Missä mennään ja miksi – liiketoiminnan johtaminen datalla

Raportointi on ollut liiketoiminnan ja kaupankäynnin apuvälineenä jo oravannahoista lähtien. Ajantasaisen raportoinnin halutaan auttavan liiketoiminnan johtamista. Tiedon keräämiseen ja raporttien tuottamiseen käytetään kuitenkin usein valtavasti organisaation resursseja. Olen törmännyt ilmiöön useissa erilaisissa ja erikokoisissa yrityksissä urani aikana ja pohtinut usein ääneen: miksi näin toimitaan ja miten tätä voisi järkeistää?

Talousraportoinnin eri muodot

Perinteisesti yritykset nojaavat raportoinnissaan sovelluksiin, jotka on rakennettu kirjanpidon ja taloushallinnon järjestelmien päälle. Näin toteutettu raportointi antaa tietoa siitä, miten yhtiön liiketoiminta on kehittynyt historiallisesti talouden näkökulmasta.

Tuloslaskelma antaa kuvaa yhtiön kannattavuudesta, tulojen lähteestä ja mihin resursseja on käytetty. Tuloslaskelman raportointia saadaan tehostettua erilaisilla rinnakkaisilla dimensioilla, allokoinneilla tai erillisprojektiraportoinneilla. Tasetta raportoimalla saadaan avattua kuvaa yrityksen pääoman käytöstä ja mistä lähteistä pääomaa on kerätty.

Yhdistämällä historialliseen talousdataan myös ennusteita, raportointi katsoo menneen lisäksi myös eteenpäin. Entistä edistyksellisempi raportointi kurkottaa kuitenkin tätä pidemmälle.

Tulevaisuudessa korostuu myös ei-taloudellinen data, erilaiset liiketoimintametriikat, jotka ovat talouden ajureita. Näitä mittareita seuraamalla voidaan saada ennusteita liiketoiminnan kehittymisestä tulevaisuudessa. Kun dataa aletaan keräämään myös perinteisten talousjärjestelmien ulkopuolelta, korostuu kokonaisuudessa järjestelmät, arkkitehtuurit sekä tavat miten dataa kerätään.

Usein haasteita liiketoiminnan tuottojen ja kulujen raportointiin luovat:

Tiedon kerääminen

• Paljonko siihen kuluu aikaa?
  • Paljonko syntyy viivettä raportoinnin saatavuuteen?
• Onko tieto luotettavaa ja oikeellista?
  • Paljonko käytetään aikaa oikeellisuuden varmistamiseen?
  • Kuinka nopeasti data on saatavilla?
• Onko eri lähteistä kerätty tieto yhdenvertaista?
• Tietorakenteen hallinta useassa eri järjestelmässä voi olla haastavaa

Raportoinnin tuottaminen

• Millä välineillä se tehdään?
• Miten koottu tieto jaetaan sitä tarvitseville?

Kirsikkana kakun päälle, moni kipuilee sen kanssa, miten tunnistaa liiketoiminnan kannalta relevantti tieto. Liiketoiminnan digitalisoituessa käsiemme ulottuvilla on mieletön skaala dataa, jolloin relevantti liiketoiminnan johtamista edistävä tieto tulee osata erottaa kaikesta käytettävissä olevasta datasta. Samalla tarve analysoida eri transaktioiden kannattavuutta tai merkityksellisyyttä liiketoimintaan lisääntyy. Yrityksen eri funktioita halutaan seurata niin kannattavuuden kuin muidenkin mittareiden avulla.

Tietoa pitää pystyä kuutioimaan, jotta raportointi ja analysointi eri näkökulmista olisi mahdollista.

Mikä avuksi? – Kohti vaivatonta raportointia

Ratkottaessa raportoinnin haasteita, kannattaa kiinnittää huomiota tiedon kertymiseen ja yhdenmukaisuuteen. Kun perustukset ovat kunnossa, nousee raportoinnin ajantasaisuus ja luotettavuus uudelle tasolle.

• Taloushallinto ja toiminnanohjaus samaan järjestelmään – datan kerääminen ja datan yhdenmukaisuus/eheys tekee raportoinnista luotettavampaa ja helpompaa. Seurauksena hallinnolliset kulut pienenevät pitkällä aikajänteellä ja laatu paranee
• Talouden luvut johdettuna saman järjestelmän operatiivisista transaktioista takaavat eheyden ja automatisoivat keräämisen
• Varmista että muut tukijärjestelmät, kuten markkinoinnin tai HR:n järjestelmät, ovat jo toimittajan toimesta integroituja pääjärjestelmään. Oma ylläpito integraatioihin on kallista ja sisältää riskin niiden rikkoutumisesta esimerkiksi kustannuspaikkarakenteiden muuttuessa toisessa järjestelmässä
• Kumppanin valinta –> keskittäminen luo kustannus- ja eheyshyötyä

Työkaluja raportoinnin solmujen avaamiseen

NetSuite Cloud ERP yhdistää taloushallinnon ja liiketoiminnan muut prosessit yhdelle alustalle. Kokeneena NetSuite-toimittajana uskallamme sanoa, että järjestelmä on ratkaiseva avain tiedon keräämisen automatisointiin ja sen eheyden varmistamiseen. Samalla se vapauttaa ihmisten arvokasta aikaa lukujen hyödyntämiseen.

NetSuite-ekosysteemin tarjoamat lisätoiminnallisuudet laajentavat erilaisten prosessien hallinnan ja keskittävät samalla tiedon edelleen yhteen alustaan. Esimerkkinä käy vaikka huoltoliiketoiminnan hallinta, jolloin myydyn tuotteen elinkaari, siihen liittyvät operaatiot ja kustannukset sekä tuotot voidaan läpinäkyvästi raportoida reaaliaikaisena.

BI Book -analytiikkaratkaisu täydentää kokonaisuuden. Analytiikkatiimimme auttaa asiakkaitamme rakentamaan heidän yksilöllisin tarpeisiinsa istuvan analytiikan ja raportoinnin kokonaisuuden. Lisäarvona tuomme mukaan myös automatisoidut kontrollit eli tiedon oikeellisuuden varmistamisen. Samalla syntyy automaattisia liiketoiminnan kontrolliprosesseja, joiden tulokset ovat nähtävillä mittareissa. Aikaa ja resursseja säästyy manuaalisen tiedonkäsittelyn poistuessa ja siihen tarvittavien Excelien katoamisena.

Voimme siis keskittyä liiketoiminnan johtamiseen, strategisten päätösten tekemiseen ja niiden tulosten analysointiin reaaliajassa. Lue lisää, kuinka ratkaisimme raportoinnin ja toiminnanohjaukset ongelmia Frosmon kanssa! Voit myös olla koska tahansa yhteydessä suoraan minuun.