä vielä seuraavaksi voidaan yhteisesti petrata.

Sujuva kuukausikatko voidaan tiivistää seuraavasti:

Aikataulut on hallussa ja niihin on sitouduttu. Jokainen katkoon vaikuttava henkilö on sitoutunut aikatauluun ja tietää, mitä häneltä odotetaan ennen katkoa ja katkon jälkeisinä työpäivinä. Organisaatiossa johtoa myöden tiedostetaan katkoaikataulun tärkeys. Ihmiset toimittavat kuitit ja selvitykset ajoissa. Laskut tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan säntillisesti.

Jaksotukset tehdään järkevällä tarkkuustasolla. Summat, jotka toistuvat saman suuruisina kuukaudesta toiseen, tehdään arvioina. Energia kohdistetaan olennaisiin ja merkittäviin jaksotuksiin ja niiden tarkkuuteen.

Tieto on dokumentoitu ja jaettu – rutiinit on helppo toistaa kuukaudesta toiseen. Roolit, katko-ohjelma ja tositepohjat on niin hyvin dokumentoitu, että kollega tai tuuraaja pystyy tarvittaessa toistamaan samat toimenpiteet. Ohjeistukset muista järjestelmistä haettavaan tietoon sekä pivotien ja täsmäytysten tekemiseen ovat selkeät. Excel-pohjat, tositenimet ja kansiorakenteet on suunniteltu niin, että tietoa on helppo löytää ja tallentaa.

Katkoa ei häiritä ylimääräisillä palavereilla tai muilla töillä.

Teknologiasta otetaan ilo irti. Järjestelmien välinen tiedonsiirto ja toistuvat tehtävät on mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Master data eri järjestelmien välillä on mahdollisimman yhdenmukaista.

Katkoa johdetaan ja katkon etenemistä seurataan päivätasolla. Viestintä tapahtuu yhdessä sovituissa kanavissa. Havaitut virheet kommunikoidaan.

Tase-erittelyt ja täsmäytykset tehdään kuukausittain tai useammin.

Lukujen analyyttinen tarkastus tehdään oikea-aikaisesti. Tieto bisneksen ja talousfunktion välillä kulkee, ja poikkeukselliset asiat pystytään huomioimaan katkossa.

Kirjauksiin osallistuvat ihmiset on varustettu hyvillä teknisillä valmiuksilla ja riittävällä tuella. Teknisiin haasteisiin ja toisaalta tulkintaan, laskentaperiaatteisiin ja muuhun vastaavaan on saatavilla nopeasti apua.

Etsitäänkö teillä valmista ratkaisua kuukausikatkon optimointiin?

Asiantuntijoidemme tuella pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen. Ota yhteyttä ja autamme teidät läpi valmiin optimointimatkan!

Lopputuloksena saatte:

• Kuukausikatkon nykytila-arvio
• Yksityiskohtainen kehityssuunnitelma, jossa tavoitteet, keskeiset tehtävät ja aineistot on linkitetty aikatauluihin
• Tiekartta tulevaisuuden kehityskohteille