Nämä 7 merkkiä kertovat, että startup tarvitsee enemmän kuin kirjanpitäjän ( ja mitä sen jälkeen)
Moni startup-yrittäjä tunnistaa vastaavan tilanteen. Laskuja lähtee, kirjanpito on ajan tasalla ja palkanmaksu rullaa. Hommat hanskassa, vaikka toisaalta… Päätöksiä tulee tehtyä enemmän mutulla kuin tietoon perustuen. Hallituksen kokous on ensi viikolla, eikä ennusteen luotettavuudesta ole varmuutta. Tärkeä rekrytointi olisi tehtävä, muttei oikein pystytä mallintamaan, onko siihen varaa.
Tällainen tilanne ei ole vielä kriisi. Se on kuitenkin merkki liiketoiminnan kasvuun varjoon jääneestä talousosaamisesta.
Usealla varhaisen vaiheen startupilla talousosasto koostuu osa-aikaisesta kirjanpitäjästä, tilitoimistokumppanista tilinpäätöstä varten ja mahdollisesti Excel-taulukosta kassavirran seurantaan. Tämä toimii, kun volyymi on vielä pientä ja toiminta kaikkiaan suoraviivaista. Haaste on, että startupin toiminta usein monimutkaistuu nopeammin kuin perustajat osaavat odottaa.
Tämä artikkeli käsittelee sitä, miten tunnistat vajeet talousosaamisen ja talouden seurannan tarpeissa ennen kuin siitä tulee ongelma. Jos startupillanne on perusteet kuten kassavirran seuranta, yksinkertainen ennustemalli ja kirjanpito jo kunnossa, saatat tunnistaa itsesi joistakin artikkelissa mainittavista seitsemästä merkistä.
Jos perusteet taas eivät ole vielä kunnossa, aloita oppaastamme Startupin talousopas: kun omaa talousjohtajaa ei vielä ole. Opas käy läpi ne perusasiat, jotka jokaisen startup-perustajan on hallittava ennen kuin mikään muu tulee ajankohtaiseksi.
Merkki 1. Teet suuria päätöksiä, muttet luota lukuihin
Ensimmäisten kymmenen työntekijän palkkaaminen, kahden vuoden toimistovuokrasopimuksen allekirjoittaminen, päätös rahoituksen keräämisestä tai runwayn pidentämisestä. Näillä päätöksillä on yksi yhteinen piirre. Ne vaativat taloudellista varmuutta, jota sinulla ei välttämättä vielä ole.
Jos huomaat tekeväsi vastaavia päätöksiä karkean tilannekuvan perusteella etkä mallin pohjalta, johon oikeasti luotat, kyse ei ole kassavirtaongelmasta. Se on taloustoiminnon ongelma. Numerot ovat olemassa, mutta niitä ei ole jäsennetty tavalla, joka tekisi päätöksenteosta nopeampaa tai selkeämpää. Tämän korjaa kokeneempi talousosaaminen – ei pelkästään siistimpi kirjanpito, vaan luvut, joiden pohjalta voi oikeasti toimia.
Merkki 2. Hallitus tai sijoittajat esittävät kysymyksiä, joihin et pysty vastaamaan nopeasti
“Mikä on runwaymme pessimistisessä skenaariossa?”
“Miten CAC kehittyy, jos palkkaamme kaksi myyjää lisää?”
“Mikä on Q1:n markkinointipanostusten takaisinmaksuaika?”
Nämä eivät ole kohtuuttomia kysymyksiä. Mutta jos niihin vastaaminen vie kolme päivää ja vaatii paljon Excelin pyörittelyä, käytät toimitusjohtajan aikaa talousanalyytikon tehtäviin. Ja todennäköisesti esität lukuja pienemmällä varmuudella kuin hallituksesi ansaitsisi.
Kuten Greenstepin Oliver Lindholm toteaa Startupin talousoppaassa: sijoittajia ei kiinnosta, onko ennusteesi 420 miljoonaa vai 480 miljoonaa euroa. Heitä kiinnostaa, ymmärrätkö, miten liiketoimintasi toimii numeroiden valossa. Jos sinun on vaikea osoittaa tätä, tarvitset jonkun, jonka tehtävänä on ylläpitää tätä ymmärrystä – ei vain silloin, kun sinulle jää siihen aikaa muiden prioriteettien lomassa.
Merkki 3. Kuukausikirjanpito on myöhässä, kivulias tai molempia
Alkuvaiheessa kirjanpito laahaa muutaman viikon jäljessä. Se on normaalia. Mutta jos johdon kuukausiraportit valmistuvat toistuvasti 3–4 viikkoa kuukauden päättymisen jälkeen tai eivät valmistu lainkaan, olet menettänyt kyvyn tehdä korjausliikkeitä reaaliajassa.
Siinä vaiheessa, kun huomaat toisen vuosineljänneksen (Q2) olleen odotettua heikompi, olet jo puolivälissä kolmatta neljännestä (Q3).
Myöhästyneet talousraportit ovat yleensä oire jostakin kahdesta asiasta: joko kirjanpidon järjestelyt eivät enää kestä tapahtumien määrää ja monimutkaisuutta, tai kukaan ei ole määritellyt sulkuprosessin omistajuutta. Molemmat ovat korjattavissa, mutta kumpikaan ei korjaannu odottamalla.
Merkki 4. Käytät merkittävän osan toimitusjohtajan ajastasi taloushallinnon rutiineihin
Tämä on Kuva Spacen Jarkko Antilan havainto, ja se on hyvin rehellisesti sanottu:
”Aina kun koet, että taloushallinnon rutiinit estävät sinua tekemästä sitä työtä, jolla on oikeasti merkitystä – tuotteen rakentamista, myyntiä, tiimin johtamista – se on merkki.”
Esimerkki tällaisesta tilanteesta voisi olla seuraava. Olet itse perimässä laskujen hyväksyntöjä, vastaamassa kirjanpitäjän kysymyksiin, ylläpitämässä kassavirtaennustetta ja valmistelemassa hallitusmateriaaleja. Kaikki nämä asiat täytyy tehdä, mutta niiden ei pitäisi tässä vaiheessa viedä tunteja viikostasi.
Hyvä nyrkkisääntö: seuraa yhden viikon ajan, montako tuntia käytät talouteen liittyviin tehtäviin, jotka eivät ole strategisia (eli eivät ole varainhankintaa, hinnoittelupäätöksiä tai hallituskeskusteluja). Jos aikaa kuluu yli 3–4 tuntia, se on suoraan pois tuotekehityksestä ja myynnistä.
Merkki 5. Saat tukia, sinulla on useita yhtiöitä tai teette liiketoimintaa ulkomaille
Heti kun yrityksesi saa julkisen tuen, perustaa tytäryhtiön toiseen maahan tai alkaa laskuttaa asiakkaita useissa valuutoissa, talousfunktion monimutkaisuus kasvaa merkittävästi – eikä useimpia kirjanpitoratkaisuja ole rakennettu tätä varten.
Tukien raportointi edellyttää tarkkaa työaikojen ja kustannusten kohdentamista. Moniyhtiörakenne vaatii konsolidointia. Rajat ylittävä laskutus puolestaan edellyttää arvonlisäveron käsittelyä eri verotusalueilla. Nämä eivät välttämättä vaadi kokoaikaista talousjohtajaa (CFO:ta), mutta ne vaativat oikeaa osaamista ja sopivia järjestelmiä, jotta niitä voidaan hoitaa asianmukaisesti.
Distance Technologiesin talousjohtaja Vilhelmiina Kilpeläinen kuvaa tämän selkeästi Startup Finance Guide -oppaassamme: talousfunktion tehtävänä on antaa johtoryhmälle yksi selkeä viesti – tämä on kassankulutuksemme (burn), tämä on kassamme riittävyys (runway), ja tässä ovat edellytykset. Tätä viestiä ei voi välittää, jos samaan aikaan yritetään hallita kolmen yhtiön konsolidointia Excelissä.
Merkki 6. Olet 6–12 kuukauden päässä rahoituskierroksesta
Sijoittajat odottavat tilinpäätöstä, joka on auditointivalmis. He odottavat datan täydentämistä päivissä, ei viikoissa. He odottavat perustajaa, joka pystyy vastaamaan yksikkötaloutta koskeviin kysymyksiin ilman, että joutuu tarkistamaan tietoja.
Mikään tästä ei toteudu, jos alat valmistautua viikkoa ennen ensimmäistä sijoittajatapaamista. Series A -kierroksen vaatiman talousinfrastruktuurin täytyy olla kunnossa ja toimia vähintään kuusi kuukautta ennen kuin sitä todella tarvitset.
Yleisin versio tästä virheestä: startup kerää seed-rahoituksen, rekrytoi nopeasti (usein liian nopeasti, kuten Measurlabsin Teemu Myllymäki kuvaa Startupin talousoppaassa), ja päätyy Series A -keskusteluihin kirjanpidolla, jota on vaikea varmentaa, sekä ennusteilla, jotka eivät kestä tarkempaa tarkastelua. Korjaaminen on lähes aina kalliimpaa ja vie enemmän aikaa kuin rakentaminen oikein alusta asti.
Jos suunnittelet rahoituskierrosta seuraavan vuoden aikana, oikea aika päivittää talousfunktiosi on nyt – ei silloin, kun term sheet -keskustelut alkavat.
Merkki 7. Henkilöstömäärä kasvaa nopeammin kuin talousprosessit skaalautuvat
Rekrytointi on kallein ja operatiivisesti monimutkaisin asia, mitä startup tekee. Jokainen uusi työntekijä tuo mukanaan palkkahallinnon velvoitteita, mahdollisesti osakepohjaisia järjestelyjä, kulujen hallintaa sekä monissa maissa sääntelyvaatimuksia, jotka astuvat voimaan tietyissä henkilöstömäärän rajoissa.
Startupin talousoppaan mukaan kaksi asiaa rikkoutuu ensimmäisenä startupien kasvaessa: työajan seuranta (erityisesti tukiraportointia varten) sekä laskujen ja ostojen hallinta. Kun tähän lisätään nopea henkilöstökasvu, seurauksena on talousfunktio, joka hukkuu operatiivisiin yksityiskohtiin, eikä pysty keskittymään strategiseen työhön, jolla on eniten merkitystä.
Tämän merkin tunnistaminen on hienovaraista: et ole kriisissä, mutta talous alkaa muodostua pullonkaulaksi sen sijaan, että se tukisi toimintaa. Päätöksenteko hidastuu, koska luvut valmistuvat hitaammin. Perehdytys on sekavampaa, koska järjestelmät eivät skaalaudu. Nämä ovat kitkatekijöitä, jotka kasaantuvat ajan myötä.
Mitä seuraavaksi?
Näiden merkkien tunnistaminen ei automaattisesti tarkoita täysipäiväisen talousjohtajan (CFO) palkkaamista. Useimmille seed-vaiheen ja Series A -kierroksen välissä oleville startupeille ratkaisu on hienosäädetympi.
Osa-aikainen (fractional) CFO tuo kokeneen talousjohtamisen käyttöösi – henkilön, joka on nähnyt kymmeniä saman vaiheen yrityksiä – ilman täysipäiväisen johtajan kustannuksia. Greenstepillä monet startup-asiakkaat aloittavat vain muutamalla tunnilla kuukaudessa: juuri sen verran, että saadaan rakennettua luotettava talousmalli, siivottua kirjanpito ja annettua perustajalle someone sparraamaan päätöksiä kriittisesti. Roolin laajuus kasvaa yrityksen mukana.
Päivitetty taloustiimi voi tarkoittaa esimerkiksi osa-aikaisen controllerin lisäämistä tai siirtymistä yleiskirjanpitäjästä (generalist) startup-kokemusta omaavaan kirjanpitäjään tai laskentatoimen ammattilaiseen. Kysymys ei ole vain siitä, kuinka paljon talousresursseja tarvitset – vaan millaista osaamista.
Paremmat järjestelmät ratkaisevat joskus ongelmia, jotka näyttävät henkilöstöongelmilta. Jos pullonkaulana on Google Sheet -pohjainen kassavirtaennuste, johon kukaan ei luota, tai laskuprosessi, joka nojaa yhden henkilön sähköpostiin, järjestelmän korjaaminen voi tuoda merkittävää lisäaikaa ennen uuden henkilön palkkaamista.
Totuus on, että useimmat perustajat odottavat liian pitkään. Siinä vaiheessa kun tilanne tuntuu kiireelliseltä, on jo kertynyt korjattavaa ja päätöksiä on tehty heikommalla tiedolla kuin olisi pitänyt. Mitä aikaisemmin reagoit näihin signaaleihin, sitä halvempi ja vähemmän häiritsevä ratkaisu on.
Mistä liikkeelle?
Jos tunnistat kolme tai useampia yllä mainituista merkeistä, kannattaa käydä keskustelu siitä, missä startupinne talousosasto on nyt ja mitä se jatkossa tarvitsee. Tässä ei ole kyse myyntipuheesta, vaan rehellisen arvion tekemisestä.
Jos olet vielä aikaisemmassa vaiheessa ja rakennat perustuksia, aloita Startupin talousoppaasta. Opas käsittelee kassavirtamallinnusta, sijoittajien kiinnostuksen kohteita ja talousosaamisen tarpeen lisääntymisen tunnistamista.
Jos haluat keskustella siitä, millaista lisäarvoa talousosaaja voisi tuoda yritykseesi, Greenstepin startupeihin erikoistunut CFO-tiimi työskentelee kasvuyritysten kanssa Pohjoismaissa ja muualla Euroopassa.
—
Tämä on jatko-osa artikkelille Startupin talousopas: Kun omaa talousjohtajaa ei vielä ole. Artikkelisarja perustuu keskusteluihin perustajien ja CFOiden kanssa, jotka ovat navigoineet läpi talousosaston rakentamisen ja varhaisten vaiheiden.
