Uudistettu kaupparekisterilaki (564/2023) on tullut voimaan 1.6.2023. Lakia sovelletaan vaiheittain ja osa uusista säännöksistä tulee voimaan vasta vuosina 2025 ja 2026. Lakimuutoksen tarkoituksena on antaa Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) tehokkaampia keinoja parantaa kaupparekisteritietojen ajantasaisuutta sekä edistää digitalisaatiota. Lisäksi lakimuutos tuo varmuutta kaupparekisteritietojen käyttäjille, että rekisterin tiedot ovat luotettavia ja kattavia.
Kaupparekisteritietojen tarkistus vuosittain ja laiminlyöntien seuraamukset
Lakimuutoksella kiristettiin ja lisättiin yhtiöiden rekisteröintivaatimuksia. Osakeyhtiöillä ja osuuskunnilla on velvollisuus tarkastaa kaupparekisteriin merkityt tiedot kalenterivuosittain. Lisäksi tarkastamisvelvollisuus on eurooppayhtiöillä, eurooppaosuuskunnilla ja sivuliikkeen perustaneilla ulkomaisilla elinkeinonharjoittajilla. Mikäli kaupparekisteriin merkittyjä tietoja ei tarkasteta, PRH voi vuodesta 2025 alkaen määrätä ilmoitusvelvolliselle 300 euron laiminlyöntimaksun. Julkisille osakeyhtiöille ja eurooppayhtiöille maksu on 600 euroa.
Laiminlyöntimaksu voidaan määrätä esimerkiksi tilanteessa, jossa yhtiön osoite puuttuu, rekisteritiedoissa on virheitä tai tilinpäätös on puutteellinen. Virheellisiä rekisteritietoja voi muun muassa olla lainvastainen hallitus tai hallitus puuttuu kokonaan rekisteröidyistä tiedoista taikka tilintarkastaja on auktorisoimaton.
Edunsaajatietoja ja tilinpäätöstietoja koskeva laiminlyönti sekä yhtiön poistaminen kaupparekisteristä
Yhtiön velvollisuus ilmoittaa tosiasialliset edunsaajatiedot kaupparekisteriin perustuu rahanpesulain säädöksiin. Lainmuutoksen myötä PRH voi poistaa yhtiön kaupparekisteristä, jos yhtiö on laiminlyönyt tosiallisten edunsaajien ilmoituksen antamisen.
Jo ennen lakimuutostakin PRH on voinut asettaa yhtiön selvitystilaan tai poistaa yhtiön rekisteristä, mikäli tilinpäätöksen ilmoittaminen viivästyy yli vuoden tilikauden päättymisestä, eikä yhtiö kehotuksista huolimatta ilmoita tilinpäätöstä kaupparekisteriin.
Sähköisen asioinnin edistäminen
Lähes kaikkien yhtiöiden on vuodesta 2026 alkaen toimitettava kaupparekisteriin perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoitukset, tilinpäätökset ja muut kaupparekisterille annettavat tiedot sähköisesti YTJ-palvelussa. Velvollisuus sähköiseen asiointiin ei koske yksityisiä elinkeinonharjoittajia, yhdistyksiä eikä säätiöitä. Ilmoitusten ja asiakirjojen toimittaminen paperilla ei ole enää mahdollista muuten kuin erityisestä syystä.
Muutoksia yksityisen elinkeinonharjoittajan rekisteröitymisessä
Lakimuutoksen myötä yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimiyrittäjän) ei lähtökohtaisesti tarvitse enää rekisteröityä kaupparekisteriin, ellei hän itse niin halua tehdä. Yksityisellä elinkeinonharjoittajalla on rekisteröintivelvollisuus, kun muun muassa yritystoiminnassa käytetään toiminimeä tai tilinpäätös on kirjanpitolain perusteella ilmoitettava rekisteröitäväksi. Lakimuutokset eivät kuitenkaan vaikuta yksityisen elinkeinonharjoittajan velvollisuuteen ilmoittautua Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin.
Julkaistu 19.06.2023