Ostolaskujen tarkastuksella Alv-säästöjä kunnille, kuntayhtymille ja hyvinvointialueille

Ostolaskumassa hyvinvointialueilla on valtava ja on selvää, että ensimmäisenä vuonna prosessit ovat vielä olleet hioutumattomat eikä omaa sisäistä valvontaa ostolaskujen käsittelyssä ole välttämättä voitu tehdä tarvittavissa määrin.

Hyvinvointialueiden sekä kuntien ja kuntayhtymien arvonlisäverotukseen liittyy monia erityispiirteitä, kohdistuen erityisesti terveyden- ja sairaanhoidonpalveluihin sekä sosiaalihuollon palveluihin. Vaikka nämä toiminnot on arvonlisäverolaissa säädetty verottomiksi, on hyvinvointialueille sekä kunnille ja kuntayhtymille säädetty erityinen kuntapalautusoikeus näihin toimintointoihin kohdistuvien hankintojen arvonlisäveron osalta. Lisäksi hyvinvointialueilla sekä kunnilla ja kuntayhtymillä on oikeus niin sanottuun laskennalliseen palautukseen yksityisiltä terveyden- ja sairaanhoidon sekä sosiaalihuollon palvelujen tuottajilta tekemistään hankinnoista.

Virheet arvonlisäverokäsittelyssä ovat yleisiä

Kokemuksemme perusteella julkisyhteisöillä on usein epätarkkuuksia tai suoranaisia virheitä laskujen arvonlisäverokäsittelyssä. Varsinkin laskennallisen palautuksen osalta käytännöt voivat olla vaihtelevat ja julkisyhteisöjen osalta laskennallinen palautus on voinut jäädä tekemättä johtuen esimerkiksi inhimillisestä virheestä tai tietämättömyydestä ja siten arvonlisäveroa on jäänyt vähentämättä yksityisiltä sosiaali- ja terveydenhuollon ja sosiaalihuollon palvelujen tuottajilta tehdyistä hankinnoista. Taloudellinen tilanne hyvinvointialueilla kuten myös useissa kunnissa ja kuntayhtymissä on tiukka ja säästöjä pyritään hakemaan, joten myös ostolaskujen arvonlisäverokäsittelyn tarkistuksen ja oikeasuuruisten arvonlisäveropalautusten tekemisen myötä saadaan arvokasta käyttöpääomaa kotiutettua.

Sisäisestä alv-prosessien ja -käytänteiden säännöllisestä tarkistamisesta huolimatta, ostolaskujen tarkastus data-analyysejä hyödyntäen tuottaa yleensä aina alv-palautuksia sekä myös tärkeää tietoa prosessien toimivuudesta ja tehokkuudesta. Ostolaskujen tarkastuksella analytiikkatyökaluja hyödyntäen tavoitellaan säästöjä ja palautusmahdollisuuksia mutta se on samalla myös työkalu, jonka avulla voidaan pienentää riskejä ja välttää sanktioita virheellisesti tilittämättä jääneistä arvonlisäveroista.

Manuaalisen tarkastuksen kautta voidaan päästä kiinni yksittäisiin virheisiin, mutta kokemuksemme mukaan koko ostolaskumassan kattava data-analyysi on ainoa järkevä vaihtoehto ostolaskujen arvonlisäverokäsittelyn oikeellisuuden tarkistamiseen. Analytiikkatyökaluja hyödyntäen saadaan analysoitua kaikkien ostolaskujen arvonlisäverokäsittely, oli ostolaskuja vuosittain sitten 2 000 tai 200 000 kappaletta.

Hyvinvointialueiden osalta olisi nyt oivallinen hetki tarkastaa ostolaskujen arvonlisäverotuksen prosesseja ja varmistaa, että prosessit toimivat jatkossa ja ettei arvonlisäverovähennyksiä jää aiheetta tekemättä ensimmäiseltä toimintavuodelta. Kuntien ja kuntayhtymien osalta olisi nyt puolestaan hyvä hetki tarkistaa vuosien 2021 ja 2022 ostolaskut, jotta sittemmin hyvinvointialueille siirtyneisiin toimintoihin liittyvistä ostoista mahdolliset aiheetta tekemättä jääneet alv-vähennykset saadaan vielä haettua takaisin.

Oma-aloitteisten verojen menettelylain mukaisesti arvonlisäverotuksen oikaisua on mahdollista hakea kolme vuotta tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta lukien, eli nyt on viimeiset hetket hakea oikaisua vuoden 2021 osalta.

Alv-tarkastuksesta prosessien tehostamiseen

Greenstepin suorittama ostolaskujen data-analyysi on palvelu, jonka tavoitteena on ensisijaisesti saada aiheetta vähentämättä jäänyt tai väärin perustein maksettu arvonlisävero palautettua organisaatiolle. Palvelun tavoitteena on myös tuottaa organisaatiolle tietoa prosessien ja käytänteiden toimivuudesta ja mahdollisista kehitysehdotuksista sekä tunnistaa mahdolliset arvonlisäverotukseen liittyvät riskit ja virheellisyydet mahdollisten sanktioiden välttämiseksi.

Greenstepin analytiikkatyökalujen ja arvonlisävero-osaamisen yhdistelmänä saamme tehokkaasti ja laadukkaasti kartoitettua ostolaskumassasta sellaiset ostolaskut ja tapahtumat, joiden arvonlisäverokäsittelyssä on mahdollisesti virheitä, ja joiden korjaaminen tuo välittömiä alv-säästöjä. Analyysin perusteella havaitaan myös mahdolliset ostolaskujen tuplamaksut sekä muut epäjohdonmukaisuudet ostolaskujen käsittelyssä.

Teemme työn pääosin itsenäisesti, joten data-analyysi vaatii vain vähän asiakkaamme aikaa ja resursseja. Alv-läpikäynnin palvelukokonaisuus koostuu ostolaskuaineiston hankinnasta sähköisessä muodossa, data-analyysien suorittamisesta, analyyseissä esiin nousseiden havaintojen läpikäynnistä laskutasolla sekä havaittujen virheiden raportoinnista sisältäen toimenpidesuositukset sekä ohjeet arvonlisäveroilmoitusten korjaamiseksi.

Ota yhteyttä niin tarkastetaan sinunkin ostolaskut ja Alv-prosessit!