NetSuite on maailmanlaajuisesti toimiva liiketoiminta-alusta, joka skaalautuu kasvuyritysten tarpeiden mukaan mm. kansainvälistyvään liiketoimintaan. NetSuiten käyttöönotto koko organisaatiota palvelevaksi järjestelmäksi on kuitenkin syytä tehdä huolella ja osaavan kumppanin tuella. Kokosimme listan yritysten kohtaamista haasteista NetSuiten käyttöönotossa ja tavoista välttää ne.
Virhe 1: Kaikki osapuolet eivät sitoudu käyttöönottoprojektiin
Ensiksi kaikki osapuolet on saatava mukaan. NetSuiten ideana on saada kaikki prosessit samaan toiminnanohjausjärjestelmäpilveen. Varmista, että käyttöönottoprojektilla on eri sidosryhmien tuki ja motivaatio muutokselle.
Virhe 2: Samat vanhat prosessit yritetään mallintaa uudelleen
Vanhoihin prosesseihin tarrautuminen tekee NetSuiten käyttöönoton toteuttamisesta äärimmäisen vaikeaa. Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen vaatii paljon rahaa, joten sitä ei kannata tehdä turhaan.
Vanhat prosessit on ehkä mukautettu vanhan ohjelmiston rajoituksiin. Kyse voi olla niin sanotuista perityistä prosesseista, jotka joku yrityksesi entisistä työntekijöistä on ottanut käyttöön ammoisina aikoina. On jopa mahdollista, ettei kukaan tiedä, miksi nämä prosessit on aikoinaan luotu. Nyt prosessit voi järjestää kokonaan uusiksi. Uusi toteutus voi tuoda kauan kaivattua selkeyttä prosesseihin. Unohda vanhat laskentataulukot ja ota käyttöön uusi ajattelutapa: nyt prosesseja voi laajentaa ja automatisoida ennennäkemättömällä tavalla.
Virhe 3: Kaikki toiminnot kerralla käyttöön
Pitkän aikavälin visio on tärkeä, mutta yhtä tärkeää on edetä askel kerrallaan.
Menestyksekäs lähestymistapa perustuu vaiheittaiselle toteutukselle. Lähtökohtana voivat olla vaikkapa taloushallinnon prosessit. Ensiksi voi pureutua nykyisiin laskutusprosesseihin ja miettiä, miten niitä voisi parantaa. Tämän jälkeen toteutetaan harkitut muutokset ja siirrytään seuraavaan prosessiin.
Virhe 4: Mukauttamista määrittelyn kustannuksella
NetSuitessa on paljon natiiviominaisuuksia, jotka voivat toimia yhtä hyvin – elleivät jopa paremmin – kuin mukautettu koodi. Varmista, että käyttöönottokumppanillasi on jalat maassa ja hyvä asiantuntemus NetSuiten toiminnallisuuksista. Käyttöönottokumppanisi on tiedettävä, milloin mukautettu koodi on hyvä ratkaisu ja milloin ei. Liiallinen mukauttaminen voi jopa hidastaa NetSuitea, jolloin käyttäjäkokemus huononee.
Natiiviominaisuuksia kannattaa hyödyntää alussa mahdollisimman paljon ja mukauttaa koodia vain tarvittaessa. Jos liian varhaisessa vaiheessa mukauttaa liian paljon, punainen lanka saattaa hävitä. Hetken aikaa tämä kannattaa toteuttaa manuaalisesti, jotta selviää, mitä oikeastaan haluat automatisoida. Kannattaa varata budjettia kehittämiseen ja automatisointiin ja toteuttaa muutokset, kun NetSuite on ollut käytössä puolisen vuotta.
Virhe 5: Testauksen puute
NetSuiten käyttöönotto on iso hanke, joka edellyttää aikaa ja resursseja. Mukaan on otettava kaikki keskeiset henkilöt ja heille on annettava aikaa, niin ettei käyttöönoton työmäärä kasaannu heidän hartioilleen tavanomaisten töiden lisäksi.
Testaajille kannattaa tarjota verkkokoulutusta perusteista, jotta he osaavat navigoida ohjelmassa ja käyttää sen toimintoja. Kun kaikki tuntevat perusteet, testaajien on saatava apua päästäkseen alkuun. Toteuttakaa ja testatkaa yhdessä 20-30 tapahtumaa alusta loppuun. Panosta erityisesti koulutukseen ja käyttöönottoon pelkän testauksen sijasta.
Anna peruskoulutuksen jälkeen keskeisistä prosesseista vastaaville avainhenkilöille mahdollisuus testata todellista prosessia NetSuitessa. Prosesseista on paljon helpompi antaa palautetta, kun tietää, miten NetSuite toimii.
Virhe 6: Historiatietojen migraatio
Historiatietojen perusteella voi päätellä, mitä niistä tarvitaan NetSuiteen. Vanha tietorakenne saattaa paljastaa uusia näkökohtia, jotka puolestaan asettavat uusia vaatimuksia. Lisäksi tietojen laadussa saattaa olla piilo-ongelmia, jotka on hyvä havaita ennen käyttöönottoa.
Tiedämme, että historiatiedot ovat tärkeitä: on merkityksellistä tietää, kuka osti mitä ja milloin. Siksi suosittelemme, että historiatietoja tuotaisiin ohjelmaan mahdollisimman paljon, mutta etukäteen.
Virhe 7: Raporttien määritykset
NetSuitessa on lukemattomia erilaisia raporttivaihtoehtoja ja suodattimia, joten kannattaa tutustua, mitkä raportit sopivat juuri sinun tarpeisiisi.
Ensimmäisten viikkojen aikana kannattaa käyttää perusraporttimallia ja seurata, miten se sopii tarkoitukseensa. Jos tämän jälkeen haluat mukauttaa raporttia, olet jo tutustunut sen toimintaperiaatteeseen ja NetSuiten rajoitteisiin. Pidäthän mielessä, että kaikkien raporttien ei ole tarkoituskaan olla NetSuitessa vaan esimerkiksi BI Bookin kaltaisessa raportointiohjelmassa.
Virhe 8: Käyttöönoton tuki ja vastuunjako
Teemme NetSuite-käyttöönottoja kuukausittain asiakasyrityksillemme. Tämä on ydinsosaamistamme ja tunnemmekin NetSuiten toiminnan läpikotaisin. Säästät selvää rahaa, kun otat meihin yhteyttä ennen NetSuiten käyttöönottoa.
Rajanveto ja vastuunjako on hankalaa useiden eri toimijoiden kesken ja tähänkin pätee sanonta ”mitä useampi kokki, sen huonompi soppa”. Anna meidän siis hoitaa toteutus kokonaan. Loppujen lopuksi toteuttamisen jakaminen useammalle toimijalle maksaa enemmän.
Virhe 9: Odotusten hallinta
Viimeinen yleinen virhe liittyy yrityksen epärealistisiin odotuksiin käyttöönoton hyödyistä. Kullekin yksittäiselle prosessille on olemassa parempi ohjelma (kuten Bezala matkalaskuille), mutta NetSuiten kauneus piilee siinä, että kaikki prosessit on tuotu saman ohjelmiston sisään, mikä mahdollistaa prosessien välisen ja ylimenevän kehitystyön.
Parannuksia ei kannata odottaa heti. Suurin osa prosessiparannuksista realisoituu vasta käyttöönoton jälkeen. Muutaman kuukauden päästä muutokset alkavat kuitenkin näkyä: jotkin prosessin osat sujuvat aiempaa huomattavasti nopeammin. Puolen vuoden kuluttua huomaat olevasi innostuneempi liiketoimintaprosesseistasi kuin koskaan aiemmin. Eikä kaikki hyvä lopu edes tähän: käsissäsi on nyt maailman pystyvin toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voit parantaa prosesseja loputtomiin!
Haluatko tietää lisää NetSuitesta? Tutustu tästä tai varaa 30 min maksuton etätapaaminen!
Julkaistu 15.02.2021