Hyvässä järjestyksessä kohti kevään varsinaista yhtiökokousta
Vuodenvaihteessa tilikautensa päättäneiden osakeyhtiöiden tilinpäätösaika on nyt kiireisimmillään ja kevään yhtiökokoukset ovat nurkan takana. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden (6) kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Onko yhtiössänne kaikki kunnossa kevään varsinaista yhtiökokousta varten?
Kokouskutsun toimittaminen on vakavamielistä ja tarkkaa puuhaa
Osakeyhtiölain mukaan hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokousta. Laissa on joitakin poikkeuksellisia kutsuaikoja muun muassa sulautumisia ja jakautumisia koskien. Huomioitahan nämäkin, jos varsinaisen yhtiökokouksenne asialista poikkeaa normaalista.
Kokouskutsun lähettämiseen lain asettamissa aikarajoissa sekä kokouskutsun muotoiluun on syytä suhtautua riittävällä vakavuudella, vaikka aihe voikin tuntua kevyeltä – ”Tuossa Lissun kanssa kahvihuoneessa sovittiin, että pidetään kokous ensi maanantaina. Ai, eikö teille muille muistettukaan sanoa”. Kokouskutsun lähettämättä jättäminen tai kokouskutsua koskevien säännösten ja määräysten olennainen rikkominen voi johtaa yhtiökokouspäätösten mitättömyyteen.
Kirjallinen kokouskutsu on lähetettävä jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa. Yhtiöjärjestyksessä saattaa olla muunlaisia määräyksiä kutsun lähettämisestä, joten sen sisältö tulee tarkastaa ennen lähettämistä.
Kokouspaikkana yhtiön kotipaikka, paitsi ensi vuonna ehkä Aurinkorannikko
Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikassa, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisesta paikkakunnasta. Osakeyhtiölaki mahdollistaa ns. hybridikokousten pitämisen jo nykyisellään, mutta jos yhtiökokous haluttaisiin tulevina vuosina pitää kokonaan ilman kokouspaikkaa etäkokouksena, edellyttää se yhtiöjärjestysmuutosta. Kirjoitimme aiheesta syksyllä ilmestyneessä artikkelissamme Yhtiökokous etänä – Greenstep. Huomioithan, että jos yhtiökokouksessa käsitellään nyt yhtiöjärjestyksen muuttamista tulevien etäkokousten mahdollistamiseksi, on kokouskutsussa mainittava yhtiöjärjestysmuutoksen pääasiallinen sisältö.
Mitä kokouksessa sitten tapahtuu kahvinjuonnin ohella?
Varsinaisessa yhtiökokouksessa on yleensä päätettävä ainakin:
- tilinpäätöksen vahvistamisesta
- taseen osoittaman voiton käyttämisestä
- vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja mahdolliselle toimitusjohtajalle
- hallituksen jäsenten palkitsemisesta
- tarvittaessa hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajan valinnasta, riippuen millaiselle toimikaudelle heidät on valittu tai mitä yhtiöjärjestys määrää
- muista yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista
Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Miten tästä kaikesta selviää?
Kokeneet juristimme ovat valmiina auttamaan teitä esimerkiksi käsiteltävien yhtiökokouspäätösten suunnittelussa ja valmistelussa. Tuemme halutessanne teitä myös yhtiökokouskutsun ja/tai pöytäkirjan laadinnassa tai voimme tarjota yhtiökokouksen puheenjohtajan avuksenne. Lisäksi Espoossa ja Oulussa voimme tarjota toimitilat käyttöönne yhtiökokouksen pitämistä varten.
Ota yhteyttä lakitiimiimme!
