Palkanlaskennan ulkoistaminen globaalisti – mitä projektissa oikeasti tapahtuu?

Lähtötilanne ulkoistamiseen

Projektin alkaessa on tyypillistä, ettei tarvittavaa tietoa ole valmiiksi koossa. Vaikka palkkoja on maksettu jo pitkään, kokonaiskuva on voinut jäädä hajanaiseksi.

Ensin selvitetään perusasiat:

• mitkä yhtiöt toimivat missäkin maassa,
• miten palkkaprosessi kulkee nykyisin,
• mitä nykyinen kumppani todellisuudessa tekee ja
• mitä paikallisia käytäntöjä maissa on.

Samalla voi paljastua, että eri maissa on toimittu eri tavoin. Joskus syynä on paikallinen lainsäädäntö tai muu hyvä peruste, joskus asia on vain jäänyt tavaksi.

Katso muistilista kansainvälisistä tilanteista palkanlaskennassa

Mitä dataa tarvitaan, kun kansainvälinen palkanlaskenta ulkoistetaan?

Kun projekti etenee, siirrytään nopeasti teoriasta käytäntöön. Tämä tarkoittaa usein dataa. Paljon dataa.

Jos HR-, palkanlaskenta- ja muut olennaiset järjestelmät eivät keskustele keskenään, tiedot kootaan käytännössä Excel-taulukoihin. Erityisen työlästä tämä on silloin, kun palkanlaskenta vaihtuu kesken verovuoden. Uuden toimittajan on tiedettävä jokaisen työntekijän vuoden alusta kertyneet palkat, ennakonpidätykset ja sivukulut, jotta verot ja maksut voidaan laskea oikein loppuvuoden ajan. Tiedot pitää eritellä palkkalajeittain (esimerkiksi peruspalkka, ylityökorvaukset, bonukset ja luontoisedut), verot ja sivukulut on erotettava toisistaan ja luvut täsmäytettävä.

Verovuosi ei ole kaikkialla kalenterivuosi. Isossa-Britanniassa se alkaa 6. huhtikuuta, Intiassa 1. huhtikuuta ja Australiassa 1. heinäkuuta. Siksi vaihdon ajankohta kannattaa miettiä maakohtaisesti eikä vain Suomen vuosikellon mukaan. Vaihtoa kannattaa välttää vuodenvaihteessa ja vuosi-ilmoitusten aikaan, jolloin vanhan ja uuden toimittajan työnjaon on oltava täysin selvä. Huomioi myös paikalliset pyhäpäivät ja lomakaudet, jotka siirtävät palkka-aikatauluja.

Palkkatiedot ovat henkilötietoja, ja ulkoistaminen voi tarkoittaa, että niitä siirtyy toimittajalle ja tämän alihankkijoille myös EU:n ulkopuolelle. Siirrolle tarvitaan GDPR:n mukainen peruste, esimerkiksi EU-komission vakiolausekkeet, ja sopimuksissa on sovittava henkilötietojen käsittelystä. Tämä kannattaa käydä läpi tietosuojavastaavan ja IT:n kanssa jo ennen sopimuksen allekirjoitusta. Samoin on sovittava, miten aineisto siirretään tietoturvallisesti. Sanomattakin selvää, että sähköpostin liite ei ole hyvä ratkaisu.

Tässä vaiheessa projektin todellinen työmäärä yleensä konkretisoituu. Moni olettaa alussa, että kyse on lähinnä asetuksista ja käyttöönotosta, mutta suuri osa työstä on tietojen keräämistä ja tarkistamista. Se ei ole huono asia. Samalla näkyväksi tulee ehkä ensimmäistä kertaa kunnolla, miten oma palkanlaskenta eri maissa oikeasti toimii.

Projektin käytännön vetäminen

Työmäärä on suuri ja se tehdään yleensä muiden töiden ohessa, joten ulkoistamisprojektille tarvitaan selkeä vastuuhenkilö. Ilman vastuuhenkilöä asiat jäävät helposti roikkumaan ja aikataulut venyvät.

Projektipäällikön tehtävänä on huolehtia, että tarvittavat tiedot toimitetaan ajallaan, kysymykset etenevät oikeille tahoille ja kokonaisuus pysyy liikkeessä.

Ota siis oikeat ihmiset mukaan. Talousosasto tietää, millaista raportointia kirjanpito tarvitsee. Sovi, miten palkkatiedot siirtyvät kirjanpitoon: tilikartta, tiliöinti ja raportointiaikataulu. Jos nämä jätetään viimeiseen hetkeen, ensimmäinen kuukausikirjaus voi viivästyä tai vaatia paljon käsityötä. IT-osasto taas osaa arvioida tietosuojaan ja järjestelmäintegraatioihin liittyvät kysymykset. Tämäkin on parasta ratkaista heti alussa, ei vasta kesken projektin.

Samassa vaiheessa on syytä rajata projektin laajuus. Voi olla houkuttelevaa ottaa kaikki maat mukaan kerralla, kun kerran asiaa edistetään. Tämä voi kuitenkin kostautua. Jokaisella maalla on omat erityispiirteensä, ja kokonaisuus paisuu nopeasti hallitsemattomaksi. Usein parempi tapa on aloittaa muutamasta maasta, katsoa miten malli toimii käytännössä ja laajentaa vasta sen jälkeen. Näin myös projektiin osallistuvat pysyvät mukana eikä kuormitus kasva liian suureksi.

Mitä toimittajalta kannattaa kysyä?

Palkkahallinnon kilpailutusvaiheessa kannattaa selvittää, mitä tarjous todella sisältää. Hyviä kysymyksiä ovat:

• Mitkä maat toimittaja hoitaa omilla palkanlaskijoillaan ja missä käytetään paikallisia alihankkijoita?
• Kuka vastaa, jos virhe johtaa sakkoon tai viivästyskorkoon?
• Mitä kaikkea palvelu kattaa?
• Millä kielellä ja missä aikavyöhykkeessä tukipalvelu toimii?
• Mitä hinta sisältää? Erillisinä voi tulla veloituksia esimerkiksi ylimääräisistä palkka-ajoista, korjauksista, muutostöistä ja raporteista.

Tarjousten vertailu on helpompaa, kun laskee kokonaiskustannuksen yhden palkkalaskelman hinnan sijaan. Sopimuksen liitteitä ei kannata jättää vähälle huomiolle, sillä vastuunjako, palvelutasosopimuksen (SLA) ajat ja lisäveloitukset löytyvät usein juuri niistä.

Globaalin palkanlaskennan toimintamalli arjessa

Globaalien toimittajien kanssa työskennellessä ketjussa on usein useampi taso: globaali toimittaja ja sen paikalliset kumppanit. Tämä ei sinänsä ole ongelma, mutta vaikuttaa arjen sujumiseen.

Viestintä kulkee useamman välikäden kautta, ja se näkyy herkästi viiveinä. Lisäksi toimintatavat poikkeavat usein siitä, mihin Suomessa on totuttu. Suomessa palkkatiedot ilmoitetaan keskitetysti tulorekisteriin, mutta muualla ilmoituksia voidaan tehdä useammalle viranomaiselle ja eri tahtiin. Kaikkea ei myöskään nosteta esiin oma-aloitteisesti, vaan asioita on osattava kysyä.

Tämä korostuu paikallisissa velvoitteissa. Rekisteröinnit, ilmoitukset ja käytännöt eivät hoidu itsestään, ellei niistä ole erikseen sovittu. Esimerkkinä mainittakoon:

• Iso-Britanniassa työnantajan on rekisteröidyttävä verottajan (HMRC) PAYE-järjestelmään, ja palkkatiedot ilmoitetaan reaaliaikaisesti jokaisen palkanmaksun yhteydessä.
• Yhdysvalloissa liittovaltion verojen lisäksi on huomioitava osavaltio- ja paikallisverot sekä osavaltiokohtaiset rekisteröinnit, esimerkiksi työttömyysvakuutuksen osalta.
• Ruotsissa työnantajamaksut ja ennakonpidätykset ilmoitetaan verottajalle (Skatteverket) kuukausittain työntekijäkohtaisina tietoina.

Ei siis kannata olettaa mitään. Kysy mieluummin liikaa kuin liian vähän. Pyydä toimittajalta kirjallinen kuvaus siitä, kuka hoitaa kunkin maan rekisteröinnit ja ilmoitukset.

Ulkoistamisessa on huomioitava myös rahan liikkuminen. Joillakin toimittajilla palkkojen maksu edellyttää, että yritys siirtää rahat etukäteen, jolloin siirron ajoitus ja valuutta on suunniteltava palkkapäivän mukaan. Pankkitilit, maksuajat ja valuutat vaihtelevat maittain, ja pienikin viive voi tarkoittaa, että palkka ei ole tilillä ajallaan.

Jo kumppania valitessaan asiakkaan kannattaa kertoa omat tarpeensa selvästi. Haetaanko kumppania, joka ottaa mahdollisimman paljon vastuuta, vai onko organisaatiossa jo osaamista, jonka varaan voidaan rakentaa ja jonka avulla varmistetaan, että asiat menevät oikein?

Tiedonkeruun jälkeen

Kun yksittäisen maan käyttöönotto alkaa olla loppusuoralla, vuorossa on rinnakkaislaskenta. Yksi palkkakierros ajetaan sekä vanhalla että uudella toimijalla, ja tulokset verrataan keskenään henkilötasolla. Poikkeamat johtuvat tyypillisesti esimerkiksi väärin määritellystä luontoisedusta, pyöristyssäännöistä tai puutteellisista lähtötiedoista. Tavoitteena on varmistua, että luvut täsmäävät ennen siirtymää.

Tämän jälkeen tehdään go/no-go-päätös: ollaanko valmiita siirtymään uuteen palkanlaskentaan. Päätöstä ei kannata tehdä kevyin perustein. Täydellistä tilannetta ei yleensä ole, mutta jos isoja avoimia asioita on vielä jäljellä, ne tulevat nopeasti esiin ensimmäisessä palkanmaksussa. Silloin ne näkyvät nimenomaan työntekijöille.

Tyypillisesti isojen globaalien toimittajien, kuten Remote, ADP ja Deel, palkanlaskentaprosessiin on varattu paljon aikaa toimittajalle, mutta vähän aikaa yritykselle. Koko prosessiin varataan n. kaksi viikkoa aikaa. Palkka-aineiston toimitus voi olla totuttua aiemmin ja palkkojen tarkistukseen ja hyväksyntään saatetaan antaa päivä aikaa. Tästä kannattaa keskustella ja yrittää saada kalenteri omalle yritykselle sopivaksi. Jos palkkoja pitää korjata, yksi päivä ei yleensä siihen riitä, minkä takia olisi hyvä saada tarkastukselle ja hyväksynnälle vähintään kaksi päivää aikaa.

Huomioi kalenterissa myös kaikki tarvittavat arkipyhät, esim. jos palkkayhteyshenkilö ja palkkojen maksaja (finance, treasury) toimivat Suomessa, palkat ovat Saksassa ja globaali palkkatoimija UK:ssa, kaikkien kolmen maiden arkipyhät tulee todennäköisesti ottaa jollain tasolla huomioon.

Rautaista HR-osaamista kansainvälisen yrityksen tueksi?

Kyllä, me voimme auttaa

Palkanlaskennan muutos tulee viestiä työntekijöille selkeästi

Palkanlaskennan toimittajan vaihto on organisaatiolle yllättävän iso muutos. Vaikka taustalla on prosesseja ja järjestelmiä, työntekijälle kyse on siitä, tuleeko palkka ajallaan ja oikeamääräisenä.

Siksi viestintään tulee panostaa, eikä sitä käytännössä voi tehdä liikaa. Muutos herättää helposti epävarmuutta, varsinkin jos aiemmista vastaavista muutoksista on huonoja kokemuksia.

Selkeä ja toistuva viestintä auttaa paljon. Hyvä viesti kertoo, mikä muuttuu ja milloin, ja keneen voi olla yhteydessä, jos jokin ei täsmää. Lisäksi pitää varautua mahdollisiin virheisiin ja korjata ne nopeasti. Esimerkiksi palkkalaskelmista viestiminen on tärkeää. Työntekijöille pitää viestiä selkeästi, mistä palkkalaskelman jatkossa saa.

Siirron jälkeen

Vaihdon jälkeen alkaa vakiintumisjakso. Ensimmäisiä palkkakierroksia kannattaa seurata tavallista tarkemmin ja varata aikaa korjauksille. Sovi etukäteen, kuka vastaa työntekijöiden kysymyksiin ja miten virheet raportoidaan toimittajalle.