Säästä rahaa ja motivoi tiimiläisiäsi - automatisoi manuaaliset työvaiheet

Illustration image
Tomi paapio

Tomi Paapio

Business Lead, Automation Services

Haluaisitko vapauttaa jopa 20% tiimisi rutiineihin käytetystä työajasta olennaisempiin tehtäviin?

Työvaiheiden automatisointi on avain tehokkaaseen, korkealaatuiseen ja mielekkääseen työhön. Tartuimme Greenstepillä tätä härkää sarvista muutama vuosi sitten huomattuamme, että asiakas saa parasta mahdollista palvelua silloin, kun asiantuntija voi keskittyä proaktiivisesti asiakasyrityksen tarpeisiin rutiininomaisten kirjausten, tarkistusten ja muun manuaalityön sijaan. Nykyään automaatioiden parissa työskentelee yli 50 greenstepiläistä. Käytännössä automaatiovelhomme työskentelevät seuraavien asioiden parissa:

  • Järjestelmien väliset integraatiot, joiden avulla tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen
  • Manuaalitöiden automaatio ohjelmistorobotiikan (RPA) keinoin
  • Työtä helpottavien sovellusten (PowerApp) toteuttaminen

Luonnollisena jatkumona pääosin itsellemme toteutettuihin automaatioihin, olemme alkaneet tarjota palvelua myös asiakkaillemme. Automaatio ja RPA ovat jo olleet työkaluina mukana useissa asiakkaillemme toteutetuissa prosessikehityshankkeissa. Tavoitteena on poistaa turhia ja tuplatehtäviä, parantaa tehottomia välivaiheita, ja etenkin auttaa tunnistamaan tehtäviä, jotka voidaan automatisoida esimerkiksi robotiikan avulla.

Integraatiot

Integraatioiden tarkoituksena on liikuttaa dataa lähdejärjestelmästä ajastetusti ja automaattisesti joko toiseen järjestelmään, tietovarastoon tai suoraan raportointikoneistoon. Kokemuksemme mukaan yrityksen menestyminen vaatii tehokasta datan siirtoa ja integraatioita eri järjestelmien välillä. Usein datan siirto järjestelmästä toiseen aiheuttaa ongelmia ja tehottomuutta, mikäli tietoa siirretään

  1. manuaalisesti
  2. aikatauluttamatta
  3. epäluotettavasti tai turvattomasti


Käyttämällä laadukkaasti suunniteltuja ja ylläpidettyjä integraatioita, sinun ei tarvitse huolehtia mistään edellä mainituista seikoista. Tärkeintä on varmistaa, että integraatiot ovat automatisoituja, luotettavia ja tietoturvallisia. Olemme toteuttaneet integraatioita yli 100 järjestelmän välille sekä raportointia varten ja näiden kehittäminen onkin pitkäaikaisinta osaamistamme. Jos mikäli pohdit, olemmeko tehneet integraatioita käyttämiesi järjestelmien välillä, todennäköisesti olemme.

Ohjelmistorobotiikkaratkaisut

Eri RPA-ratkaisuja alettiin Greenstepillä tutkimaan lähtökohtana kehittää asiakkaiden meiltä saamaa palvelua. Olemmekin vapauttaneet työntekijöidemme aikaa tehtäviin, joissa vaaditaan mm. luovaa päättelyä, analyyttisyyttä ja poikkeuksien hallintaa – sekä myös vähentäneet työn hajanaisuutta.

Olemme oppineet hyviä käytäntöjä RPA:n soveltamiseksi – etenkin ihmisen inhimillisten virheiden korjaamisessa ja ennaltaehkäisyssä. On selvää, että virheitä tapahtuu, vaikka työntekijä olisi miten taitava. Olemmekin rakentaneet laadun takaamiseksi useita automaattisia tarkistuksia ja muistutuksia asiantuntijoidemme prosessiosaamista hyödyntäen. Esimerkkejä tekemistämme työtä helpottavista automaatioista ovat mm. palkka- ja kirjanpitojärjestelmän väliset täsmäytykset, automaattiset maksut määritettyjen sääntöjen perusteella matka-, kulu- ja ostolaskuissa sekä muistutukset maksamattomista palkoista, vuodenvaihteen etuusmuutoksista ja hyväksymättömistä tilisiirroista.

Power Platform – sovellukset helpottamaan työtä

Entä jos pitkään pohtimasi työnkulku voitaisiin automatisoida näppärästi käyttäen ulkopuolista sovellusta? Microsoftin PowerPlatform on meillä havaittu monipuoliseksi työkaluksi työn tehostamisessa ja etenkin uusien työkalujen toteuttamisessa. Alustalla voidaan rakentaa räätälöityjä sovelluksia moneen eri tarpeeseen, integroida eri työvaiheita saumattomasti keskenään ja hyödyntää eri datalähteitä monipuolisesti. Esimerkiksi asiakkaamme henkilöstöhallinnolle pystyttiin parissa päivässä rakentamaan sovellus korvaamaan perinteiset osaamiskartoitukset ja kehityskeskustelut, sekä niihin liittyvä excel- ja lomakerumba.

Power Platform mahdollistaakin helposti eri liiketoimintojen ideoiden testauksen matalalla kynnyksellä - ennen mahdollista isoa investointipäätöstä kokonaisen ohjelman rakentamiseen. Valitsemme asiakasprojekteihin sopivimman kehittäjän osaamisprofiilin mukaan niin, että hän pystyy viemään toteutusprojektin alusta loppuun.

Työskennellään yhdessä tehokkaammin ja älykkäämmin

Meille on kertynyt huomattavaa osaamista automaatiokohteiden tunnistamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon. Sinun ei siis itse tarvitse vielä tietää, missä automatisoitavia työvaiheita piilee – autamme sinua löytämään ne. Tämän jälkeen tulkitsemme liiketoimintasi ja järjestelmäkokonaisuutesi erityispiirteitä siten, että automaatiosta saadaan paras hyöty irti. Ole yhteydessä minuun, mikäli artikkeli herätti mielenkiintoa! Sparraan kanssasi mielelläni!

Tomi Paapio
Business Lead, Automation Services
tomi.paapio@greenstep.fi
+358400444389