Mitä ERP-integraatiot tarkoittavat ja miksi ne ovat tärkeitä?

Tarve ERP-intergraatioille koskee erityisesti kasvuyrityksiä ja pk-yrityksiä, joilla on käytössä useita erillisiä järjestelmiä taloushallintoon, myyntiin, henkilöstöhallintoon ja raportointiin. Seuraavissa osioissa käymme läpi, miten integraatiot toimivat, mitä järjestelmiä niihin tyypillisesti kuuluu ja milloin investointi kannattaa tehdä.

Miten ERP-integraatiot toimivat käytännössä?

ERP-integraatiot toimivat yhdistämällä toiminnanohjausjärjestelmän muihin sovelluksiin teknisen rajapinnan tai väliohjelmiston avulla, jolloin tieto siirtyy järjestelmien välillä automaattisesti ilman manuaalista syöttöä. Integraatiomenetelmä valitaan järjestelmien lukumäärän, tietovolyymin ja reaaliaikaisuusvaatimusten perusteella.

Käytännössä yleisimpiä menetelmiä on neljä. Pisteestä pisteeseen -integraatio yhdistää kaksi järjestelmää suoraan toisiinsa: ratkaisu on nopea ottaa käyttöön, mutta monimutkaistuu nopeasti järjestelmien määrän kasvaessa. Väliohjelmisto eli middleware toimii keskitettynä välityskerroksena, joka vastaanottaa datan yhdestä järjestelmästä, muuntaa sen oikeaan muotoon ja lähettää sen eteenpäin. Tämä lähestymistapa sopii hyvin ympäristöihin, joissa integroitavia järjestelmiä on useita. API-pohjainen integraatio hyödyntää järjestelmien omia rajapintoja ja mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron ilman erillistä välikerrosta. iPaaS-alustat puolestaan ovat pilvinatiiveja integrointialustoja, jotka tarjoavat valmiita liittimiä yleisimpiin sovelluksiin ja soveltuvat erityisesti yrityksille, joilla ei ole laajaa sisäistä IT-osaamista.

Moderni pilvipohjaisuus on muuttanut integraatioiden luonnetta merkittävästi. ERP-integraatiopalveluiden markkinat kasvavat, ja kulutusperusteinen iPaaS on tehnyt integraatioiden käyttöönotosta aiempaa helpompaa myös pienemmille organisaatioille. Tietoturvan näkökulmasta väliohjelmistot toteuttavat tyypillisesti salausta ja pääsynhallintaa, mikä on olennaista erityisesti GDPR-vaatimusten kannalta.

Mitä ERP-järjestelmiin yleensä integroidaan?

Toiminnanohjausjärjestelmä integroidaan tyypillisimmin CRM-järjestelmään, HR- ja palkanlaskentajärjestelmään, Business Intelligence -alustaan, verkkokauppaan sekä varastonhallintaan. Kukin integraatio sulkee tietyn datakuilun ja muuttaa ERP:n erillisestä kirjanpitojärjestelmästä reaaliaikaiseksi operatiiviseksi alustaksi.

CRM ja myynti

CRM-integraatio yhdistää asiakastiedot, tarjoukset ja tilaukset suoraan ERP:n talous- ja varastodataan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että myyntitiimi näkee reaaliaikaisen varastotilanteen tarjousvaiheessa ja ERP luo laskun automaattisesti kaupan vahvistuttua. Kaksisuuntainen tiedonsiirto vähentää manuaalista tilausten syöttöä ja parantaa asiakastietojen yhdenmukaisuutta.

HR ja palkanlaskenta

HR- ja palkanlaskentajärjestelmän integraatio on erityisen kriittinen taloushallinnon näkökulmasta. Ilman automaatiota yritykset käyttävät tutkimusten mukaan satoja tunteja vuodessa pelkästään palkkakirjausten manuaaliseen siirtämiseen, ja manuaaliseen tietojen syöttöön liittyy merkittävä virheprosentti. Integraatio synkronoi henkilöstötiedot, palkkakustannukset ja poissaolot suoraan ERP:n kirjanpitoon, mikä nopeuttaa kuukauden sulkemista ja parantaa kustannusten kohdistamisen tarkkuutta. CFO saa näin ajantasaisen kuvan henkilöstökuluista ilman erillistä täsmäytystyötä.

Business Intelligence ja raportointi

BI-alustan integraatio ERP:hen mahdollistaa sen, että raportointi perustuu suoraan järjestelmän dataan eikä manuaalisesti koottuihin taulukkolaskentatiedostoihin. Tämä standardoi KPI-määritelmät eri osastojen välillä, vähentää kuukauden lopun täsmäytystyötä ja tekee poikkeamista näkyviä ennen kuin ne kasvavat ongelmiksi. Greenstepillä hyödynnetään tähän muun muassa NetSuiten ja Power BI:n integraatioita osana analytiikkapalveluita.

Mikä ero on valmiilla ja räätälöidyllä ERP-integraatiolla?

Valmis integraatio on nopeampi ja edullisempi ottaa käyttöön, koska se perustuu valmiiksi rakennettuihin liittimiin yleisimpien sovellusten välillä. Räätälöity integraatio rakennetaan yrityksen omien prosessien ja datarakenteiden mukaan, mikä tekee siitä joustavamman mutta vaatii enemmän aikaa ja resursseja.

Valmiit integraatiot sopivat parhaiten pk-yrityksille ja kasvuyrityksille, joilla on standardit prosessit ja rajalliset IT-resurssit. Ne toimivat hyvin esimerkiksi NetSuiten ja yleisten CRM- tai verkkokauppa-alustojen välillä, joille löytyy valmiita liittimiä. Haaste syntyy, kun liiketoimintaprosessit monimutkaistuvat: valmiit liittimet on suunniteltu laajaan käyttöön, jolloin ne saattavat vaatia kiertoteitä erikoistapausten käsittelyssä.

Räätälöity integraatio on vahvempi valinta silloin, kun yrityksen prosessit poikkeavat standardeista, käytössä on vanhoja järjestelmiä ilman moderneja rajapintoja tai tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset edellyttävät erityistä kontrollia. Vaikka räätälöinnin alkuinvestointi on suurempi, operatiiviset kustannukset voivat pitkällä aikavälillä jäädä pienemmiksi, kun manuaalisia kiertoteitä ei tarvita (lähde: silkcommerce.com).

Käytännössä monet yritykset yhdistävät molempia lähestymistapoja: valmiit liittimet hoitavat rutiiniprosessit ja räätälöity työ kattaa ne osat, joissa liiketoiminta poikkeaa standardeista. Matalan koodin iPaaS-alustat tarjoavat välimuodon, jossa kehitystyötä voidaan tehdä nopeammin ja kustannukset muuttuvat ennustettavaksi kuukausimaksuksi.

Mitä haasteita ERP-integraatioissa tyypillisesti esiintyy?

Yleisimmät ERP-integraatioiden haasteet liittyvät datan laatuun, vanhojen järjestelmien yhteensopivuuteen, tietoturvaan ja muutosjohtamiseen. Tekninen toteutus onnistuu harvoin ilman näihin varautumista etukäteen.

Datan laatu on useimmiten suurin yksittäinen este. Kun tietoa siirretään useista lähteistä, kuten taulukkolaskentatiedostoista ja vanhoista järjestelmistä, mukana tulee väistämättä epäyhtenäisiä formaatteja, duplikaatteja ja puuttuvia arvoja. Erityisen hankalia ovat niin sanotut hiljaiset virheet: tietue siirtyy teknisesti onnistuneesti, mutta kantaa väärän arvon, joka aiheuttaa virheitä talousraportoinnissa tai tilausten käsittelyssä vasta myöhemmin.

Vanhat järjestelmät tuovat oman lisähaasteensa. Ne saattavat tallentaa tietoa vanhentuneissa tiedostomuodoissa tai omissa tietokantarakenteissaan, joille ei löydy valmiita liittimiä. Mitä enemmän olemassa oleva ERP on räätälöity, sitä monimutkaisemmaksi integraatiotyö tyypillisesti kasvaa.

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus nousevat esiin aina, kun arkaluonteista dataa siirretään järjestelmien välillä. GDPR edellyttää, että tiedonsiirto on dokumentoitu, salattu ja pääsynhallinnaltaan kontrolloitu. Integraatioarkkitehtuuri on suunniteltava nämä vaatimukset huomioiden alusta lähtien, ei jälkikäteen lisättynä kerroksena.

Muutosjohtaminen jää usein liian vähälle huomiolle. Integraatio muuttaa tiimien työtapoja, ja ilman riittävää perehdytystä ja sidosryhmien sitoutumista käyttäjät palaavat helposti vanhoihin manuaalisiin työtapoihin. Tutkimus on osoittanut, että noin puolet yrityksistä pitää integraatiokompleksisuutta merkittävänä esteenä, ja lähes yhtä moni kokee sisäisen osaamisen puutteen haasteeksi. Vaiheistaminen, testaus jokaisen vaiheen jälkeen ja varhainen monitorointi ovat käytännön keinoja hallita näitä riskejä (lähde: base.com).

Milloin yrityksen kannattaa investoida ERP-integraatioihin?

Yrityksen kannattaa investoida ERP-integraatioihin, kun manuaalinen tiedonsiirto järjestelmien välillä vie merkittävästi aikaa, raportointi perustuu vanhentuneeseen tai ristiriitaiseen dataan tai liiketoiminnan kasvu edellyttää skaalautuvuutta ilman henkilöstömäärän kasvattamista samassa suhteessa.

Konkreettisia merkkejä siitä, että integraatioihin kannattaa panostaa, ovat muun muassa seuraavat tilanteet:

• tiimi käyttää useita tunteja viikossa saman tiedon kopiointiin järjestelmästä toiseen
• eri järjestelmät näyttävät ristiriitaisia asiakas- tai varastotietoja
• raporttien kokoaminen useista lähteistä kestää päiviä, vaikka päätöksiä tarvittaisiin nopeammin
• asiakaspalvelu kärsii, koska tukitiimillä ei ole pääsyä ajantasaiseen kokonaiskuvaan asiakkaasta

Ajoituksen kannalta paras hetki on ennen kuin manuaalinen työ tai tietosiilot alkavat rajoittaa kasvua. Integraatioprojekti on huomattavasti suoraviivaisempi, kun järjestelmät ovat vielä hallittavissa ja data on kohtuullisen siistissä kunnossa. Mitä kauemmin integraatiota lykätään, sitä enemmän teknistä velkaa kertyy ja sitä monimutkaisemmaksi ja kalliimmaksi projekti kasvaa.