Vesannon kunta otti ohjat talouden ennustamiseen BI Bookin avulla

Kun Vesannon kunnassa talouden ennustaminen tuntui haastavalta ja tilinpäätökset toivat yllätyksiä, ratkaisuksi löytyi Greenstepin BI Book -ennustetyökalu. Kunnanjohtaja Pia Harmokivi kertoo, miten työkalu on selkeyttänyt talouden seurantaa, ja mitä konkreettisia hyötyjä yhteistyö Greenstepin kanssa on tuonut.

Taloushallinnon ulkoistaminen herätti uuden tarpeen

Vesannon kunnassa taloushallinto oli ollut omissa käsissä kunnan perustamisesta lähtien, aina vuoden 2024 kesään asti. Kun konsernin tilinpäätös muuttui vaativammaksi ja valtionhallinnon raportointivaatimukset lisääntyivät, omat resurssit alkoivat käydä vähiin.

”Näytti siltä, että omat kädet eivät enää riitä. Meiltä siirtyi avainhenkilöitä muualle töihin, ja pienissä kunnissa palkkahaitari ei houkuttele uusia osaajia”, Harmokivi taustoittaa.

Talous- ja palkkahallinnon ulkoistamisen myötä eteen tuli uusi haaste.

Talouden ennustaminen osoittautui haastavaksi

Harmokivellä ei itsellään ole substanssiosaamista talouden päivittäisestä operatiivisesta hoitamisesta, minkä vuoksi talouden ennustaminen ja jatkuva seuranta tuntuivat haastavilta.

”Parina vuonna tuli isoja yllätyksiä tilinpäätöksen osalta. Ennustin vaikeita aikoja ja aina miinusmerkkistä, ja sitten saimmekin huikeasti ylijäämäisen tuloksen kahtena vuonna. Nytkin 1,4 miljoonaa euroa ylijäämäinen tulos, kun ajateltiin, että sieltä tulee noin 300 000 euroa”, Harmokivi kuvailee.

Tarve paremman ennustamistyökalun löytämiselle oli ilmeinen.

Naapurikunnan suositus johti Greenstepiin

Vesannon kunta päätyi valitsemaan Greenstepin ja BI Bookin ilman laajaa kilpailutusta. Ratkaisevana tekijänä oli naapurikunnan suositus.

”Naapurikunnalla on kokemusta Greenstepin taloushallinnon palveluista, ja he suosittelivat Greenstepiä ja BI Bookia työkaluna. Kun istuttiin Teamsiin ja kuultiin, millainen työkalu on, niin päädyttiin siihen”, Harmokivi kertoo.

Prosessi on osoittanut valinnan olleen oikea, mutta Harmokivi korostaa, että työkalu vaatii myös kunnan oman panostuksen: ”BI Book on todella hyvä työkalu, mutta vaatii, että kunnassa tehdään sitä ennustamista – me lyömme sinne lukuja jatkuvasti, tuloja ja menoja.”

Tiivis yhteistyö ja käytännön tuki arjessa

Yhteistyö Greenstepin kanssa on sujunut erinomaisesti käyttöönoton aikana. Harmokivi nostaa esiin erityisesti asiantuntijoiden panoksen.

”Teillä on asiantuntijat, jotka ovat ihan siinä kuntaytimessä taloudenhoidossa ja tietävät, mitä pienessä kunnassa tapahtuu. Sieltä on saanut ihan käytännön neuvoja minunkin työhöni”, Harmokivi kiittelee.

Tärkeää on ollut myös jatkuva tuki ja muistuttelu: ”Tykkään siitä, että meitä vähän muistutetaan matkan aikana: ’Oletteko tehneet sitä ennustetta?’ Koska jos uutta työkalua ei jatkuvasti käytä, niin se jää roikkumaan käyttämättömänä.”

Harmokivi antaa yhteistyölle täydet pisteet: ”Tiivis yhteys, ja ihan kädestä pitäen ohjattu tekemään asioita. En voi antaa muuta kuin kympin tästä toiminnasta.”

BI Book vastasi odotuksia – kunhan siihen paneutui

BI Book on osoittautunut toimivaksi työkaluksi, vaikka alkuun olikin oppimista. Harmokivi myöntää rehellisesti, että osa haasteista oli kunnan omassa päässä.

Hänen viestinsä muille on selvä: ”Lusikka käteen ja itse tekemään – ei mikään ohjelma tee autuaaksi, jollet itse paneudu ja tutustu siihen.”

Konkreettisia hyötyjä päätöksentekoon

Vaikka BI Bookia on käytetty vasta muutaman kuukauden ajan, konkreettisia hyötyjä on jo nähtävissä. Tietojen ajantasaisuus ja saatavuus ovat parantuneet merkittävästi.

”Meidän päättäjät käyvät katsomassa päättäjäsivustolla toteumaa. Tämäkin on jo askel parempaan suuntaan, kun he itse menevät katsomaan sitä toteumaa, jota ei ole aikaisemmin tapahtunut ollenkaan”, Harmokivi iloitsee.

Yhteistyö jatkuu

Vesannon kunnassa kiinnostus Greenstepin palveluita kohtaan on vain kasvanut. Tällä hetkellä keskusteluita muiden talouden palveluiden osalta on jo käynnissä. Harmokiven mukaan kunnan tahtotila on suoritua rutiininomaisista tehtävistä itse, mutta toivoo kumppanilta tukea, ja että tarvittaessa esimerkiksi sijaistaminen onnistuu ja apu on lähellä.

Lämmin suositus muille pienille kunnille

Harmokivi suosittelee Greenstepiä ja BI Bookia lämpimästi muille kunnille, erityisesti pienille.

”Suosittelen ennen kaikkea sen tiiviin yhteistyön ja tietämyksen takia, mikä Greenstepillä on pienten kuntien taloudesta. Sitä ei ole kaikissa firmoissa”, hän perustelee.

Harmokivi on varmistanut näkemyksensä myös naapurikunnasta: ”Kysyin myös kollegalta toisesta kunnasta, mitä mieltä hän on ollut Greenstepin palveluista. Hän vastasi, että todella hyvää palvelua hekin ovat saaneet.”

Lopuksi Harmokivi tiivistää: ”Olen vakuuttunut siitä, että ketterä yhtiö voi palvella pientä kuntaa. Suosittelisin ehdottomasti tällä tiedolla, mitä minulla on.”