ERP Wizards 5. Vesa Aaltonen & Tomi Holmberg: Mitä CFO:n tulisi tietää ERP:istä?

ERP Wizards -podcastin viidennessä jaksossa Greenstepin Partner ja kokenut CFO Vesa Aaltonen ja Senior Manager Tomi Holmberg syventyvät keskustelemaan CFO:n roolista onnistuneessa ERP-projektissa ja jakavat vinkkinsä. Kokosimme vinkit myös kätevään muistilistaan tähän artikkeliin. Kuuntele jakso ja lue vinkit!

Millaisia vastuita CFO:lla on ERP-projektissa?

CFO:n rooli ja vastuut ERP-projekteissa voivat vaihdella paljon eri yrityksissä. Joskus CFO toimii vain projektin sponsorina ja ohjausryhmän jäsenenä, ja joskus taas CFO ottaa osaa jopa koodauspuoleen osana implementaatiotiimiä. Erityisesti pienemmissä yrityksissä CFO:t osallistuvat tyypillisesti enemmän myös päivittäiseen käyttöönottotyöhön.

Yrityksen koosta riippumatta CFO:n rooli tyypillisesti pitää sisällään vähintään projektin sponsorina ja ohjausryhmän jäsenenä toimimisen. Muita CFO:n tehtäviä ERP-projektissa ovat itse projektin pystyttäminen, tavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuraaminen. CFO:n tulee myös arvioida projektin aikana ilmeneviä riskejä, ja luoda tiimille onnistumisen edellytykset.

Millaisia ovat CFO:n yleisimmät haasteet ERP-projektin aikana ja miten ne voitetaan?

Yksi yleisimmistä haasteista, joita talousjohtaja voi kohdata ERP-projektin aikana, liittyy resursointiin. Vaikka resursointitilanne näyttäisi paperilla hyvältä, on tärkeää varautua odottamattomiin muutoksiin kuten sairastumisiin, ja siihen, että työntekijät saattavat vaihtaa työpaikkaa.

Toinen yleinen haaste, johon moni CFO törmää ERP-projektissa, on alkuperäisessä aikataulussa pitäytyminen. Tämä haaste liittyy usein siihen, että päätetään poiketa projektin alkuperäisestä laajuudesta. Jotta tältä haasteelta vältyttäisiin, on tärkeää pitää huolta projektin laajuudesta. Myös alkuperäisen budjetin raameissa pysyminen voi olla haastavaa monelle organisaatiolle. Siksi budjettiin on hyvä varata hieman joustovaraa jo projektin alkuvaiheissa.

ERP muuttaa tapoja, joilla ihmiset ovat tottuneet työskentelemään, joten myös muutosvastarintaan on hyvä valmistautua. Yksi hyvä tapa taklata tämä haaste on tehdä hyvä viestintäsuunnitelma. CFO on tyypillisesti päätöksentekijä henkilöstön resursoinnissa ja projektin budjetissa, aikataulutuksessa ja laajuudessa. Tehdäkseen järkeviä päätöksiä CFO tarvitsee näkemyksiä sekä sisäiseltä että ulkoiselta implementaatiotiimiltä, ja heihin onkin elintärkeää pitää aktiivisesti yhteyttä.

6 tärkeää vinkkiä CFO:lle ERP-projektiin

1. Ennen projektin aloitusta, mieti huolella mitkä ovat kriittisimmät vaatimuksenne ERP-järjestelmälle, ja koita tunnustella, kuinka hyvin eri vaihtoehdot pystyvät vastaamaan näihin kriteereihin.
2. Ole realistinen asettaessasi projektille budjettia, ja jätä sinne hieman joustovaraa.
   
3. Varmista tarvittavien resurssien saatavuus (aika, raha ja hyvät tekijät) jo ennen kuin projekti alkaa.
4. Älä ala-arvioi ajan tarvetta, vaan varmista, että projekti on mahdollista toteuttaa laadukkaasti asetetussa aikataulussa.
5. Pidä projektin tavoitteet mielessäsi koko projektin ajan, eikä vain sen lopussa. Yritä vastata mielessäsi projektin alussa, aikana ja lopussa seuraavaan kysymykseen "Miksi hankimme ERP:in alun alkaen?"
6. Pysyäksesi projektille asetetuissa aikataulussa, budjetissa ja laatutavoitteissa, älä säästele projektinjohtamisessa, sillä se pitää kaikki nämä tekijät kasassa.

Haluaisitko oppia lisää aiheesta?

ERP Wizards -podcast-tuotantokauden viidennessä jaksossa Greenstepin Partner ja kokenut CFO Vesa Aaltonen ja Senior Manager Tomi Holmberg pureutuvat aiheeseen syvällisemmin. Kuuntele jakso Spotify:ssa!

Löydät myös tuotantokauden neljä muuta jaksoa Spotify:sta!