Henkilöstöasiat yritysjärjestelytilanteissa luovat onnistumisen edellytykset
Kati Tuovinen
Head of HR Business
Yritysjärjestelyissä henkilöstöasioiden huomioiminen on tärkeää, mutta ne jäävät usein liian vähälle huomiolle. HR Due Diligence (HR DD) on keskeinen osa prosessia, joka auttaa tunnistamaan henkilöstöön liittyvät riskit ja mahdollisuudet sekä varmistamaan onnistuneen yrityskaupan ja integraation menestyksen. HR DD kattaa koko HR:n, henkilöstöhallinnon, strategisen HR:n, mukaan lukien johtamis-, viestintä- ja raportointikäytännöt sekä yrityskulttuurin ja toimintatavat. Hyvin toteutettu HR DD mahdollistaa paremman valmistautumisen integraatioon ja varmistaa, että henkilöstö on osallisena ja sitoutunut muutokseen.
Yritysjärjestelytilanteissa usein huokaistaan helpotuksesta kun sopimus saadaan allekirjoitettua, mutta henkilöstön näkökulmasta tämä on vasta lähtölaukaus tekemiselle. Valitettavan usein HR-asioita ei oteta huomioon ennakkoon, ainakaan tarpeeksi kattavasti. Mikäli HR-asioita ei hoideta hyvin tai ei olla valmistauduttu tarpeeksi, on onnistumisen edellytykset usein aika huonot, sillä ihmiset tarvitaan mukaan yritysjärjestelyissä muutoksen aikaansaamiseksi. Tämän vuoksi, HR Due Diligence on äärettömän tärkeä kokonaisuus, joka tulisi olla aina laki- ja talous DD:n rinnalla toteutettu. Näin varaudutaan mahdollisiin riskeihin, hidasteisiin ja siihen, mihin kaikkiin asioihin tulee kiinnittää huomioita kun yritysjärjestely on paperilla tehty. Tällä tavoin voidaan myös viestiä paremmin mitä tapahtuu seuraavaksi ja miten asiat hoituvat askel kerrallaan.
HR Due Diligence on nimensä mukaisestikin paljon muutakin kuin työsopimuksien läpikäynti, vaikka jo työsopimuksissa on paljon olennaisia seikkoja. Työsopimuksissa on keskeistä mm. lakisääteiset käytännöt, joista kunkin työntekijän työsopimuksessa on sovittu ja joihin työsopimuksissa viitataan (esim. yrityksen käytännön mukaisesti, yrityksessä kulloinkin voimassa olevan käytännön mukaisesti tms.). Lisäksi se, ovatko työsopimukset keskenään saman sisältöisiä yleisien työehtojen osalta, sillä mitä erilaisemmat työehdot löytyvät työsopimuksista ja muista mahdollisista dokumenteista, sen haastavampaa on yhtenäistäminen jatkossa. HR DD sisältää laajasti koko HR:n, johtamiskäytännöt, viestinnän käytännöt, raportointikäytännöt, kulttuurin & toimintatapojen läpikäynnin. Kun tämä hoidetaan kunnolla, ollaan erinomaisesti valmistauduttu integraatioon ja allekirjoituksen jälkeiseen aikaan.
Tässä kattava check-lista HR-asioista, jotka on tärkeä huomioida yritysjärjestelyissä:
- Johtamismalli & organisaatio, sisäinen viestintä
- Henkilöstökustannukset, ulkoistettu palkanlaskenta (tulisiko auditoida vai miten yhteistyö toimii?)
- Työsopimukset + johdon työsopimukset + mahdolliset työsuhteiden päättämiset, (varoitusmenettelyt, muutosneuvottelut yms.)
- Lakisääteiset vakuutukset, työsuhde-edut ja muut edut
- Käytössä olevat TESit, henkilöstökäsikirja/ohjeet + yhteistoiminta, vuoropuhelukäytännöt ja dokumentointi
- Työaika, työajan seuraaminen, mahdollinen liukuva työaika ja työaikapankkikäytännöt
- Etätyön tekeminen ja ohjeet sekä ulkomaantyösuhdetilanteet (ml. ulkomaiset työntekijät, ei vain suomalaiset ulkomailla) sekä matkustamisen käytännöt
- Poissaolokäytännöt, lomakäytännöt
- Työsuojeluasiat, lakisääteinen dokumentointi, työsuojelutoimikunta ja -toiminta, työhyvinvointia ylläpitävät käytännöt sekä työterveyshuoltoyhteistyö
- Rekrytointi
- Perehdyttäminen
- Roolit, tehtävänkuvat & seuraajasuunnittelu sekä talent management
- Osaamisen kehittäminen & koulutuskäytännöt
- Tavoitteet & tavoite- ja kehityskeskustelu- sekä one-to-one -käytännöt
- Kulttuuri ja arvot
- HR-, työajanseuranta- ja palkanlaskentajärjestelmät
- GDPR/tietosuoja-asiat
- HR-raportointi ja henkilöstöanalytiikka
Check-lista on jopa hengästyttävä, mutta se vain kertoo HR-kokonaisuuksien laajuudesta ja kattavuudesta. On erittäin tärkeää yhdistää nämä osat toimivasti yritysjärjestelytilanteessa niin, että kulttuuri vahvistuu eikä mene rikki.
Me Greenstepissä voimme olla avuksi laajasti niin HR-, laki- kuin talous- DD:n osalta ja auttaa strategisesta suunnittelusta käytännön toteutukseen yritysjärjestelytilanteissa. Jos kaipaat tukea tai sparrauskumppania ja/tai toteuttajaa, olemme täällä valmiina hommiin kanssanne!
Julkaistu 15.04.2024