ERP-projekti on haastava tehtävä ja moni asia sen eri vaiheissa vaatii huolellista harkintaa. Kokosimme tähän artikkeliin vinkkejä siihen, miten ja mistä aloittaa menestyksekkään ERP-strategian rakentaminen.
ERP Wizards podcast-tuotantokauden ensimmäisessä jaksossa Greenstepin Partner ja NetSuite-palvelujemme vetäjä Riku Venno ja HappyOrNotin Head of Business Services Esa Vasara syventyvät keskustelemaan menestyksekkään ERP-projektin rakennuspalikoista. Kokosimme muutaman vinkin jaksosta maistiaisiksi myös tähän artikkeliin. Kuuntele jakso (englanniksi) ja lue vinkit!
Millaiset merkit indikoivat, että yrityksesi saattaisi tarvita ERP-järjestelmän?
Kun yritys kasvaa ja perustaa uusia tytäryhtiöitä ulkomaille, prosesseista tulee luonnostaan monimutkaisempia ja manuaalisen työn määrä moninkertaistuu. Se luo tarpeen turvata prosessit ja saada läpinäkyvyyttä dataan. Yksi ensimmäisistä haasteista, joka yleensä viestii siitä, että yritys voisi hyötyä ERP-järjestelmästä, on vaikeus hallita talouden prosesseja useammassa maassa.
Kun yrityksellä on tytäryhtiöitä, tarvitaan konsolidoitu näkymä koko konsernin luvuista. Tällaisissa tilanteissa ERP mahdollistaa kirjanpidon hoitamisen nopeasti. Se myös automatisoi useita prosesseja ja helpottaa työskentelyä eri valuuttojen, paikallisten lainsäädäntöjen ja järjestelmien viidakossa.
Kasvu ja skaalautuminen korostavat myös tietoturvan ja datan hallinnan tarvetta. Yrityksen kaikki data tulisi saada yhteen paikkaan. Toiminnanohjausjärjestelmä on siihen yksi vaihtoehto, mutta myös esimerkiksi BI-työkalut mahdollistavat datan yhdistämisen tehokkaasti yhteen paikkaan.
Mihin asioihin tulisi kiinnittää huomiota ERP-järjestelmää valitessa?
Tärkein vinkki toiminnanohjausjärjestelmän valintaan: valitse järjestelmä, joka palvelee nykyisiä tarpeitanne sekä skaalautuu ketterästi tulevaisuuden tarpeisiinne. Kun yritys on suhteellisen aikaisessa vaiheessa ja kasvaa nopeasti, tulisi valita sellainen järjestelmä, jota on helppo mukauttaa, vaikka yrityksen koko liiketoimintamalli muuttuisi.
Valtaosalle yrityksistä ERP on jatkuvasti kehittyvä työkalu. Tyypillisesti ERP-projekti ei siis pääty itse järjestelmän implementointiin, vaan jatkokehitystä halutaan tehdä uusien tarpeiden ilmetessä. Järjestelmän valinta on elintärkeä osa ERP-projektia, sillä sitä on vaikea vaihtaa enää projektin seuraavissa vaiheissa. Oikean järjestelmän valinnan lisäksi on olennaista huolella valita teille sopiva kumppani projektin tueksi.
Vinkkejä kumppanin valintaan ERP-projektiin
- Katsele paljon ympärillesi, keskustele muiden yritysten kanssa ja tutki, millaisia ratkaisuja muut ovat toteuttaneet toiminnanohjausjärjestelmiinsä. Näin voit saada paljon arvokkaita ideoita muiden kokemuksista.
- Soita eri ERP-toimittajien referenssiasiakkaille ja kysy, kuinka heitä on todellisuudessa palveltu implementaatiokumppanin toimesta.
- Valitse se kumppani, jolla on eniten annettavaa liiketoiminnallesi ja joka sopii pitkäaikaiseksi kumppaniksesi. Kumppanin tulisi omata tekninen tietämys järjestelmästä sekä ymmärtää liiketoiminaprosessejanne. Olisi myös hyvä, että sama kumppani pystyisi palvelemaan yritystänne myös muidenki osa-alueiden kuin ERP:in osalta.
- Luota vaistoihisi; henkilökemialla on iso vaikutus myös sopivaa projektikumppania valitessa.
- Halvin sopimus ei ERP-projektin osalta automattisesti tarkoita parasta sopimusta. Muista, että olet neuvottelemassa parhaasta implementaatiosta!
- Lue lisää NetSuitesta - kainsainvälisesti skaalautuvasta ERP:istä?
Mitä ERP-projektin eri vaiheissa tulisi ottaa huomioon?
ERP-kumppanin tulisi ottaa ohjaajan rooli implementaation alkuvaiheessa. Heidän tulisi tietää kaikki tarpeellinen itse järjestelmästä ja ensimmäisen vaiheen toteuttamisesta, sekä tuntea asiakkaan liiketoiminta. Ensimmäisen vaiheen jälkeen asiakkaan tulisi ottaa enemmän vastuuta projektista ja panostaa siihen, että se toteutetaan tiiviissä yhteistyössä ulkoisen implementaatiokumppanin kanssa. Menestyksekäs ERP-implementaatio vaatii ponnistelua molemmilta osapuolilta ensimmäisestä päivästä lähtien. On elintärkeää, että asiakas ja toimittaja ovat samaa tiimiä ja kulkevat samaan suuntaan.
Sen, miten prosessit todellisuudessa toimivat ERP:issä, näkee usein parhaiten vasta silloin, kun niitä kokeilee käytännössä. Ne saattavat näyttää paperilla erilaisilta kuin todellisuudessa ja siksi usein joitakin muutoksia joudutaan tekemään joustavasti, vaikka ne eivät ole olleet mukana alkuperäisessä suunnitelmassa. On tärkeää, että projektille on asetettu joitakin korkean tason määrityksiä, jotka toimivat tavoitteena projektille ja ohjaavat sitä tiettyyn suuntaan. Asetetussa budjetissa pysymisen kannalta ERP-toimittajan ja asiakkaan on myös tärkeää pitää säännöllisesti seurantapalavereja, joissa käydään läpi, kuinka paljon työtunteja muutosten toteuttamiseen on käytetty.
Yksi hyvä lähestymistapa on rakentaa alusta mahdollisimman nopeasti testausvaiheeseen. Tällä tavalla asiakas pääsee kokeilemaan järjestelmää omalla datallaan ja näkemään tulokset. Ketterä toteutus on paras tapa saada loppukäyttäjät ymmärtämään, kuinka asiat toimivat todellisuudessa.
Haluaisitko oppia aiheesta lisää?
Kokenut ERP-asiantuntijamme Riku Venno ja HappyOrNotin Head of Business Services Esa Vasara pureutuvat syvällisemmin artikkelin aiheeseen ERP Wizards -podcastimme ensimmäisessä jaksossa.
Läydät myös tuotantokauden neljä muuta jaksoa Spotifysta. Kuuntele jaksot!
Tai varaa 30 minuutin veloitukseton sparrailuhetki ERP-asiantuntijamme Riku Vennon kanssa.
Julkaistu 19.04.2022