ERP Wizards 4. Tomi Holmberg & Riku Venno: Kuinka välttää ERP-projektin yleiset sudenkuopat?

Greenstepin Partner Riku Venno ja Senior managerimme Tomi Holmberg omaavat vuosien kokemuksen ERP-projekteissa työskentelystä eri toimialoilla ja rooleissa. Podcast-jaksossa he pureutuvat mm. siihen, mitä ERP-projektin eri vaiheissa tulisi ottaa huomioon, jotta ERP:in käyttöönoton yleiset sudenkuopat voitaisiin välttää. Lisäksi he jakavat vinkkinsä siihen, kuinka varmistaa järjestelmän tehokas käyttö myös implementaation jälkeen. Lue vinkit ja kuuntele jakso!

Sudenkuoppa 1: Valitaan ERP huomioiden vain organisaation tämänhetkiset tarpeet

Yksi yleisimmistä sudenkuopista liittyen ERP-järjestelmän valintaan on tehdä päätös vain nykyisiä tarpeita peilaten. Liiketoiminnan tarpeet todennäköisesti muuttuvat tulevaisuudessa, ja saman järjestelmän tulisi pystyä palvelemaan myös uusia tarpeita, jotta käyttöön ei tarvitsisi ottaa uutta järjestelmää taas lähiaikoina.

Ratkaisu: Valitse skaalautuva järjestelmä, joka vastaa myös tuleviin tarpeisiin. Yksi hyvä esimerkki tällaisesta järjestelmästä on NetSuite. Lue lisää NetSuitesta.

Sudenkuoppa 2: Prosessien määrittelystä ja implementoinnista vastaavat eri tahot

On tavallista, että organisaatiot määrittelevät toivotut prosessit yhden osapuolen kanssa, jonka jälkeen toinen osapuoli ryhtyy toteuttamaan niitä. Siinä on yksi merkittävä haaste: kun määrittelet prosesseja yksityiskohtaisesti sellaisen kumppanin kanssa, jolla ei ole vastuuta varsinaisesta toteutuksesta, prosessit yleensä monimutkaistuvat. Mukaan saattaa astua jopa tarpeettomia prosesseja. Toteutuskumppanin valinta näillä monimutkaisilla vaatimuksilla voi johtaa tilanteeseen, jossa saat turhan hintavia tarjouksia tai projektista tulee liian laaja.

Ratkaisu: Valitse yhteistyökumppani, joka ymmärtää prosessit ja pystyy toteuttamaan ne myös käytännössä. Näin prosessit pysyvät mahdollisimman yksinkertaisina.

Sudenkuoppa 3: Valitaan kokematon kumppani

Sopivan kumppanin valinta ERP-projektiin on jopa tärkeämpää kuin itse järjestelmän valinta. Valittavalla kumppanilla tulisi olla kokemusta samoista toimialoista ja maista, joissa yrityksesi toimii. Kumppanilla tulisi olla myös hyvä ymmärrys liiketoiminnastasi ja siitä, miten prosessit hoidetaan eri järjestelmissä.

Ratkaisu: Tarkasta potentiaalisten kumppanien referenssit huolella!

Sudenkuoppa 4: Kumppanin projektinhallintakäytännöt eivät vastaa omia

Kun valitset kumppania ERP-projektiin, on myös tärkeää selvittää, millaisia projektinhallintamenetelmiä he käyttävät ja miten menetelmät sopivat organisaatiosi toimintatapoihin. On hyvä miettiä, oletko tyytyväinen tapaan, jolla he tekevät määritykset ja toteuttavat käyttöönoton sekä testauksen.

ERP-järjestelmän onnistunut käyttöönotto vaati sujuvaa ja tiivistä yhteistyötä toimittajan ja asiakkaan välillä. On tärkeää, että työskentelytavat sopivat yhteen ja asiakas luottaa ERP:in toimittajaan.

Ratkaisu: Yksi hyvä tapa selvittää, onko toimittajan kanssa tarvittavaa kemiaa, on pyytää myyntitapaamisiin potentiaalisen toimittajan myyjien lisäksi myös konsultteja, jotka toteuttaisivat projektin käytännössä. Näin pääset tutustumaan myös heihin paremmin.

Sudenkuoppa 5: Projektin liian tarkka määrittely tai liian vähäinen suunnittelu

On ratkaisevan tärkeää, että toimittaja ja asiakas jakavat molemmat yhteisen käsityksen ensimmäisen toteutuksen tavoitteista ja määritelmistä. Määritelmiä ei kuitenkaan kannata myöskään viedä liian pitkälle. Jos määrittelet asioita liian yksityiskohtaisesti, se yleensä hämärtää tavoitteet ja projektin kokonaiskuvan.

Ratkaisu: Parempi tapa on käydä läpi liiketoimintaprosessit ja piirtää kokonaiskuva tavoitteista sekä siitä, mitä projektilla halutaan saavuttaa. Sen jälkeen toteutus kannattaa tehdä ketterästi ilman liian tarkkoja yksityiskohtia.

Sudenkuoppa 6: Liian laaja projekti

Yksi yleinen sudenkuoppa on yrittää kunnostaa kaikki mahdollinen yhdeltä istumalta. On tärkeää päättää, mitä on olennaisinta kunnostaa ensin, ja mitä voidaan tehdä vasta myöhemmin ensimmäisen go-live-vaiheen jälkeen.

Sudenkuoppa 7: Henkilöstöresurssit eivät riitä

ERP-projekti vie aina paljon aikaa myös sen organisaation työntekijöiltä, jolle projekti toteutetaan. Asiakkaan tulisikin aina varata riittävästi aikaa järjestelmän parissa työskentelyyn jo projektin alkumetreiltä asti. Tämä on tärkeää, sillä usein asiat näyttävät erilaisilta paperille kirjattuina kuin todellisuudessa. Asiakkaan osallistuessa aktiivisesti koko projektin ajan, korjausliikkeitä voidaan tehdä jo projektin aikana, jolloin myös lopputulos vastaa paremmin asiakkaan toiveita.

Ratkaisu: Osallistu jo alusta asti projektiin, jotta voit varmistaa, että lopputulos vastaa tarpeisiinne.

Sudenkuoppa 8: Pitäydytään vanhoissa prosesseissa sinnikkäästi

Erityisesti vanhaa ERP-järjestelmää korvatessa monet yritykset toivovat uuden järjestelmän toimivan samalla tavalla kuin korvattavan järjestelmän. Se johtaa liian usein kalliiden kustomointien tekemiseen.

Ratkaisu: Anna uusille työskentelytavoille mahdollisuus!

Sudenkuoppa 9: Kommunikaation puute

Projektin onnistumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että projektille on nimetty osaava projektipäällikkö. Myös roolien ja vastuunjakojen tulisi olla selkeät kaikille osapuolille sekä kumppanin että asiakkaan puolella. Projektikumppanin ja asiakkaan projektipäällikön tulisi tehdä tiivistä yhteistyötä ja olla jatkuvasti samalla sivulla. Veikkauksen Product Portfolio Manager Tatu Sipilä ja Greenstepin Development Manager Jan Björklund jakavat vinkkinsä ERP-projektin johtamiseen ERP Wizards -tuotantokauden kolmannessa jaksossa. Kuuntele jakso:

Sudenkuoppa 10: Tuen puute ERP:in käyttöönoton jälkeen

Asiakasorganisaation todellinen työ alkaa ERP:in käyttöönoton jälkeen. Ensimmäiset 4–6 viikkoa sen jälkeen ovat vaativaa aikaa asiakasorganisaatiolle, koska heidän täytyy oppia käyttämään uutta järjestelmää ja totutella uusiin toimintatapoihin. Yksi iso ja yleinen sudenkuoppa onkin olla ottamatta tätä asiaa huomioon. Olisikin hyvä miettiä jo etukäteen, kuka tarjoaa tukea organisaatiolle järjestelmän osalta käyttöönottoprojektin jälkeen.

Ratkaisu: Tee ERP:in toimittajan kanssa sopimus jatkuvista tukipalveluista.

Haluaisitko oppia lisää aiheesta?

ERP Wizards -tuotantokauden 4. jaksossa Greenstepin Partner Riku Venno ja Senior Managerimme Tomi Holmberg pureutuvat aiheeseen yksityiskohtaisemmin. Kuuntele jakso Spotify:ssa!

Löydät myös kauden neljä muuta jaksoa Spotify:sta!