Tomi Paapio – Mies Greenstepin automaatiopalveluiden takana

Monipuolisen taustan omaava Tomi aloitti Greenstepillä syyskuussa 2023. Tomi on työskennellyt aiemmin mm. järjestelmäkonsulttina sekä vetänyt vuosia erilaisia kehityshankkeita niin talouden, HR:n, palkkahallinnon kuin muidenkin toimintojen prosessikehityksen otsikoiden alla.

Automaatio vei miehen mennessään vuonna 2015 ja sillä tiellä ollaan edelleen.

– Pidän automaatioprojekteista paljon; parhaimmillaan automaation avulla saavutetaan paljon elämää helpottavia asioita ja huonoimmillaankin opitaan, mikä toimii heikosti ja missä pitää parantaa.

Tomi siirtyi kehittämään Greenstepin automaatiopalveluita isot suunnitelmat mielessään.

– Greenstep oli itselleni erittäin mielenkiintoinen yhtiö. Sillä oli laajasti talous- ja tilipuolen ympärille keskittynyttä toimintaa uniikisti paketoituna kokonaisuutena, jolloin se pystyy tarjoamaan suurimmalle osalle yhtiöitä jotain hyödyllistä, parhaimmillaan lähes koko palveluvalikoimaa. Eri automaatioratkaisut tuovat hyvin lisäarvoa muille palveluille ja toimivat erinomaisesti omana palvelualueenaankin.

Mikä siinä automaatiossa sitten kiinnostaa?

Maailma automatisoituu, pysytkö mukana?

Automaatiohanke lähes pakottaa miettimään asioita uudella tavalla. Usein onnistunut automatisointi vaatii vähintäänkin kevyttä prosessikehitystä, jotta sen hyödyt saadaan ulosmitattua. Lisäksi ratkaisujen suunnittelussa auttaa, kun asioita ajattelee luovasti ja osaa huomioida prosessin (ja organisaation) eri tahot.

– Pidän automaatiosta henkilökohtaisesti, koska sen parissa pääsee nörtteilemään. Pääsen keksimään uusia ratkaisuita ihmistyössä oleviin haasteisiin, jotta asiat tapahtuisivat nopeammin ja paremmin kuin aiemmin. Kyseessä on ongelmanratkaisua, jota voi tehdä menestyksekkäästi myös ilman syvällistä koodaustaitoa.

Maailman digitalisoituessa automaatioon alkaa törmätä joka käänteessä. Yrityksillä onkin tuhannen taalan paikka miettiä, miten automaatiota hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla lisääntyvän datamäärän hallinnassa.

– Automaation kehitys on ottanut isoja harppauksia käsityön vähentämisestä kohti sen poistamista kokonaan, prosessien optimointia ja tiedon liikkumisen reaaliaikaistamista. Jos automaatioratkaisu saadaan suunniteltua ja toteutettua hyvin, työkalut muuttuvat paremmiksi, työn tekemisen mielekkyys kasvaa ja ihmiset ovat tyytyväisempiä työssään.

Automaatio on myös hyvä käsittää laajemmin, kuin vain ohjelmistorobotteina (RPA): sitä on periaatteessa kaikki toiminta, joka tähtää prosessin ja sen datan automaattiseen kulkuun alusta loppuun. Siihen voi kuulua erillisten työtä tukevien sovellusten toteuttaminen, integraatiot ja se RPA – unohtamatta muutoksia työn tekemisessä.

Esimerkkinä laajemmasta automatisoidusta prosessista Paapio mainitsee myyntilaskutukseen liittyvän automaation:

– Asiakkaalla myyntilaskutus kuukauden vaihteessa oli suuri ponnistus johtuen mm. tarpeesta useisiin tarkastuksiin. Suunnittelimme automaation, joka jo kuukauden aikana varoittaa, mikäli laskun perustana olevassa aineistossa ilmenee selvitettävää. Lisäksi kuukauden vaihteeseen lisättiin toiminto, joka laskun ollessa oikein, hyväksyy ja lähettää ne asiakkaille. Tarkistus tehdään sekä laskutusaineistoa että sopimushinnastoa vasten. Lopputuloksena säästyi sekä tarkistuksiin kuluvaa työaikaa, että jälkikäteiseen virheiden selvittelyyn käytettyä aikaa.

Onko automaatioratkaisuihin investointi oikea päätös kaikenlaisille organisaatioille?

Automaatioratkaisut sopivat käytännössä kaikille, kunhan ne räätälöidään tilanteeseen sopiviksi. Automaatiohanke on aina investointi, on sitten kyse selvityksestä, pilotoinnista tai laajemmasta hankkeesta ja useista toteutuksista. Ratkaisuiden suunnittelu ja käyttöönotto vie oman aikansa ja yritykset odottavat luonnollisesti saavansa tuottoa sijoitukselleen.

– Pienten yritysten kohdalla yksittäisen henkilön ajan säästö ei välttämättä ole se pääasiallinen syy, miksi automaatiosta kiinnostuttaisiin ja siihen haluttaisiin investoida. Toisaalta, jos yrityksessä esimerkiksi kaksi ihmistä tekee hyvin samanlaista työtä tai tehtävää, automaation avulla voidaan vapauttaa toisen henkilön työaikaa muihin tehtäviin. Jos suoraviivaisella täsmäsovelluksen toteutuksella tuotetaan hyötyä asiakkaille ja helpotetaan omaa tekemistä, voi pienikin yhtiö hyötyä Greenstepin automaatiopalvelusta. Tällainen voisi olla vaikkapa räätälöity asiakasportaali, Paapio kuvaa.

– Usein käy niin, että automatisoimalla esimerkiksi palvelun tuottamiseen liittyviä tehtäviä, palvelua voidaan tarjota asiakkaille edullisemmin ja paremmin, jolloin asiakaskokemus paranee.

Automaatioprojekteja suunnittelusta konkreettiseen toteutukseen

Tomi Paapio on päässyt tekemään automaatioprojekteja vajaan kymmenen vuoden aikana laidasta laitaan. Kysyttäessä mieleenpainuvimmista projekteista, hän luottaa konkretiaan.

– Eräällä yhtiöllä oli tavoitteena nopeuttaa tilinpäätöstään sekä samalla mahdollistaa maksaminen ja saapuneiden maksujen kirjaaminen nopeammin, Paapio kertoo, ja jatkaa:

Teimme aluksi talouden prosessien kokonaiskartoituksen ja sovimme selkeät askelmerkit ja prioriteetit etenemiselle. Määrittelimme myös mitä automaatiolla tavoitellaan ja miten suuriin muutoksiin oltiin valmiita. Kun tavoite oli selkeä, oli helppoa suunnitella millä ratkaisuilla maksuliikenne pystyttiin hoitamaan tavoitellusti päivittäin. Tämä osaltaan nopeutti kuukausikatkon valmistumista.

Itse projektin toteutus sujui hienosti ja yhtiössä päästiin tavoitteisiin suunnitellussa aikataulussa.

– Kokonaisvaltaisen ratkaisun suunnitteleminen on itselleni erittäin palkitsevaa. Harva yritys suhtautuu negatiivisesti prosessien tehostamiseen ja asioiden paremmin tekemiseen, ja projektit päätyvät lähes poikkeuksetta plussan puolelle.

Automaatiopalvelut merkittävänä osana Greenstepin palveluportfoliota nyt ja jatkossa

Työelämä muuttuu sähäkämmäksi ja marginaalit pienenevät jatkuvasti. Menestys on usein kiinni pienistä asioista ja mitä paremmin, nopeammin ja edullisemmin asiat voi tehdä, yleensä sen parempi.

Tomi Paapio näkee automaatiopalvelut erittäin merkittävänä osana Greenstepin palvelutarjoamaa tulevaisuudessa.

– Tavoitteenani on luoda ympärilleni ajattelumallia siitä, miten automaatiota voidaan hyödyntää ajankohtaisissa teemoissa. Esimerkiksi yritysten vastuullisuusasiat – miten keräätte tällä hetkellä tiedot vastuullisuusraporttianne varten, käsinkö? Pystyttäisiinkö näitä keräämään automaattisesti eri järjestelmistä ja helpottaa sitä taakkaa, jota pakolliseksi muuttuva vastuullisuusraportointi tuo tullessaan?

Suutarilla on Greenstepin tapauksessa kengät, sillä olemme luoneet erilaisia automaatioratkaisuita kattavasti eri puolille toimintojamme. Robotit työstävät tietoa mm. talouspalveluissamme ja olemme luoneet omia applikaatioita automaattista tietojen käsittelyä varten esimerkiksi henkilöstöanalytiikkaan.

– Vaikka olemme vielä niin sanotusti uusi tekijä automaatiopalveluiden markkinalla, oma toimintamme on jo pitkään ollut vahvasti automatisoitua. Olemme nyt rakentaneet kyvykkyyttä tuottaa samaa palvelua myös asiakkaillemme ja pystymme palvelemaan heitä monella eri tavalla. Puhtaasti teknisen puolen osaamisen lisäksi meillä on talon sisällä erittäin vahvaa osaamista niin talous-, HR-, vastuullisuus- ja monista muista alueista, joten prosessikehitys ja automatisoinnin suunnittelupohja on myös vahva.

Tomi Paapio kehottaa yrityksiä olemaan rohkeasti yhteydessä, vaikka selkeät kehityskohteet olisivatkin vielä suunnittelupöydällä.

– Vaikka asiat eivät olisi vielä kristallinkirkkaana mielessä, kannattaa olla yhteydessä. Jos mielessä on yhtään ajatuksen siementä töiden automatisoinniksi, voimme olla avuksi. Yhteinen keskustelutuokio usein selkeyttää ajatuksia ja pystymme nopeasti tunnistamaan, missä pystymme auttaa ja mistä kannattaa lähteä liikkeelle.

Tomi Paapio
Business Lead, Automation Services
tomi.paapio@greenstep.fi
+358400444389