Prosessilouhinnan konkreettisia käyttötapauksia

Prosessilouhinta tukee prosessien jatkuvaa kehittämistä organisaatioissa ja on osa modernin toiminnan kehittämistä.

Sen sijaan että kysyttäisiin “miten prosessimme etenee”, prosessilouhinta kysyy: “Miten prosessi on oikeasti edennyt jokaisessa yksittäisessä tapauksessa?” Kun järjestelmien tapahtumatieto tuodaan näkyväksi, prosessilouhinta auttaa organisaatioissa saamaan läpinäkyvyyttä toiminnan todellisuuteen, ja organisaatio saa ensimmäistä kertaa faktapohjaisen näkymän siihen, mitä kulissien takana tapahtuu.

Miksi prosessilouhinta on nyt ajankohtaista?

Prosessilouhinta eli process mining on noussut viime vuosina yhdeksi yritysten tärkeimmistä kehittämisen työkaluista.

Digitalisaation myötä organisaatioiden prosesseista kertyy valtavasti dataa, mutta sen hyödyntäminen tehokkaasti vaatii uusia menetelmiä. Prosessilouhinnan avulla voidaan analysoida ja kehittää prosesseja faktoihin perustuen, ei vain oletusten tai mallinnusten varassa. Tämä mahdollistaa sen, että yritykset tunnistavat prosessien kehityskohteet nopeasti ja kohdistavat toimenpiteet sinne, missä niillä on suurin vaikutus.

Prosessilouhinta auttaa eri toimialojen organisaatioita saamaan datasta parhaan mahdollisen hyödyn, tehostamaan toimintaa ja parantamaan suorituskykyä. Se onkin nyt olennainen osa modernin yrityksen työkalupakkia, kun tavoitteena on jatkuva kehittäminen ja kilpailukyvyn vahvistaminen.

Prosessilouhinnan perusteet: mistä on kyse?

Prosessilouhinta perustuu yrityksen tietojärjestelmien tuottaman transaktiodatan hyödyntämiseen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että prosessien todellinen kulku voidaan rekonstruoida ja visualisoida suoraan datasta, jolloin syntyy niin sanottu digitaalinen kaksonen prosessista. Näin yrityksen prosessien kehittämiseen saadaan täysin uudenlainen, faktaan perustuva näkymä.

Prosessilouhinta auttaa tunnistamaan, missä prosessin vaiheissa syntyy viiveitä, poikkeamia tai muita kehityskohteita, ja paljastaa juurisyyt nykyisten haasteiden taustalla. Tämän avulla kehittämiseen voidaan keskittää resurssit juuri niihin kohtiin, joilla on suurin vaikutus sekä ajallisesti että taloudellisesti.

Prosessilouhinta mahdollistaa siis prosessien jatkuvan parantamisen ja tehokkuuden nostamisen uudelle tasolle.

Lue lisää: Miltä prosessilouhinta näyttää tulevaisuudessa?

Mitä dataa tarvitaan prosessilouhintaa varten?

Jotta prosessilouhinta voidaan toteuttaa onnistuneesti, tarvitaan yksityiskohtaista ja laadukasta dataa prosessien toiminnasta. Tätä dataa voidaan kerätä esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmistä, asiakastietojärjestelmistä tai tiketöintijärjestelmistä - käytännössä mistä tahansa järjestelmästä, joka tallentaa prosessin etenemiseen liittyviä tapahtumia.

Datan tulee olla riittävän tarkkaa, jotta prosessin olennaiset vaiheet ja poikkeamat voidaan tunnistaa. Lisäksi on tärkeää, että data on kontekstualisoitu: esimerkiksi tapahtumien väliset yhteydet ja prosessin eri osien riippuvuudet tulee olla kuvattuina, jotta analyysi antaa oikean kuvan prosessin toiminnasta. Näin prosessilouhinnan avulla voidaan pureutua syvälle prosessien kehittämiseen ja löytää aidosti vaikuttavat parannuskohteet.

Prosessilouhinnan viisi päävaihetta

Prosessilouhinta etenee vaiheittain, jotta prosessien kehittäminen on mahdollisimman tehokasta ja vaikuttavaa. Ensimmäinen vaihe on tiedon yhdistäminen: hyödynnetään kaikki järjestelmissä oleva prosessidata. Toisessa vaiheessa nähdään todelliset prosessit; automaattisesti luodut visualisoinnit paljastavat, miten prosessit oikeasti etenevät.

Lue lisää: Miksi prosessilouhinta epäonnistuu - vältä nämä yleiset sudenkuopat

Kolmannessa vaiheessa analysoidaan juurisyyt: syvällinen analyysi auttaa tunnistamaan, mistä prosessien ongelmat ja pullonkaulat johtuvat. Neljännessä vaiheessa hyödynnetään priorisoitua listaa automaatiokohteista. Prosessilouhinta osoittaa, mitkä prosessit voidaan automatisoida ja missä järjestyksessä, jotta vaikutus on suurin.

Viides vaihe keskittyy ennustamiseen: prosessilouhinta auttaa seuraamaan ja ennustamaan prosessien suorituskykymittareita, jolloin mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua ennakoivasti. Näin prosessilouhinnan avulla voidaan kehittää prosesseja jatkuvasti ja automatisoida niitä entistä tehokkaammin.

Taloushallinnon totuuden hetki - miten ostoreskontra oikeasti toimii?

Yksi prosessilouhinnan selkeimmistä käyttökohteista löytyy taloushallinnosta, erityisesti ostolaskuprosesseista.

Paperilla prosessi etenee lineaarisesti: lasku saapuu, tarkastetaan, hyväksytään ja maksetaan. Käytännössä tapahtumien kulku on usein kaikkea muuta kuin suoraviivainen – ja juuri tähän prosessilouhinta tuo näkyvyyttä.

Yksi konkreettinen esimerkki löytyy ilmanvaihtoratkaisuihin erikoistuneesta Cervistä, joka hyödyntää Greenstepin palveluita laajasti mm. kirjanpidossa, palkoissa, konsernilaskennassa ja BI-raportoinnissa. Vuoden 2023 lopulla Cervillä käynnistettiin ostoreskontran prosessilouhintahanke, jonka tavoitteena oli pureutua manuaalisen työn määrään ja tunnistaa kehityskohteet datan pohjalta.

– Syksyllä havaitsin, että ostoreskontrassamme oli lukuisia manuaalisia prosesseja, jotka veivät huomattavan paljon työaikaa. Aloitimme prosessilouhinnan tavoitteenamme tehostaa toimintaa ja saada aikaan kustannussäästöjä, kertoo Cervin talousjohtaja Sami Karppi.

Louhinnan avulla löydettiin tarkkaa tietoa siitä, missä vaiheissa syntyi viiveitä, miten maksuaikakäytännöt toteutuivat todellisuudessa ja missä määrin automaatiota hyödynnettiin - ja missä ei. Data oli silmiä avaavaa: se osoitti toimittajakohtaisia ja laskukohtaisia poikkeamia, jotka eivät aiemmin olleet tulleet esiin. Kehitystyö saatiin käynnistymään nopeasti, kun perustelut päätöksille löytyivät suoraan järjestelmädatasta.

Karppi kuvaa prosessilouhintaa tehokkaan liiketoiminnan kivijalaksi; sen avulla organisaatio pystyy tekemään näkyväksi ne prosessien kohdat, jotka hidastavat arkea tai aiheuttavat turhaa työtä. Tulokset eivät jääneet raporttien tasolle, vaan johtivat konkreettisiin kehitysaskeleisiin.

Asiakaspalvelua pintaa syvemmältä

Asiakaspalveluprosesseissa tehokkuutta ei kannata mitata pelkillä vastausajoilla. Usein tärkeämpää on ymmärtää koko ketju: montako kertaa asiakas joutui ottamaan yhteyttä? Kuinka moni tapaus siirtyi useammalle käsittelijälle? Kuinka moni ylitti SLA:n, vaikka järjestelmä ei raportoinut ongelmaa?

Yleinen löydös on se, että osa asiakkaista joutuu ottamaan yhteyttä useita kertoja saman ongelman vuoksi. Tämä voi johtua siitä, että alkuperäinen yhteydenotto ei ohjaudu oikealle asiantuntijalle tai ongelma ratkaistaan vain osittain. Prosessilouhinnan avulla voidaan tunnistaa tällaiset toistuvat kontaktit, ja ymmärtää, missä kohtaa asiakaspolku katkeaa tai mutkistuu.

Toinen tyypillinen havainto on niin sanottu “ping pong” -ilmiö, jossa sama tiketti tai palvelupyyntö siirtyy usealle käsittelijälle ennen kuin se ratkaistaan. Tällainen prosessin haarautuminen lisää käsittelyaikaa, kuluttaa tiimin resursseja ja heikentää asiakaskokemusta, vaikka järjestelmä saattaa silti näyttää asian käsitellyksi ajallaan.

Kun prosessilouhinnalla avataan koko vuorovaikutuksen ketju näkyviin, asiakaspalvelun kehittäminen saa aivan uuden tason. Mittareiden rinnalle tulee ymmärrys siitä, miten ja miksi asioita tehdään, ja missä kohtaa syntyy kitkaa, jota voidaan aktiivisesti poistaa.

Logistiikan ja toimitusketjujen piileviä pullonkauloja paljastamassa

Logistiikassa pienikin viive voi kertautua kalliiksi. Logistiikan prosessit liittyvät tiiviisti toisiinsa ja vaikuttavat koko toimitusketjun toimivuuteen. Prosessilouhinta tarjoaa keinon tunnistaa toimitusketjun pullonkaulat, virheelliset käsittelyt ja odottavat vaiheet, perustuen puhtaasti järjestelmien tapahtumatietoon.

Yksi tyypillinen esimerkki liittyy kiireellisiin toimituksiin. Vaikka järjestelmään on merkitty toimitus kriittiseksi, se ei välttämättä ohjaudu varaston tai tuotannon työnkulussa etusijalle, jos ohjaava kenttä ei ole osa operatiivista näkymää. Tällöin kiireellinen tilaus voi päätyä käsiteltäväksi samassa tahdissa kuin normaali, eikä ongelma tule esiin ennen kuin asiakas on jo tyytymätön.

Toinen yleinen haaste liittyy tuotetietoihin. Jos tilausprosessissa käytetään vanhentuneita tietoja esimerkiksi varastomääristä, tuotekuvauksista tai toimitustavoista, se voi johtaa väärin mitoitetun varastokierron syntymiseen. Tämä puolestaan aiheuttaa lisätyötä ja häiriöitä tuotannolle tai logistiikalle usein täysin huomaamatta, ellei prosessin kulkua tarkastella datan kautta.

Prosessilouhinnan vahvuus logistiikassa on juuri tässä: se tuo näkyväksi ne poikkeamat ja hidasteet, joita ei muuten huomata, ja joiden vaikutus kertautuu hiljaisesti. Kun dataa analysoidaan systemaattisesti, löydetään perusteltuja syitä muuttaa ohjauslogiikkaa, automatisoida ilmoituksia tai siirtää resursseja oikeisiin kohtiin. Tuloksena on sujuvampi toimitusketju, parempi vaatimustenmukaisuus ja usein myös tyytyväisempi asiakas.

IT- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehitys prosessilouhinnan avulla

Prosessilouhinta tarjoaa merkittäviä etuja myös IT- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisessä. Sen avulla voidaan jatkuvasti monitoroida prosessien suorituskykyä ja tunnistaa kehityskohteet nopeasti.

Prosessilouhinta mahdollistaa esimerkiksi älykkään automaation, datanhallinnan ja muutoshallinnan suunnittelun perustuen todelliseen prosessidataan. Lisäksi prosessilouhinta tukee järjestelmien käyttöönottoa ja järjestelmämigraatioita, sillä se auttaa varmistamaan, että prosessit toimivat suunnitellusti myös muutostilanteissa. Näin voidaan vähentää ylläpito-, kehitys- ja tukikustannuksia sekä varmistaa, että prosessit pysyvät tehokkaina ja ajantasaisina.

Prosessilouhinnan avulla IT- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehittäminen muuttuu entistä dataohjatummaksi ja vaikuttavammaksi.

Missä muualla prosessilouhintaa voidaan hyödyntää?

Potentiaalia prosessilouhinnan käyttöön löytyy käytännössä kaikista datalla ohjautuvista prosesseista.

Prosessilouhinta antaa enemmän tietoa organisaation sisäisistä prosesseista, jolloin niitä voidaan ymmärtää syvällisemmin ja kehittää sen myötä helpommin. Esimerkiksi rekrytointiprosesseja analysoimalla voidaan huomata, kuinka kauan hakemusten käsittely kestää ja missä vaiheessa kandidaadit tippuvat pois. IT-palveluprosessien tarkastelu taas paljastaa, miksi tietyt tukipyynnöt aiheuttavat useita tikettejä tai palautuvat ratkaistavaksi uudelleen.

Myynnin puolella prosessilouhinta voi auttaa ymmärtämään tarjousten etenemistä ja niiden jäämistä kesken, varsinkin kun taustalla on useita järjestelmiä, CRM-prosesseja ja myyjäkohtaisia toimintatapoja. Prosessilouhinta voi tukea myynnin kehittämistä tarjoamalla tarkempaa tietoa pullonkauloista ja mahdollisuuksista toiminnan tehostamiseen.

Greenstep prosessilouhinnan palveluntuottajana

Me Greenstepillä emme tarjoa vain teknologiaa. Autamme asiakkaita ymmärtämään, mitä data kertoo, miksi se näyttää siltä kuin näyttää, ja mitä sillä kannattaa tehdä.

Saat asiantuntevaa tukea Greenstepiltä kaikissa vaiheissa. Tiimissämme yhdistyvät prosessilouhinnan asiantuntijat, analytiikkaosaajat ja talous- tai liiketoimintataustaiset kehittäjät, jotka puhuvat samaa kieltä kanssasi.

Olemme olleet mukana projekteissa, joissa on uudistettu koko ostoreskontra, kehitetty asiakaspalvelun työnjakoa tai standardoitu konsernin sisäisiä toimintatapoja. Prosessilouhinta toimii vahvana johtamisen tukena, mahdollistaen paremman päätöksenteon ja strategisen kehittämisen. Tavoitteena ei ole saavuttaa pelkkää näkyvyyttä prosesseihin, vaan aikaansaada konkreettinen muutos, jonka vaikutukset näkyvät säästetyssä ajassa, pienemmissä kustannuksissa ja korkeammassa asiakastyytyväisyydessä.

Haluatko nähdä, miten teidän prosessit oikeasti toimivat?

Prosessilouhinta ei korvaa ihmisiä, mutta se antaa faktoja, joita ilman on vaikea tehdä rohkeita päätöksiä. Jos haluat nähdä, miltä teidän prosessinne näyttää todellisuudessa, ota yhteyttä niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle.