Palkka-avoimuus 2027: palkkadata kuntoon

EU:n palkka-avoimuusdirektiivin (2023/970) tavoitteena on vahvistaa samapalkkaisuutta lisäämällä palkkauksen läpinäkyvyyttä. Suomessa lakimuutosten on ehdotettu tulevan voimaan 1.1.2027, mutta lopullinen sääntely vahvistuu vasta lainsäädäntöprosessin päätyttyä.

Mitä raportoidaan ja ketä raportointivelvoite koskee?

Palkka-avoimuuden raportoinnin tavoitteena on tehdä naisten ja miesten palkkaerot näkyviksi sekä vahvistaa palkkatasa-arvon valvontaa. Työnantaja ilmoittaa tiedot Tulorekisteriin, jonka kautta Tilastokeskus muodostaa ja toimittaa tarvittavat tiedot tasa-arvovaltuutetulle.

Raportointi alkaa vaiheittain työnantajan henkilöstömäärän mukaan:

Alle 100 työntekijän työnantajilla ei ole uutta lakisääteistä ilmoitusvelvollisuutta Tulorekisteriin, mutta muut palkka-avoimuuteen liittyvät velvoitteet koskevat työnantajia koosta riippumatta.

Lasketaanko konsernin henkilöstö yhteen?

Raportointirajat arvioidaan työnantaja- ja y-tunnuskohtaisesti. Konsernin emoyhtiön ja tytäryhtiöiden henkilöstömääriä ei lähtökohtaisesti lasketa yhteen, vaan jokaisen yhtiön velvoitteet arvioidaan erikseen.

Y-tunnus ei kuitenkaan rajaa palkkatasa-arvoon liittyvää vastuuta. Tasa-arvolain syrjintäkiellossa työnantajaan rinnastetaan myös emo- tai tytäryhtiö siltä osin kuin se päättää toisen konserniyhtiön palkka- tai palvelussuhteen ehdoista.

Mitä palkkatietoilmoituksella ja erillisilmoituksella raportoidaan?

Palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan muun muassa rahapalkat, palvelussuhteen tyyppi, säännöllinen sovittu viikkotyöaika ja osa-aikaisuuden prosentti. Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan työntekijäryhmittäin sukupuolten väliset palkkaerot tavallisessa peruspalkassa, täydentävissä palkan osissa ja muuttuvissa palkan osissa. Työnantajan vastuulla on varmistaa tietojen oikeellisuus sekä määritellä ja dokumentoida työntekijäryhmät tarkoituksenmukaisesti.

Raportointi alkaa työntekijäryhmistä

Raportoinnin tarkoitus ei ole ainoastaan tuottaa tietoja viranomaisille. Sen avulla työnantaja saa näkyviin, miten palkkaus muodostuu eri työntekijäryhmissä ja missä mahdolliset palkkaerot syntyvät.
Luotettava raportointi edellyttää, että työnantaja tunnistaa samaa tai samanarvoista työtä tekevät työntekijät. Työntekijäryhmiä ei voida muodostaa automaattisesti pelkästään tehtävänimikkeen, ammattiluokan tai työehtosopimuksen perusteella. Ryhmittelyn tulee perustua organisaation tehtäviin, vastuisiin ja työn vaativuuteen.

Huomionarvoista on, että työntekijäryhmittelyä ei voi jättää ensimmäiseen raportointiin. Samoja ryhmiä tarvitaan jo 1.1.2027 alkaen työntekijöiden palkkatietopyyntöihin vastaamisessa.

Lue myös: Palkka-avoimuus 2027 – työnantajan on toimittava nyt

Mitä jos palkkaeroja löytyy?

Erot palkkatasoissa eivät automaattisesti tarkoita syrjintää. Työnantajan pitää kuitenkin ymmärtää, mistä ero johtuu ja pystyä perustelemaan se hyväksyttävillä ja syrjimättömillä perusteilla. Mikäli naisten ja miesten keskipalkkatasojen ero on vähintään 5 prosenttia jossakin samaa tai samanarvoista työtä tekevässä työntekijäryhmässä eikä eroja pystytä hyväksytysti perustelemaan, vähintään 100 työntekijän työnantajan on tehtävä yhdessä henkilöstön edustajien kanssa palkka-arviointi.

Palkka-arvioinnin tarkoituksena on selvittää palkkaeron syyt, arvioida palkkausjärjestelmää ja määrittää tarvittavat toimenpiteet perusteettomien palkkaerojen korjaamiseksi. Arviointi tehdään yhdessä henkilöstön edustajien kanssa ja toimitetaan tasa-arvovaltuutetulle. Palkka-arviointi ei korvaa nykyistä tasa-arvolain mukaista palkkakartoitusta ja tasa-arvosuunnitelmaa, vaan täydentää sitä.

Ovatko HR- ja palkkajärjestelmät valmiita raportointiin?

Tulorekisterin lisäksi palkkadataa tarvitaan työntekijöiden tietopyyntöihin, palkkakeskusteluihin ja palkkakartoitukseen, ja johto käyttää sitä päätöksenteossa. Jos tiedot ovat eri järjestelmissä ja ne täytyy koota käsin, jokainen näistä tehtävistä vie tarpeettoman paljon aikaa.

Hyvä pikatesti on valita yksi tehtävä ja selvittää, mihin työntekijäryhmään se kuuluu, mikä ryhmän keskipalkka on naisilla ja miehillä ja kuka tiedon voi antaa. Jos vastaus vaatii useita Excel-tiedostoja ja kolme henkilöä, data ei ole vielä valmis.

Mistä kannattaa aloittaa?

Aloita työntekijäryhmistä, koska ne ratkaisevat kaiken muun. Kun tehtävänkuvat, vaativuustasot ja ryhmät ovat ajan tasalla, palkkaerot voi laskea ja niiden syyt selvittää. Vasta sen jälkeen kannattaa katsoa järjestelmiä: saadaanko tarvittavat tiedot ulos ilman raskasta käsityötä, ja onko pääsy tietoihin rajattu tietosuojan edellyttämällä tavalla?

1. Selvitä velvoitteet. Tarkista henkilöstömäärä ja se, milloin ensimmäinen ilmoitus on tehtävä. Konsernissa arvioi jokainen y-tunnus erikseen.
2. Päivitä tehtävät ja ryhmät. Varmista, että tehtävänkuvat ja vaativuustasot vastaavat nykyistä organisaatiota, ja muodosta samaa ja samanarvoista työtä tekevät ryhmät.
3. Laske palkkaerot. Tarkista, pystytkö laskemaan ryhmittäin naisten ja miesten keskipalkat ja selittämään erot.
4. Testaa järjestelmät. Hae tarvittavat tiedot HR- ja palkkajärjestelmistä ja katso, kuinka paljon käsityötä tarvitaan.
5. Sovi pääsyoikeudet. Päätä, kuka näkee mitkä tiedot, ja huomioi pienten ryhmien tietosuoja.
   Nimeä omistajat. Sovi, kuka vastaa datasta, analyysista, tietopyynnöistä ja raportoinnista.
   Kuvaa prosessi. Kirjaa, miten tieto kulkee järjestelmästä raportille ja kuka tarkistaa sen.

Kun palkkarakenne, työntekijäryhmät ja data ovat kunnossa, samoista tiedoista saadaan sekä viranomaisraportti että vastaus työntekijän tietopyyntöön. Samalla havainnollistuu sisäisesti, missä palkkaeroja on ja miten palkitsemista kannattaa kehittää.

Haluatko tarkistaa, ovatko palkkadata ja järjestelmänne valmiit?

Ota yhteyttä

Lähteet:

• Palkka-avoimuus – tulorekisteri 
• Edilex
• Valtioneuvosto
• EUR-Lex