De 9 vanligaste misstagen vid implementering av NetSuite

NetSuite är en global och pålitlig business-plattform, som enkelt kan anpassas enligt olika behov hos tillväxtföretag och företag med internationell verksamhet. Att ta i bruk NetSuite inom organisationen är en stor investering och det är skäl att göra det noggrant med stöd av en kunnig partner. Här är en lista på de vanligaste misstagen vid implementering av NetSuite samt tips på hur man kan undvika dem. 

Misstag nummer 1: Det saknas engagemang från alla parter

Först och främst gäller det att få med alla parter i projektet. Idén med NetSuite är att få alla processer att fungera tillsammans i ett molnbaserat ERP-system - försäkra därför att projektet stöds av olika intressenter och att det finns motivation för förändring.

Misstag nummer 2: Man försöker återskapa gamla processer

Om man försöker hålla fast vid de gamla processerna blir det extremt svårt att implementera NetSuite. Att ta i bruk ett nytt ERP-system kräver stora investeringar, så det är inget man vill göra i onödan.

Gamla processer kanske är formade utifrån begränsningar i det system som tidigare använts inom organisationen. Det kanske rör sig om så kallade ärvda processer, som för länge sedan tagits i bruk av någon tidigare anställd. Nu finns det chans att skapa helt nya processer. Den nya implementeringen kan ge en efterlängtad klarhet åt processerna. Glöm era gamla kalkylblad och förnya tankesättet: nu kan processerna utvecklas och automatiseras på ett helt nytt sätt.

Misstag nummer 3: Alla funktioner tas i bruk på en gång

Att ha en långsiktig vision är viktigt, men det är lika viktigt att ta ett steg i taget.

En lyckad strategi är att genomföra implementeringen stegvis. Utgångspunkten kan till exempel vara ekonomiprocesserna. Börja t.ex. med att fokusera på de nuvarande faktureringsprocesserna och fundera hur de kunde förbättras. När de förändringarna förverkligats går man sedan vidare till nästa process.

Misstag nummer 4: Anpassning i stället för konfigurering

I NetSuite finns flera färdigt inbyggda funktioner som kan fungera lika bra, eller till och med bättre, än anpassad kod. Försäkra er om att er implementeringspartner har fötterna på jorden och känner till NetSuites olika funktioner. Implementeringspartnern bör veta när anpassad kod är en bra lösning och när det inte är det. Att utveckla för många anpassade lösningar kan till och med göra NetSuite långsammare, vilket ger en sämre användarupplevelse.

Det lönar sig att använda så mycket som möjligt av de inbyggda funktionerna i början och bara anpassa det som är absolut nödvändigt. Om man anpassar för mycket i ett tidigt skede tappar man lätt den röda tråden. Det är därför skäl att köra processen manuellt ett tag - det gör det också enklare att förstå vad det är ni vill automatisera. Det kan vara bra att budgetera för visst utvecklings- och automatiseringsarbete och göra möjliga förändingar när NetSuite har varit i bruk ca. 6 månader.

Misstag nummer 5: Bristande testning

Implementeringen av NetSuite är ett stort projekt som kräver tid och resurser. Man behöver därför involvera alla nyckelpersoner och ge dem tid, för att undvika att implementeringens arbetsmängd blir en allt för stor börda vid sidan om deras dagliga arbetsuppgifter.

De som utför testningarna bör får en grundläggande onlineutbildning, så att de vet hur navigeringen och funktionerna i programmet fungerar. När alla känner till grunderna behöver de som testar också få hjälp med att komma igång. Genomför och testa de första 20–30 transaktionerna tillsammans från början till slut. Satsa speciellt mycket på utbildningen och implementeringen snarare än på bara testningen.

När den inledande utbildningen har genomförts bör ansvarspersonerna för de olika processerna få chansen att testa den faktiska processen i NetSuite. Det är mycket enklare för dem att ge feedback när de faktiskt vet hur NetSuite fungerar.

Misstag nummer 6: Överföring av historisk data

På basen av historiskt data kan man avgöra vad allt som behöver finnas i NetSuite. Den gamla datastrukturen kan också avslöja nya aspekter, som i sin tur kan föra med sig nya krav man behöver vara medveten om. Dessutom kan det finnas dolda kvalitetsproblem i datat, som är bra att identifiera före implementeringen.

Vi vet att historiskt data är viktigt: det är betydelsefullt att veta vem som köpt vad och när. Därför rekommenderar vi att flytta över så mycket historisk information som möjligt, men vi rekommenderar er att göra det i förväg.

Misstag nummer 7: Att inte fördefiniera rapporterna

I NetSuite finns oändligt många olika rapporteringsalternativ och -filter. Det lönar sig därför att bekanta sig med vilka rapporter som passar just era behov.

Under de första veckorna är det bäst att använda basrapporterna för att ta reda på om de är ändamålsenliga. Om ni sedan vill börja anpassa rapporten, vet ni hur det fungerar och vilka begränsningar NetSuite har. Tänk på att vissa rapporter helt enkelt inte är gjorda för att finnas i NetSuite, utan är bättre lämpade för till exempel ett rapporteringssystem som Bi Book.

Misstag nummer 8: Support och ansvarsfördelning

Vi gör månatligen NetSuite-implementeringar åt våra kundföretag. Vi kan det här och vi vet hur NetSuite fungerar in i minsta detalj. Ni kommer garanterat att spara pengar om ni kontaktar oss innan ni implementerar NetSuite.

Det är svårt att dra gränser och bestämma en ansvarsfördelning om flera leverantörer är inblandade i implementeringen. Därmed stämmer uttrycket "ju fler kockar desto sämre soppa" också här. Låt oss därför ta hand om hela implementeringen - i slutändan kostar det mer att dela upp implementeringen mellan flera leverantörer.

Misstag nummer 9: Hantera förväntningar

Det sista allmänna misstaget handlar om orealistiska förväntningar på implementeringens fördelar. För alla enskilda processer finns det bättre program (till exempel Bezala för hantering av kvitton och utlägg), men det fina med NetSuite är att alla processer är sammankopplade i ett enda system, vilket möjliggör förbättringar mellan olika processer.

Räkna inte heller med att förbättringarna märks direkt, utan de flesta processförbättringar realiseras först efter implementeringen. Efter några månader börjar förändringarna dock synas: vissa delar av processen går betydligt snabbare än förr. Efter 5–6 månader kommer ni att märka att ni känner mycket större engagemang inför vissa delar av era affärsprocesser än förr. Men det roliga slutar inte där - ni har nu världens mest potenta ERP-system i era händer och kan förbättra era processer precis så mycket ni vill!

Vill du veta mer om NetSuite? Läs mer här eller boka en gratis 30-minuters konsultation!