Asiantuntijamme vinkit: Mitä asioita huomioida ERP-järjestelmän valinnassa?  

Toimiala ohjaa, mutta ei saa lukita ajattelua

Toimiala on tyypillisesti ensimmäinen asia, joka rajaa ERP-vaihtoehtoja. Kairtamon mukaan siihen liittyy kuitenkin myös aito valinnan paikka, joka jää helposti huomiotta:

”Kun pohdit järjestelmää, jota tyypillisesti toimialalla paljon käytetään, kannattaa miettiä: kannattaako kopioida suoraan ne samat mallit, joita on toimitettu kaikille muillekin — vai etsitäänkö lähestymistapa, joka vahvistaa nimenomaan meidän kilpailukykyämme? Se jälkimmäinen ei välttämättä synny kopioimalla samaa kuin muut.”

Valmis toimialamalli on hyvä lähtökohta. Se säästää aikaa ja tuo mukanaan käytännössä testattuja prosesseja. Mutta jos sitä seurataan sokeasti, yritys saattaa jättää käyttämättä tilaisuuden rakentaa prosesseja, jotka erottavat sen kilpailijoista, jotka käyttävät samaa järjestelmää samalla tavalla.

Kansainvälisyys rajaa vaihtoehtoja nopeasti

Jos yrityksellä on tai on tulossa toimintaa useassa maassa, käytettävissä olevien järjestelmien joukko kapenee huomattavasti. Moni pienempään tai yhden maan toimintaan suunniteltu järjestelmä ei yksinkertaisesti taivu useamman yhtiön väliseen kauppaan tai monimaayrityksen tarpeisiin.

Tämä kannattaa Kairtamon mukaan selvittää heti prosessin alussa, ei siinä vaiheessa, kun järjestelmä on jo käytössä ja kansainvälistyminen tulee ajankohtaiseksi. Jälkikäteen tehty korjausliike on aina kalliimpi kuin oikea valinta alusta asti.

Yksi ehyt kokonaisuus voittaa hajautetun tilkkutäkin

Yksi Kairtamon eniten korostamista, ja hänen mukaansa usein aliarvioiduista kriteereistä liittyy datan ja prosessien keskittämiseen:

”Ei ole järkevää hajauttaa prosesseja useaan eri järjestelmään, koska silloin datan eheys kärsii. Ja kun datan eheys kärsii, tulee huonolaatuisempaa dataa – ja huonolaatuinen data on taas haitta raportoinnille mutta myös AIn hyödyntämiselle.”

Tämä ei ole vain teoreettinen periaate. Kysymys korostuu erityisesti nyt, kun yhä useampi yritys pyrkii hyödyntämään tekoälyä osana talous- ja liiketoimintaprosessejaan:

”Tekoälyn hyödyntämisen kannalta kannattaa valita järjestelmä, jossa on mahdollisimman hyvät prosessit ja hyvä data-arkkitehtuuri taustalla. Sitä voi sitten mahdollisesti täydentää liiketoimintakohtaisilla erityisratkaisuilla – kunhan niidenkin prosessit ja data tukeutuvat pääjärjestelmään.”

Kairtamo muistuttaa, että jos kokonaisuuteen otetaan mukaan erillinen, hyvin liiketoimintaspesifinen järjestelmä, sen prosessit ja tietorakenne saattavat poiketa pääjärjestelmästä niin paljon, että integraatiosta tulee lopulta yllättävän haastava — juuri silloin, kun sen pitäisi tukea kasvua, ei hidastaa sitä.

Miksi loppukäyttäjien ei kannata yksin päättää valinnasta

Yksi Kairtamon näkemyksistä herättää todennäköisesti eniten keskustelua: hänen mielestään operatiivinen henkilöstö ei saisi olla se, joka viime kädessä ohjaa järjestelmävalintaa. ”Käytettävyydellä on merkitystä, mutta se ei saisi olla ohjaava valintatekijä”, Kairtamo pohtii.

Ajatuksena ei ole vähätellä käyttäjäkokemuksen merkitystä — se vaikuttaa suoraan siihen, kuinka nopeasti järjestelmä otetaan käyttöön ja kuinka mielellään sitä käytetään arjessa. Kairtamon pointti on hienovaraisempi: helppokäyttöisin ratkaisu ei aina ole se, joka skaalautuu yrityksen mukana vuosien päähän.

”Sellainen ohjelma, joka on helppo lähestyä ja ottaa käyttöön, todennäköisesti toimiikin – mutta vain sillä yhdellä tavalla, eikä mukaudu enää tulevaisuuden tarpeisiin.”

Siksi järjestelmävalinnassa kannattaa Kairtamon mukaan pitää mielessä ennen kaikkea se, tukeeko valittava ratkaisu yrityksen kasvua, skaalautumista ja tulevia muutoksia — ei ainoastaan tämänhetkistä tilannetta ja sitä, miltä käyttöliittymä tuntuu ensimmäisellä viikolla.

Muistilista: mitä pitää tarkistaa ennen valintaa

1. Toimiala ja liiketoimintamalli: käytä toimialaosaamista lähtökohtana, mutta älä kopioi sokeasti muiden ratkaisuja.
2. Kansainvälisyys: monimaatoiminta ja yhtiöiden välinen kauppa rajaavat vaihtoehtoja merkittävästi, selvitä tämä heti alussa.
3. Prosessien ja datan keskittäminen: vältä hajautettua järjestelmäviidakkoa, joka aiheuttaa datan siiloutumista.
4. Tekoälyvalmius: hyvä data-arkkitehtuuri on edellytys sille, että tekoälystä saadaan aidosti hyötyä.
5. Skaalautuvuus: valitse järjestelmä, joka tukee tulevaa kasvua, ei vain nykytilaa.
6. Johdon sitoutuminen: järjestelmävalinnan pitää tukea yrityksen strategiaa, ei vain tämänhetkisiä operatiivisia tarpeita.

Tarvitsetko tukea ERP-järjestelmän valintaan?

Me Greenstepillä toteutamme yrityksille puolueettomia ERP-esiselvityksiä. Kartoitamme yrityksenne nykytilan ja tarpeet, ja arvioimme objektiivisesti, mikä järjestelmä sopisi näkemyksemme mukaan teille parhaiten. Ota yhteyttä!