Muutosjohtajan työkalut järjestelmämuutoksessa - 5 vinkkiä menestykseen

Teknologisiin järjestelmiin liittyviin muutoksiin voimme organisaation sisällä vaikuttaa. Muutoksen käynnistäminen ei tapahdu itsestään. Se vaatii päätöksen. Muutos aloitetaan käytännön toimenpiteillä ja sitä pitää aktiivisesti viedä eteenpäin. Tarvitaan siis muutosjohtaja tai useampia, muutostiimi ja ylimmän johdon tuki.

Osallista henkilöstöä muutoksen pyörteissä

Vaikka järjestelmämuutos koskee teknologiaa, se vaikuttaa huomattavasti myös henkilöstöön. Siksi järjestelmämuutos tarvitsee muutosjohtamisen toimenpiteitä eikä muutos saa jäädä pelkästään datatiimille ja järjestelmävastaaville. Muutokseen pitää ottaa mukaan koko henkilöstö alusta lähtien.

Järjestelmämuutos tarkoittaa muutoksia prosesseissa ja yksilöiden arjen toiminnassa. Joillekin yksilöille muutos on mahdollisuus edetä uralla tai saada mielekkäämpiä tehtäviä. Toisille muutos on pakko, jonka takia yksilö joutuu luopumaan itselleen tutuista rutiineista tai mieleisistä järjestelmistä. Siksi järjestelmämuutos aiheuttaa usein turvattomuutta ja paljon erilaisia tunteita henkilöstön keskuudessa.

Muutosjohtajan on hyvä pitää mielessä tutut muutoskäyrät (ks. mm. Fisher, J. 2012), joissa on kuvattu ihmisten luonnollisia reaktioita muutostilanteissa. Niitä ovat muun muassa ahdistus, onnellisuus, pelko, uhka, syyllisyys, masennus, vihamielisyys, hyväksyntä ja eteenpäin pyrkimys. Tuntemalla nämä luontaiset reaktiot, muutosjohtaja pystyy paremmin ymmärtämään henkilöstön reagointia ja tukemaan henkilöstöä muutoksen eri vaiheissa. Tieto muutoksen vaikutuksista suojaa myös muutosjohtajaa uupumiselta muutosvastarintaa kohdatessa.

Muutosjohtajan työkalut

Tärkeimpänä pidetään sitä, että muutosjohtaja luo yhteyden henkilöstöön kertomalla, miten muutos heitä koskee. Kommunikointi, motivointi, tiedon jakaminen ja ajan antaminen uuden oppimiselle ovat perusasioita, jotka jokaisen muutosjohtajan tulisi kirjata muistiin. Ne voi kirjata vaikka kalenteriinsa tehtävinä, jotta varmasti muistaa toimia hyviksi havaittujen periaatteiden mukaisesti.

Miksi sitten, varsinkin järjestelmämuutoksissa, muutosjohtajat sortuvat unohtamaan vision kirkastamisen, esteiden poistamisen tai julistavat voittonsa ennen kuin sitä on edes saavutettu? Koska muutos on vaikeaa, ja epäonnistuminen helppoa. Järjestelmämuutoksiin liittyy usein paljon perehdyttävää. Muutosjohtaja sukeltaa usein syvälle yksityiskohtiin ja irtaantuu järjestelmätiimin ulkopuolisen henkilöstön arjesta.

Järjestelmämuutoksissa täytyy malttaa myös pysyä maltillisissa tavoitteissa eikä kurkottaa kuuta taivaalta. Liian optimistinen ajattelu aiheuttaa usein sen, että maltilliset lyhyen tähtäimen voitot jäävät määrittelemättä. Liian kaukainen visionäärinen ajattelu on järjestelmämuutoksissa myrkkyä ja se pitää säästää after-workeille.

Arjen muutosjohtajan tulee määrittää selkeitä, konkreettisia välitavoitteita ja uskaltautua ulos datatiimin työtiloista muiden pariin. Muutosjohtajan tulee viettää eniten aikaa niiden henkilöstön jäsenten kanssa, jotka eivät osallistu arjessa esimerkiksi määrittelytyöhön. Hänen tulee käyttää aikaansa keskusteluun, kuuntelemiseen ja muutoksen suunnan osoittamiseen. Muuten järjestelmämuutos luo enemmän muutosvastarintaa ja muutoksen toimeenpano on kaikin tavoin hankalampaa.

Viisi vinkkiä järjestelmämuutosjohtajana onnistumiseen
(Fisher, J. 2012. mukaillen ja käytännön havaintoja hyödyntäen)

1. Aseta konkreettisia ja merkityksellisiä lyhyen tähtäimen tavoitteita, ja kannusta niitä kohti
2. Kokoa muutosta johtava tiimi, jolla on monipuolisia taitoja (ei vain data, vaan myös HR-taitoja)
3. Viesti ja osallista henkilöstöä viestimään
4. Ole sitkeä, korosta jatkuvuutta, vaadi raportointia
5. Rakenna turvallista, muutoksenkestävää organisaatiokulttuuria

Yritykset kohtaavat aika ajoin tilanteita, joissa nykyinen järjestelmäpaletti ei enää istu arjen vaatimuksiin. Greenstepillä tuemme asiakkaitamme erilaisissa järjestelmämuutosprojekteissa tarjoamalla niin korkealaatuisia ja kustomoituja järjestelmiä kuin kokeneita projektijohtajia. Lisäksi tarjoamme myös valmennuksia projektin tueksi muutosjohtajille ja esihenkilöstölle.