NetSuiten käyttöönoton top9 virhettä

NetSuite lupaa huikean neljän prosentin liikevoiton kasvun yrityksille, mutta epäonnistuneella käyttöönotolla hankinta voi olla myös yrityksen historian huonoin sijoitus. Olemme kohdanneet monia yrityksiä, jotka ovat olleet pettyneitä NetSuite-käyttöönottoonsa ennen kuin ovat ottaneet meihin yhteyttä. Kokosimme listan kohtaamistamme yleisimmistä virheistä ja tavoista välttää ne.



Virhe 1: Kaikkia osapuolia ei ole sitoutettu käyttöönottoprojektiin

Ensiksi kaikki osapuolet on saatava mukaan. NetSuiten ideana on saada kaikki prosessit samaan toiminnanohjausjärjestelmäpilveen. Jos jokin yrityksen osa tai johtaja vastustaa muutosta ja vaatii saada jatkaa vanhaan tapaan, sana tästä kiirii kaikkialle ja hanke on tuomittu epäonnistumaan.

Virhe 2: Samat vanhat prosessit yritetään mallintaa uudelleen

Vanhoihin prosesseihin tarrautuminen tekee NetSuiten käyttöönoton toteuttamisesta äärimmäisen vaikeaa. Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen vaatii paljon rahaa, joten sitä ei kannata tehdä turhaan. Uudenlaiset prosessit toimivat parhaiten ja siksi niitä kannattaa luoda.

Vanhat prosessit on ehkä mukautettu vanhan ohjelmiston rajoituksiin. Kyse voi olla niin sanotuista perityistä prosesseista, jotka joku yrityksesi entisistä työntekijöistä on ottanut käyttöön ammoisina aikoina. On jopa mahdollista, ettei kukaan tiedä, miksi nämä prosessit on aikoinaan luotu. Nyt prosessit voi järjestää kokonaan uusiksi. Uusi toteutus voi piristää tiimiäsi ja tuoda kauan kaivattua selkeyttä prosesseihin. Unohda vanhat laskentataulukot ja ota käyttöön uusi ajattelutapa: nyt prosesseja voi laajentaa ja automatisoida ennennäkemättömällä tavalla.

Virhe 3: Vanhat prosessit hylätään täysin

Olemme myös törmänneet yrityksiin, jotka haaveilevat unelmaprosesseista ja yrittävät toteuttaa ne heti. Tämäkin lähestymistapa on altis epäonnistumisille, koska liian iso muutos kerralla voi ylittää yrityksen sietokyvyn. Onko kaikki järjestelmät otettava mukaan heti alussa? Jos nykyiselläänkään kaikkia toimintoja ei ole integroitu asiakkuudenhallintaan, onko tarpeellista integroida ne kaikki heti? Puoliautomatisoidut integraatiot saattavat yhä toimia hyvin: yksinkertaisten vienti- ja tuontitoimintojen kanssa pääsee yllättävän pitkälle.

Pitkän aikavälin visio on tärkeä, mutta yhtä tärkeää on edetä askel kerrallaan.

Menestyksekäs lähestymistapa voi perustua esimerkiksi vaiheittaiselle toteutukselle. Lähtökohtana voivat olla vaikkapa taloushallinnon prosessit. Ensiksi voi pureutua nykyisiin laskutusprosesseihin ja miettiä, miten niitä voisi parantaa. Tämän jälkeen toteutetaan harkitut muutokset ja siirrytään seuraavaan prosessiin.

Virhe 4: Mukauttamista määrittelyn kustannuksella

Ohjelmistokehittäjät kirjoittavat mielellään mukautettua koodia. NetSuitessa on kuitenkin itsessään paljon natiiviominaisuuksia, jotka voivat toimia yhtä hyvin – elleivät jopa paremmin – kuin mukautettu koodi. Varmista, että käyttöönottokumppanillasi on jalat maassa ja hyvä asiantuntemus NetSuiten toiminnallisuuksista. Käyttöönottokumppanisi on tiedettävä, milloin mukautettu koodi on hyvä ratkaisu ja milloin ei. Muutoin aikaa tuhlataan sellaisten ominaisuuksien luomiseen, jotka ovat jo NetSuitessa. Liiallinen mukauttaminen voi jopa hidastaa NetSuitea, jolloin käyttäjäkokemus huononee.

Jotkin tapaukset tietysti edellyttävät mukauttamista, mutta ensiksi kannattaa kokeilla NetSuiten omia määrityksiä mukautetun koodin sijaan.

NetSuiten määrittäminen on yksinkertaista. Esimerkiksi seuraavien prosessien automatisointi on helppoa:

  • Kun asiakas tekee ostoksen verkkokaupasta, tilauksen voi lähettää suoraan tuotanto-osastolle.
  • Laskutusaikataulun voi laskea yhdellä napsautuksella.
  • Liian suuresta maksusta voi lähettää sähköpostin laskutuksesta vastaavalle taholle.
  • Jos tapahtuu tilanne X, toteutetaan toimi Y.

Natiiviominaisuuksia kannattaa hyödyntää alussa mahdollisimman paljon ja mukauttaa koodia vain tarvittaessa. Jos liian varhaisessa vaiheessa mukauttaa liian paljon, punainen lanka saattaa hävitä. Haluat ehkä automatisoida tietyn prosessin, kuten asiakkaiden laskutuksen, vain joidenkin asiakkaiden osalta. Hetken aikaa tämä kannattaa toteuttaa manuaalisesti, jotta selviää, mitä oikeastaan haluat automatisoida. Kannattaa silti varata budjettia kehittämiseen ja automatisointiin ja toteuttaa muutokset, kun NetSuite on ollut käytössä puolisen vuotta.

Virhe 5: Hätäinen käyttöönotto

NetSuiten käyttöönotto on iso hanke, joka edellyttää aikaa ja resursseja. Mukaan on otettava kaikki keskeiset henkilöt ja heille on annettava aikaa, niin ettei käyttöönoton työmäärä kasaannu heidän hartioilleen tavanomaisten töiden lisäksi.

Olemme nähneet usean yrityksen ottavan ohjelmiston käyttöön kiireisimpänä kuukautenaan ja tutustumatta sen kummemmin käyttöliittymään. Tällaiset yritykset testaavat yleensä kaikki prosessinsa käyttöönottoa edeltävän 12 tunnin aikana. Tämä on monessakin mielessä virhe. Pitkä viime hetken rutistus on tehoton. Kukaan ei jaksa miettiä erilaisia vaihtoehtoja tehokkaasti pitkää aikaa ja toisaalta aika on liian lyhyt erilaisten skenaarioiden hahmottamiseksi. Asiaa pahentaa, jos testaajat eivät edes tunne NetSuiten toimintaa.

Testaajille kannattaa tarjota verkkokoulutusta perusteista, jotta he osaavat navigoida ohjelmassa ja käyttää sen toimintoja. Testaajien on osattava etsiä, muokata, tallentaa ja poistaa kirjauksia ja tietää, miten hakutoiminto toimii. Kun kaikki tuntevat perusteet, testaajien on saatava apua päästäkseen alkuun. Älä jätä testaajia oman onnensa nojaan NetSuiten kanssa, vaan toteuttakaa ja testatkaa yhdessä 20-30 tapahtumaa. Panosta erityisesti oikeaan koulutukseen ja käyttöönottoon pelkän testauksen sijasta.

Anna peruskoulutuksen jälkeen keskeisistä prosesseista vastaaville avainhenkilöille mahdollisuus testata todellista prosessia NetSuitessa. Prosesseista on paljon helpompi antaa palautetta, kun tietää, miten NetSuite toimii.

Virhe 6: Historiatietojen migraatio käyttöönottopäivänä

Olemme olleet todistamassa kauhutarinoita, joissa yritykset haluavat siirtää kaiken historiatiedon käyttöönottopäivänä sen sijaan, että migraatio tehtäisiin etukäteen ja osissa.

Historiatietojen perusteella voi päätellä, mitä niistä tarvitaan NetSuiteen. Vanha tietorakenne saattaa paljastaa uusia näkökohtia, jotka puolestaan asettavat uusia vaatimuksia. Lisäksi tietojen laadussa saattaa olla piilo-ongelmia, jotka on hyvä havaita ennen käyttöönottoa.

Tiedämme, että historiatiedot ovat tärkeitä: on merkityksellistä tietää, kuka osti mitä ja milloin. Siksi suosittelemme, että historiatietoja tuotaisiin ohjelmaan mahdollisimman paljon, mutta etukäteen.

Virhe 7: Raporttien etukäteismääritys jätetään tekemättä

NetSuitessa on useita piilotettuja kenttiä, ja tiedot näytetään siellä käyttäjän valitsemien kenttien perusteella.

Esimerkiksi yksi loppukäyttäjä voi luoda ja julkaista raportin, joka sopii juuri hänen tarkoituksiinsa. Toiselle käyttäjälle sama raportti voi näyttää täysin erilaisia tietoja, jonka seurauksena voidaan epäillä NetSuiten hukkaavan tietoja.

NetSuitessa on lukemattomia erilaisia raporttivaihtoehtoja ja suodattimia, joten kannattaa tutustua, mitkä raportit sopivat juuri sinun tarpeisiisi. Esimerkiksi tietokenttiä on useita:

  • toimituksen päivämäärä
  • tapahtuman päivämäärä
  • postituksen päivämäärä
  • asiakaslupauksen päivämäärä.

Suosittelemme NetSuite-järjestelmänvalvojaa, joka standardoi raportin ja varmistaa oikean päivämääräkentän käyttämisen. Näin raportti vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeita.

Ensimmäisten viikkojen aikana kannattaa käyttää perusraporttimallia ja seurata, miten se sopii tarkoitukseensa. Jos tämän jälkeen haluat mukauttaa raporttia, olet jo tutustunut sen toimintaperiaatteeseen ja NetSuiten rajoitteisiin. Pidäthän mielessä, että kaikkien raporttien ei ole tarkoituskaan olla NetSuitessa vaan esimerkiksi BiBookin kaltaisessa raportointiohjelmassa.

Virhe 8: Käyttöönoton tuki puuttuu

Teemme NetSuite-käyttöönottoja kuukausittain useille asiakasyrityksillemme. Tämä on ydinsosaamistamme ja tunnemmekin NetSuiten toiminnan läpikotaisin. On kertakaikkisen väärä ratkaisu ottaa NetSuite käyttöön ilman kumppania tai kumppanin kanssa, joka ei täysin tiedä mitä tekee tai ei arvosta sinua tarpeeksi asiakkaana. Säästät selvää rahaa, kun otat meihin yhteyttä ennen NetSuiten käyttöönottoa.

Ethän yritä jakaa NetSuiten toteutustyötä usealle eri toimijalle. Rajanveto ja vastuunjako on hankalaa, ja tähänkin pätee sanonta ”mitä useampi kokki, sen huonompi soppa”. Anna meidän siis hoitaa toteutus kokonaan. Loppujen lopuksi toteuttamisen jakaminen useammalle toimijalle maksaa enemmän.

Virhe 9: Odotusten hallinta

Viimeinen yleinen virhe liittyy yrityksen epärealistisiin odotuksiin käyttöönoton hyödyistä. NetSuite ei välttämättä ole paras ohjelmisto kaikille prosesseille. Kullekin yksittäiselle prosessille on olemassa parempi ohjelma (kuten Bezala matkalaskuille), mutta NetSuiten kauneus piilee siinä, että kaikki prosessit on tuotu saman ohjelmiston sisään, mikä mahdollistaa prosessien välisen ja ylimenevän kehitystyön.

Parannuksia ei kannata odottaa heti. Suurin osa prosessiparannuksista realisoituu vasta käyttöönoton jälkeen. Tehokkuus laskee luultavasti ensimmäisten 30–40 päivän aikana. Työntekijäsi ovat luultavasti hermostuneita, koska heidän on muutettava työtapojaan. Juurtuneiden tapojen muuttaminen on turhauttavaa.

Muutaman kuukauden päästä muutokset alkavat kuitenkin näkyä: jotkin prosessin osat sujuvat aiempaa huomattavasti nopeammin. 5-6 kuukauden kuluttua huomaat olevasi innostuneempi liiketoimintaprosesseistasi kuin koskaan aiemmin. Eikä kaikki hyvä lopu edes tähän: käsissäsi on nyt maailman pystyvin toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voit parantaa prosesseja loputtomiin!

Kaikki artikkelit

Katso kaikki artikkelit