The Switch vähensi manuaalista työtä ulkoistamalla palkanlaskennan Greenstepille

Yrityksen tavoitteena on edistää kestävää kehitystä ja energiatehokkuutta globaalisti. Vuonna 2023 globaalisti n. 250 henkeä työllistävä yritys vaihtoi Suomen yksikköjen palkanlaskennan sekä otti käyttöön HR-järjestelmän Greenstepiltä vapauttaakseen enemmän aikaa rutiinityöstä kehitystyöhön.

The Switchin ja Greenstepin yhteistyö alkoi vuonna 2023

The Switchillä on tehtaat Suomessa Vaasassa ja Lappeerannassa sekä toimisto Helsingissä. Lisäksi yrityksellä on tuotantoa Norjassa ja Kiinassa. Ulkomaisten tehtaiden integrointi Suomen järjestelmiin osoittautui haastavaksi, mikä sai yrityksen harkitsemaan ulkoisen kumppanin asiantuntemuksen hyödyntämistä.

The Switchin ja Greenstepin polut kohtasivat ensimmäisen kerran vuonna 2023, kun Mari Puhakainen, HR & Administration Specialist The Switchiltä saapui Greenstepin Lappeenrannan toimiston avajaisiin. Avajaisissa Puhakainen päätyi keskustelemaan kansainvälisen yhtiön HR-haasteista Greenstepin hallituksen puheenjohtajan Tore Teirin kanssa.

“Huomasimme, että henkilöstödatan osalta Kiinan ja Norjan järjestelmien yhdistäminen vaati toimenpiteitä, ja Suomen osalta haasteeksi muodostuivat palkanlaskennan monet manuaaliset työvaiheet. Lisäksi huolta aiheuttivat myös tuuraukset palkanlaskijan poissaollessa”, kuvailee Puhakainen lähtötilannetta.

Tutustuttuaan Greenstepiin, The Switch kilpailutti palkanlaskennan yhteensä neljän eri palveluntarjoajan kesken. Kilpailutuksessa oli mukana sekä Suomen yhtiön noin 150 henkilön palkanlaskenta, että globaali uusi HR-järjestelmä, sillä aiemmin käytetyn Excelin tilalle yritys toivoi lisää tietoturvaa, toimivuutta ja automaatiota. Greenstep voitti kilpailutuksen ja The Switch otti käyttöönsä Mepco-järjestelmän.

Palkanlaskennan tehostaminen on vapauttanut aikaa HR:n kehittämistyöhön

Puhakaisen mukaan palkanlaskennan ulkoistus on näkynyt erityisesti hänen ja HR-tiimin työpäivissä positiivisesti. Hän kertoo: ”Normaalina, helppona palkanlaskennan päivänä tuntipalkkamateriaali menee 10 minuutissa eteenpäin. Jos on paljon lisiä, poikkeuksia tai uusia työsuhteita, työ ottaa hieman enemmän aikaa, mutta maksimissaan muutaman tunnin, kun aikaisemmin puhuttiin päivien työstä.”

The Switchillä on Suomessa kolmen hengen HR-tiimi: yksi Vaasassa, Puhakainen Lappeenrannassa ja tiimin esihenkilö Helsingissä. Vaasan ja Lappeenrannan tehtailla työskentelee kummassakin noin 75 henkilöä, minkä lisäksi Helsingissä työntekijöitä on noin 20. Nykyisin HR-tiimillä on enemmän aikaa keskittyä strategiseen ja pitkäjänteisempään HR-työhön.

”Tässä varmaan isoin juttu on ollut se, että olemme saaneet palkanlaskentapuolen niin hyväksi ja vähemmän kuormittavaksi, että meille on jäänyt aikaa keskittyä katsomaan enemmän eteenpäin. Nykyään painotamme paljon sitä, että saamme prosessit toimimaan ja luomme yhtenäiset toimintatavat. Lisäksi esihenkilöiden tuki ja koulutus on tosi iso osa meidän työtämme”, Puhakainen kertoo.

Myös palvelun laatu saa kiitosta Puhakaiselta: ”Kun voi luottaa siihen, että palkanlaskennassa on oikeat tiedot, niin on helppo keskittyä muihin töihin ja kehitystehtäviin.”

Tärkeintä yhteistyössä on luottamus ja asiantunteva kumppanuus

Yhteistyö Greenstepin kanssa on Puhakaisen mukaan toiminut todella hyvin. Erityiskiitoksen hän esittää Greenstepin ammattitaitoisille palkanlaskijoille, jotka ovat valmiita auttamaan The Switchin HR-tiimiä myös esimerkiksi TES:in tulkinnoissa.

”Meidän näkökulmastamme parasta on ollut se, että Greenstep selvittää aina ongelmien juurisyyt, ja mahdollisia virheitä seurataan. Palvelu joustaa puolin ja toisin, mikä on ollut erittäin arvokas lisä tässä yhteistyössä.”

Myös aiemmin ongelmana ollut tuurausjärjestelmä on nyt saatu korjattua. Greenstep käyttää palkanlaskennan asiakkaiden kanssa kommunikointiin omaa Hub-viestintäsovellusta, joka varmistaa sen, että vaikka nimetty palkanlaskija olisikin pois, tiimistä on aina joku muu vastaamassa mahdollisiin kysymyksiin. Puhakaisen mukaan viestintään liittyvät haasteet ovat ulkoistuksen myötä loppuneet kokonaan, ja hän on ollut tyytyväinen myös Hubin käyttöön.

Puhakainen kertoo, että suosittelee Greenstepiä myös muille palkanlaskennan ulkoistusta suunniteleville yrityksille.

”Hintalappu on korkeampi kuin joillain muilla yrityksillä, mutta se arvo, mitä sillä hintalapulla saadaan, on ehdottomasti koko rahan arvoista. Vanhalla järjestelmällä meillä olisi ollut tarve lisäresurssille niinä päivinä, kun palkkoja hoidetaan, mutta nyt meidän ei tarvitse kouluttaa uusia työntekijöitä, vaan prosessia sujuvoittamalla saamme työn tehtyä tehokkaammin ja lisäksi saamme itse apua esimerkiksi TES-asioissa – se on todella iso arvo meille”, Puhakainen kuvailee.