Ihmiskeskeisyys liiketoiminnan ajurina – tätä henkilöstöanalytiikka oikeasti on

Koska ihmiset ovat niin tärkeitä organisaatiolle, heistä tulee pitää huolta – muuten riskinä on se, että organisaatio alkaa menettämään huippuosaajiaan toisaalle.

Joku voi kysyä, mitä sillä on väliä, jos henkilöstön poistuma on vaikka 2% - onko sillä oikeasti vaikutusta liiketoimintaan? Entä jos henkilöstön sitoutuminen laskee 5% - missä se näkyy? Vaikuttaako se asiakastyytyväisyyteen tai lisääkö se esimerkiksi työn tehokkuutta?

Henkilöstöön liittyvien toimenpiteiden ja päätösten vaikutuksia voi lähteä arvailemaan, mutta paremman lopputuleman saa, kun jokaisessa organisaatiossa eri muodoissa oleva valtava datamäärä valjastetaan tiedolla johtamisen välineeksi.

Henkilöstöanalytiikka pähkinänkuoressa

Henkilöstöanalytiikka on käytännössä nimensä mukaisesti henkilöstöön liittyvien tietojen analysointia. Tietojen analysointia helpottaakseen organisaatio voi käyttää apunaan erilaisia analytiikkatyökaluja, jotka tuottavat sinne syötetyn datan, kyselyiden ja laskentasääntöjen pohjalta erilaisia raportteja ja kaavioita.

Jotta henkilöstöanalytiikasta saadaan koko organisaation laajuinen, useita eri näkökulmia kattava kokonaisuus, analysoitavaa dataa täytyy kerätä useista eri järjestelmistä ja tiedostoista. Perustason analytiikkaa voidaan toteuttaa jo esimerkiksi pelkän palkkajärjestelmästä irti saatavan datan avulla, mutta kun tuota dataa rikastaa muilla tiedoilla, analytiikka paljastaa todellisen arvonsa.

Henkilöstöanalytiikka antaa esimerkiksi HR-ammattilaisille työkaluja tunnistaa henkilöstöön liittyviä trendejä ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä esimerkiksi rekrytointiin, työntekijöiden sitouttamiseen ja muihin liiketoiminnan asettamiin tavoitteisiin liittyen. Henkilöstöanalytiikka ei ole kuitenkaan ainoastaan HR:n työkalu, sillä esimerkiksi yrityksen talous- ja operatiivinen johto voi tehdä sen avulla perustellumpia päätöksiä ja ennusteita, joilla on suora vaikutus viivan alla näkyvään tulokseen. Tämä taas on asia, joka on erittäin kiinnostavaa mm. yritysten hallituksille, pääomasijoittajille ja muille avainsidosryhmille.

Tämä on paperilla selvää, mutta mitä aitoja käytännön käyttötapauksia henkilöstöanalytiikalla voidaan esimerkiksi ratkaista?

Henkilöstöanalytiikka rekrytointien tukena

Jokainen organisaatio haluaa rekrytoida markkinoiden parhaat osaajat. Kun rekrytoinnit saadaan onnistuneesti maaliin, noista huippulahjakkuuksista halutaan pitää myös kiinni.

Rekrytoinnit voivat kuitenkin usein osoittautua haasteellisiksi useistakin eri syistä. Sopivien ehdokkaiden määrä on rajallinen ja rekrytointiprosessit luisuvat helposti kalliiksi ja aikaa vieviksi. Henkilöstöanalytiikka auttaa yrityksiä optimoimaan rekrytointiprosessejaan sekä löytämään ne rekrytointitavat ja -kanavat, jotka toimivat parhaiten. Näin rekrytointeihin varatut resurssit käytetään parhaalla mahdollisella tavalla ilman hukkaan heitettyä aikaa ja rahaa.

Kuinka henkilöstöanalytiikka sitten hyödyttää rekryprosessissa?

Yritykset kilpailevat tänä päivänä parhaasta työvoimasta käytännössä kaikkien yritysten kanssa – lokaatiolla ei ole nykyisin enää niin suurta merkitystä hybridityön aikakaudella. Myös rekrytointikanavien määrä on kasvanut ja erityyppiset osaajat eivät ole kaikki enää saman kanavan äärellä.

Hyödyntämällä henkilöstöanalytiikkaa, yritys saa kattavan kokonaiskuvan käyttämistään rekrytointikanavista ja niiden kautta saavutetuista tuloksista. Selkeä dashboard-näkymä voi näyttää esimerkiksi saapuneiden hakemusten määrän per rekrytointikanava ja hakemusten jakautumisen eri tehtäviin tai osastoille. Hakijadataa voi rikastaa muilla tiedoilla, kuten esimerkiksi markkinointidatalla, jolloin pystytään mm. laskemaan eri kanavien tuomat hakijamäärät käytettyyn budjettiin nähden.

Kanavien optimointia voidaan tehdä esimerkiksi sen tiedon pohjalta, mistä kanavista on saatu eniten hakijoita, jotka yritys on päätynyt palkkaamaan - se ei aina ole se kanava, josta saadaan eniten hakijoita. Lisäksi eri kanavat ja rekrytointitavat voivat toimia paremmin toisella maantieteellisellä alueella toiseen verrattuna.

Kun organisaatio tutkii omia rekrytointiprosesseitaan ja niistä kertynyttä dataa, se voi tunnistaa prosessien pullonkauloja ja näin lyhentää rekrytointeihin käytettävää aikaa huomattavasti. Datan avulla päästään pureutumaan tarkkaan prosessin eri vaiheisiin, mm. prosessin kestoon, haastattelujen ja työtarjousten väliseen suhteeseen tai vaikka siihen, missä kohtaa hakijat vetäytyvät prosessista pois. Prosessin kokonaisvaltainen tarkastelu auttaa optimoimaan sitä huomattavasti tehokkaammaksi.

Henkilöstöanalytiikan avulla organisaatio voi paremmin ennustaa rekrytointitarpeitaan esimerkiksi kausityöntekijöiden tapauksessa. Jatkuvasti kertyvä historiadata takaa parempien rekrytointipäätösten tekemisen tulevaisuudessa. Henkilöstöanalytiikka mahdollistaa myös entistä paremman A/B-testauksen rekrytointiprosesseissa. Yritys voi siis testata, millaiset rekrytekstit ja -kanavat toimivat parhaimmalla tavalla yhdessä eri haettavien paikkojen kohdalla ja näin kohdentaa panostuksensa jatkossa parhaiten toimiviin yhdistelmiin.

Analytiikan hyödyntäminen henkilöstövaihtuvuuden pienentämisessä

Kun työntekijä lähtee yrityksestä uusien haasteiden pariin, muutoksen seuraukset voivat olla kalliita niin rahallisesti kuin kulttuurillisestikin. Huippuluokan osaajat vievät usein mukanaan niin kokemusta, osaamista kuin tehokkuuttakin. Hyvistä työntekijöistä halutaankin pitää yrityksissä luonnollisesti lujasti kiinni, mutta aina tässä ei onnistuta.

Henkilön lähteminen voi joskus yllättää yrityksen täysin. Asian ei kuitenkaan tarvitse mennä niin, vaan dataa ja hiljaisia signaaleita analysoimalla yritys voi pitää kiinni huippuosaajistaan ja pienentää henkilöstövaihtuvuuttaan.

Mihin asioihin henkilöstöanalytiikalla voidaan vaikuttaa henkilöstövaihtuvuuden pienentämisessä?

Yritys voi tunnistaa lähtöä harkitsevat työntekijät analysoimalla mm. työtyytyväisyyteen, henkilön suoriutumiseen ja tuntikirjauksiin liittyvää dataa. Tyytymättömien työntekijöiden tilanteen parantamiseen pystytään näin puuttumaan jo siinä vaiheessa, ennen kuin on liian myöhäistä.

Pelkkä numeraalinen data ei sinällään tuo aina suurta lisäarvoa organisaatioon – joskus pelkkiin numeroihin keskittyminen voi itse asiassa luoda päinvastaisen efektin ja aiheuttaa harmia. Vaihtuvuuteen liittyvän datan tarkempi tarkastelu voi paljastaa esimerkiksi sen, että 5% vuosittaisesta henkilöstövaihdoksista 50% keskittyy vaikkapa tiettyyn, yksittäiseen tiimiin. Tällöin päästään käsiksi tiimin rakenteeseen, työtehtäviin tai johtamiskäytäntöihin, joita parantamalla voidaan nähdä suuri muutos vaihtuvuudessa.

Mikäli vaihtuvuus on suurta pidempään töissä olleiden henkilöiden keskuudessa, analytiikan avulla voidaan päästä kiinni vaihtuvuuden juurisyihin tässä segmentissä; millainen heidän työuransa on ollut poistumiseen saakka ja löydetäänkö lähtemiselle tekijöitä esimerkiksi kehittymismahdollisuuksien puutteen tai vastaavan syyn kautta.

Uusien työntekijöiden osalta organisaatio voi myös parantaa datan perusteella omia perehdytyskäytäntöjään tutkimalla esimerkiksi koeajalla pois lähteneiden työntekijöiden työsuhteen purkamisen syitä. Tämä mahdollistaa myös rekrytointiprosessin ja haastatteluissa käytyjen keskustelujen ja annettujen lupausten tarkentamiseen.

Vaihtuvuusanalyysissä, kuten henkilöstöanalytiikassa muutenkin, on tärkeää ottaa huomioon organisaation ja toimialan ominaispiirteet. Tämä tuo keinoja pureutua siihen, mitkä tekijät vaihtuvuuteen voi vaikuttaa ja näitä hypoteeseja voidaan lähteä testaamaan useasta lähteestä kootun datakokonaisuuden perusteella.

Henkilöstön tuottavuus kasvuun henkilöstöanalytiikan avulla

Useimmiten voidaan todeta, että työntekijöiden tuottavuudella on suora vaikutus liiketoiminnan kannattavuuteen. Korkean tuottavuuden ylläpitäminen voi olla kuitenkin haasteellista, sillä hyvien aikeiden pinnan alla vaanii usein tehottomia prosesseja, puutteellisia resursseja tai sitoutumattomia työntekijöitä.

Henkilöstöanalytiikka voi tuoda vastauksia näiden haasteiden selvittämiselle. Tutkimalla henkilöstön käyttäytymistä (esimerkiksi erilaiset tunti- ja tiketöintijärjestelmien kirjaukset) ja suorituskykyä (esimerkiksi viikoittaiset pulssikyselyt), yritys voi hyödyntää tietoon perustuvia oivalluksia pullonkaulojen ja muiden parannuskohteiden tunnistamiseen.

Miten henkilöstöanalytiikka auttaa yrityksiä henkilöstön tuottavuuden parantamisessa?

Etenkin asiantuntijatyössä työaikadatan analysointi näyttää, mihin työaikaa oikeasti käytetään. Erilaiset työ- ja tuntikirjaukset kertovat, miten paljon esimerkiksi laskutettavaa työtä tehdään verrattuna sisäiseen tai ajatustyöhön nähden. Tähän tietoon porautuminen auttaa yrityksiä näkemään myös eri tiimien tai osastojen tilanteen erikseen. Työ- ja toimintatapojen ja prosessien eroavaisuuksien havainnointi mahdollistaa eri tiimien parhaiden käytäntöjen hyödyntämisen myös tiimin ulkopuolella.

Jos työntekijä ei ole sitoutunut yritykseen ja harkitsee esimerkiksi lähtöä, hänen työtehonsa voi helposti hiipua. Yritys voi tunnistaa merkit sitoutumattomasta työntekijästä usean eri datan perusteella ja näin puuttua tilanteeseen ja pyrkiä ratkaisemaan sen.

Henkilön tuottavuuskäyrä lähtee useimmiten nousuun sen jälkeen, kun hän on perehtynyt yrityksen toimintatapoihin, työkaluihin, kulttuuriin ja omiin työtehtäviinsä sekä saanut selkeät tavoitteet omalle työlleen. Jos yritys huomaa, että uusien henkilöiden on vaikea päästä asetettuihin tavoitteisiin ja kiinni tuottavaan työhön, se voi hyödyntää henkilöstöanalytiikkaa tunnistaakseen esimerkiksi perehdytyksessä mahdollisesti olevia parannuskohteita.

Yritys voi myös seurata henkilöstön suoriutumista eri lähteistä saadun datan perusteella ja tarjota heille tarvittavaa palautetta ja lisäkoulutusta työn tuottavuuden ja mielekkyyden parantamiseksi. Henkilöille voidaan kehittää räätälöityjä koulutusohjelmia, jotka keskittyvät niihin kokonaisuuksiin, jotka aiheuttavat eniten haasteita.

Tuottavuus on asia, jonka merkitys voi vaihdella suurestikin eri organisaatioiden välillä. Tämän vuoksi on mahdotonta luoda yhtä kokonaisratkaisua, joka toimisi sellaisenaan kaikille. Pelkkää työaikaa raportoimalla voidaan saada jonkunlainen kuva käytetystä ajasta, mutta tällöin varsinaisen analytiikan osuus jää pieneksi, ellei olemattomaksi.

Henkilöstöanalytiikka voi vähentää sairauspoissaoloja

Sairauspoissaoloilla voi olla suuri vaikutus yrityksen toimintaan niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikavälillä. Henkilöstöanalytiikka voi auttaa yrityksiä ennakoimaan ja vähentämään pidempiä, esimerkiksi työuupumuksesta johtuvia sairauspoissaoloja.

Analysoimalla historiatietoja sairauspoissaoloista ja tunnistamalla riskiryhmiä, yritykset voivat tehdä ennakoivia ja kohdennettuja toimenpiteitä poissaolojen vähentämiseksi ja terveys- ja turvallisuusriskien minimoimiseksi.

Miten henkilöstöanalytiikan avulla vähennetään sairaspoissaoloja?

Sairauspoissaolot voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen tuottavuuteen ja kannattavuuteen. Työntekijöiden ollessa poissa töistä, töiden sovitut määräajat voivat venyä, projektit saattavat keskeytyä ja muiden työntekijöiden työtaakka saattaa kasvaa liiallisen suureksi.

Yritys voi analysoida työntekijöidensä sairauspoissaoloja koskevia historiatietoja ja ennustaa poissaoloihin liittyviä trendejä ja suuntauksia. Näiden ennusteiden avulla sairauspoissaoloihin voidaan varautua esimerkiksi projektien aikatauluja sopiessa.

Työntekijöiden sairauspoissaolot voivat vaikuttaa myös työntekijöiden hyvinvointiin, sillä ne voivat olla merkki taustalla piilevistä terveysongelmista tai työhön liittyvästä stressistä. Henkilöstöanalytiikka voi auttaa yrityksiä tunnistamaan työntekijöiden sairauspoissaolojen taustalla olevia syitä, kuten työperäistä stressiä, ja keksimään keinoja puuttua tilanteeseen ajoissa. Jos työntekijän suoriutumisen taso alkaa laskemaan tai tuntikirjauksissa alkaa esiintyä poikkeavuuksia, nämä ns. hiljaiset signaalit voidaan tunnistaa ja tilanteeseen voidaan puuttua.

Henkilöstöanalytiikka kehittyy jatkuvasti ja yritykset voivat hyödyntää nykyisin myös tekoälyn voimaa saadakseen entistä syvällisempää tietoa työntekijöiden käyttäytymisestä ja hyvinvoinnista. Tekoäly voi auttaa yrityksiä tunnistamaan trendejä ja ennusteita suurten datamassojen keskeltä ja tekoälyn edelleen kehittyessä, sen mahdollisuudet vaikuttaa positiivisesti henkilöstön hyvinvointiin kasvaa entisestään.

Henkilöstöanalytiikka ennustamisen ja kulujen optimoinnin apuna

Työvoimatarpeen tarkka ennustaminen ja siihen liittyvien kustannusten hallinta ja optimointi voi olla suurena piikkinä lihassa varsinkin tietyillä aloilla operoiville organisaatioille. Epätarkka ennustaminen voi johtaa joko tarpeeseen nähden liian isoon työntekijämäärään, mikä johtaa työvoimakustannusten ylimääräiseen kasvuun, tai työntekijöiden puutteeseen, mikä aiheuttaa taas tuottavuuden ja lopulta yrityksen tuloksen laskua. Työvoimakustannukset muodostavat merkittävän osan yrityksen kuluista, joten niiden optimoinnilla on suuri merkitys yrityksen kannattavuuden kannalta.

Henkilöstötarpeen ennustamisen avaintekijänä on erilaisen historiadatan ja tulevien trendien analysointi. Aiemmista rekrytoinneista, vaihtuvuudesta ja vaikkapa myyntidatasta ja -ennusteista saadaan luotua kuvaa tulevista rekrytointitarpeista.

Jo talossa olevien talenttien pitäminen töissä on yritykselle edullisempaa, kuin uusien osaajien rekrytoiminen. Siksi nykyisistä työntekijöistä kannattaa pitää kiinni. Henkilöstöanalytiikan avulla yritys voi ennakoida ja ennustaa mahdollisia työntekijän lähtöön vaikuttavia tekijöitä ja puuttua niihin ajoissa. Seuraamalla ja yhdistämällä dataa henkilöstötyytyväisyyskyselyistä, palkkakehityksestä, urapoluista ja suoriutumisesta ja vertaamalla niitä historiadataansa, yritys voi tunnistaa suuren lähtöriskin omaavat työntekijänsä ja vaikuttaa heidän sitoutumiseensa eri tavoin.

Yritys voi tehdä ennusteita tulevista maksuista palkanmaksutapahtumien perusteella. Se voi ennustaa, minkä verran ja minä päivänä kassasta on lähdössä rahaa erilaisiin palkanmaksuun liittyviin eriin. Tätä dataa rikastamalla yritys voi kehittää ennusteita siten, että rekrytoimalla kaksi henkilöä paikkaan X ja kolme henkilöä paikkaan Y, se voi laskea tarkalleen rekrytointeihin liittyvät kulut.

Henkilöstöanalytiikka tarjoaa yrityksille arvokasta tietoa työvoiman tarpeista, minkä ansiosta ne voivat optimoida työvoimakustannuksia, vähentää vaihtuvuutta ja parantaa yrityksen tuottavuutta.

Henkilöstöanalytiikan arvo mitataan koko organisaation menestymisessä

Henkilöstöanalytiikka ei ole vain HR-ammattilaisten asia, vaan kuten talouden luvut, sen tulee olla koko organisaation agendalla. Jokainen työntekijä vaikuttaa toiminnallaan kokonaisuuteen. Käytännössä organisaatio ostaa ihmisiltä aikaa, joka tulisi saada kohdennettua mahdollisimman hyvin oikeisiin asioihin.

Tästä henkilöstöanalytiikassa on pohjimmiltaan kyse.

On tärkeää muistaa, että toisin kuin talousanalytiikka ja sen organisaatiosta riippumattomat lainalaisuudet, henkilöstöanalytiikan hyödyntäminen voi vaihdella suurestikin organisaatiokohtaisesti. Jotta analytiikan avulla osataan löytää oikeat vastaukset, täytyy ensin määritellä oikeat, liiketoiminnalle olennaiset kysymykset. Tämän jälkeen päästään miettimään, mitä kaikkea datan avulla voidaan ratkaista ja mitä dataa tarvitaan uusien näkemysten löytämiseen.

Tämän jälkeen alkaa varsinainen analytiikkatyö.

Millä tavoin sinun yrityksesi voisi hyödyntää henkilöstöanalytiikkaa? Jos kaipaat sparrailukumppania tai konkreettista analytiikkapalveluiden käyttöönottoa, voit varata tapaamisen kanssamme - me autamme sinua.