5 talousprosessia, jotka kannattaa automatisoida ensin

Kysymys kuuluu: mitä kannattaa automatisoida ensin, jotta vaikutukset näkyvät mahdollisimman nopeasti niin ajankäytössä, laadussa kuin kustannuksissakin?

Ostolaskuprosessi on yhä taloushallinnon musta aukko - siksi sen automatisointi kannattaa aloittaa heti

Monessa yrityksessä ostolaskut ovat edelleen turhan usein se vaihe, jossa tehokkuus katoaa. Laskuja kierrätetään manuaalisesti, hyväksymisketjut ovat epäselviä ja tiliöinnit osuvat väärille kustannuspaikoille.

Automaation avulla koko prosessi - vastaanotosta hyväksyntään ja kirjanpitoon - voidaan suunnitella uudelleen.

Tämä ei tarkoita pelkkää nykyisten vaiheiden digitalisointia, vaan mahdollisuutta luoda täysin uusi toimintamalli: laskut tulevat sähköisinä, hyväksytään vaikkapa mobiilisti ja siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon oikeilla tileillä.

Kun Greenstep toteutti projektin A. Ahlströmin kanssa, nähtiin miten jopa usean tiimin välinen prosessi saatiin virtaviivaistettua niin, että sekä kontrolli että asiantuntijoiden työtyytyväisyys paranivat.

Ja sillä on kauaskantoisia vaikutuksia.

Matkalaskut ja kuitit eivät enää tarvitse manuaalisia vaiheita

Jos yrityksessäsi edelleen tulostetaan PDF-lomakkeita tai askarrellaan Exceleitä kuittien kanssa, maksatte käytännössä siitä, että käytätte aikaanne epäolennaiseen.

Matka- ja kululaskusovellus Bezala on kehitetty juuri tätä ongelmaa ratkaisemaan. Sovelluksessa kuitit kuvataan suoraan puhelimella ja järjestelmä ehdottaa automaattisesti oikean kustannuspaikan ja ALV-käsittelyn. Matkalaskut, kilometrikorvaukset ja päivärahat kirjautuvat suoraan kirjanpitoon, ja muistutukset puuttuvista kuiteista hoituvat ilman talousosaston vaivannäköä.

Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa, joissa liikkuvuus on osa arkea, matkalaskujen automatisointi on konkreettinen tapa palauttaa työrauha sekä tekijöille että kirjanpitäjille.

Tiliöinnin automaatio säästää aikaa ja parantaa laatua

Tiliöintiä ei yleensä ajatella suurena ongelmana, ennen kuin lukuvirhe osuu silmään tilintarkastuksessa tai kuukausiraportti vaatii ylimääräisen päivän työtä.

Pienet virheet tiliöinneissä voivat johtaa vääristyneeseen kuvaan taloudellisesta tilanteesta, eikä kukaan halua tehdä päätöksiä epäluotettavan datan pohjalta.

Automaatio ei tarkoita sitä, että kone tiliöisi kaiken yksin. Kyse on siitä, että järjestelmä osaa ehdottaa oikeita tilejä aiemman datan ja liiketoimintalogiikan perusteella. Tällöin kirjanpitäjän työ siirtyy perusrivien naputtelusta niiden tarkastamiseen ja poikkeusten käsittelyyn - eli enemmän ammattitaitoa vaativaan työhön.

Esimerkiksi Bezala käyttää tiliehdotuksia ja sääntöpohjaisia logiikoita, jotka oppivat sitä mukaa, kun sovellusta käyttää. Tämä vähentää virheitä ja nopeuttaa kuukausisulkuja ilman raskasta järjestelmämuutosta.

Konserniraportoinnin automaatio tuo johdon vaatimaa läpinäkyvyyttä

Monimutkaistuvat konsernirakenteet, tytäryhtiöt eri maissa ja useat kirjanpitojärjestelmät; konserniraportointi on usein yksi työläimmistä kokonaisuuksista talousosastolla.

Automatisoitu konserniraportointi ei tarkoita pelkkää datan keräämistä yhdelle taulukolle. Se tarkoittaa datan yhdistämistä, harmonisointia ja rikastamista tavalla, joka palvelee liiketoimintaa: reaaliaikaisia näkymiä, vertailukelpoisia raportteja ja läpinäkyvyyttä koko organisaation laajuudelta.

Tämä onnistuu vain, jos datan keruu ja käsittely on automatisoitu alusta lähtien. Manuaalisen Excel-yhdistelyn aika voi olla ohi myös sinun yrityksessäsi.

Palkkiot ja tulorekisteri-ilmoitukset sujuvat ilman vaivalloisia manuaalisia vaiheita

Palkkiot, freelancer-sopimukset ja kertaluontoiset maksut ovat usein hallinnollisesti yllättävän työläitä. Palkkion saajilta pitää kerätä verokortti, maksaa ennakonpidätys ja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin ajallaan.

Tässä kohtaa monet yritykset joutuvat turvautumaan sähköposteihin, käsin täytettyihin lomakkeisiin ja Exceliin. Automaation avulla prosessi voidaan viedä kokonaan digitaaliseksi - työntekijä täyttää lomakkeen, järjestelmä tarkistaa veroprosentin ja siirtää tiedot suoraan maksujärjestelmään ja tulorekisteriin.

Greenstepin tarjoaman Bezalan kautta prosessi toimii saumattomasti ilman epäselvyyksiä tai viivästyksiä, jotka voivat pahimmillaan johtaa sanktiomaksuihin.

Taloushallinnon automaation ei tarvitse olla massiivinen järjestelmäprojekti

Yhteistä näille viidelle prosessille on se, että ne ovat riittävän konkreettisia, rajattuja ja toistuvia, eli juuri oikeanlaisia automatisoinnin kohteita. Ne eivät vaadi valtavaa uudistusta, vaan voivat usein nojata jo olemassa oleviin ratkaisuihin.

Aloita siitä, missä manuaalinen työ kirvelee eniten. Kokeile, mittaa ja laajenna. Me Greenstepillä voimme auttaa sinua valitsemaan oikean aloituskohdan ja etenemään ketterästi, mutta laadusta tinkimättä.

Ota yhteyttä, niin keskustellaan, miten taloushallinnon automaatio voi palvella teidän liiketoimintaanne!