För att kunna styra ett skepp mot slutdestinationen behöver kaptenen hela tiden vara medveten om skeppets position. Samma sak gäller företag. Med hjälp av redovisning på bokslutsnivå kan företagets ledning och styrelse enkelt följa med företagets ekonomiska situation, vilket gör det möjligt att hitta rätt åtgärder för att kunna styra företaget på resan mot tillväxt.
Det finns lagstadgade bestämmelser och krav både för den löpande bokföringen och årsredovisningen. Minimikraven är relativt enkla att uppfylla, men kontinuerligt uppdaterad redovisning kräver redan mera kunskap. Ifall företaget tar beslutet att endast följa bokföringslagens minimikrav får man tillgång till detaljerad, uppdaterad information om företagets ekonomiska situation endast en gång per år, i samband med bokslutet. Företag har dock möjlighet att förverkliga uppdaterad redovisning på bokslutsnivå, vilket betyder att redovisningen görs månatligen med samma noggrannhet som delbokslut. Konkret innebär det att man i redovisningen månatligen beaktar periodiseringar, avskrivningar, semesterskulder samt förändring i lagrets värde, vilket gör att man kontinuerligt kan följa upp den ekonomiska situationen i realtid.
Även om uppdaterad redovisning på bokslutsnivå kräver mer tid och resurser av både redovisningskonsulten och företagsledningen, borde man se redovisningen som en investering som leder till noggrannare och mer motiverat beslutsfattande. Speciellt har övergången till elektronisk ekonomiadministration gjort det ännu smidigare att förverkliga uppdaterad redovisning på bokslutsnivå. Oberoende av bransch och redovisningsförfarande borde ekonomiadministrationen gå hand i hand med strategin och affärsverksamheten för att försäkra långsiktig lönsamhet.
Aktuell finansiell information som stöd för företagets strategi
En av de främsta fördelarna med uppdaterad redovisning på bokslutsnivå är den realtidsdata som produceras som stöd för strategiskt beslutsfattande. Företagets ledning och styrelse har en plikt att följa upp företagets ekonomiska situation och vid behov ta till behövliga åtgärder. När företaget genom redovisningen ständigt hålls uppdaterade om den ekonomiska situationen har ledningen möjlighet att göra klokare investeringar, resursfördelningar och finansieringsbeslut. En välfungerande ekonomiadministration stödjer den dagliga verksamheten, vilket också på lång sikt syns direkt i resultatet.
Att följa upp företagets ekonomiska situation i realtid är särskilt viktigt vid granskning av eget och främmande kapital. Företag med låg soliditet behöver kontinuerligt vara medvetna om den ekonomiska situationen för att försäkra tillräcklig solvensnivå. Aktuell information minskar också risken för andra negativa överraskningar. Speciellt inom växande företag händer det under året många förändringar, vilket gör att den information som framkommer ur bokslutet inte räcker. Till exempel när företagets personalmängd ökar, ökar även företagets semesterskuld. Om denna skuld bara uppdateras en gång per år kan skulden orsaka oförutsägbara situationer.
Kommunikation gör informationen effektivare
Kommunikationen mellan företagsledningen och redovisningskonsulten är i en väsentlig roll när det kommer till att producera information i realtid. För att kunna erbjuda relevant och användbar information om företagets ekonomiska situation nu och i framtiden behöver redovisningskonsulten vara proaktiv. När redovisningskonsulten känner och vet vad som händer inom företaget och dess bransch kan denne enklare reagera på data. Förutom att reagera snabbt kan en proaktiv redovisningskonsult även utbilda företagets ledning att identifiera viktiga nyckeltal och förstå dess betydelse för företagets affärsverksamhet och framtida beslut.
Företagsledningen behöver vara intresserade av de ekonomiska nyckeltalen och lyssna på kommunikationen från redovisningskonsulten. Att alltid samla in och leverera material innan förfallodagen kan låta jobbigt, men det är en väsentlig del för att nå de eftersträvade fördelarna av uppdaterad redovisning. Det finns förstås lika många olika situationer och förhållningssätt till detta som det finns företag, så det viktigaste är förstås samarbetet med den egna redovisningskonsulten.
Lärande och utbildning som grund för informationsdelning
För redovisningskonsulten är en avgörande del av redovisning på bokslutsnivå att känna till hur olika delområden (t.ex. avskrivningar, ej avdragsgilla poster) påverkar företagets ekonomiska situation. Greenstep satsar väldigt mycket på medarbetarnas och hela organisationens kompetensutveckling. Varje medarbetare får enligt egna intresseområden och mål möjligheten att utvecklas som expert. För att underlätta och konkretisera denna kontinuerliga kunskapsutveckling har vi också grundat Greenstep Academy, vilket ytterligare har höjt nivån på organiserad utbildning inom företaget.
Förutom den formella och organiserade utbildningen är de informella diskussionerna och kunskapsutbytet med kollegorna en viktig del av kompetensutvecklingen på Greenstep. Speciellt i bokslutstider är det utmanande att hitta ett utbildningsschema som passar alla, vilket gör att intern kommunikation fungerar som en viktig informationskälla. Att dela med sig av sin kunskap och hjälpa varandra är en central del av Greensteps arbetsgemenskap, eftersom vi alla har det gemensamma målet att kunna hjälpa våra kunder på bästa möjliga sätt. Sällan stöter vi på ett sådan utmaning som ingen av våra 400 experter skulle kunna lösa.
Vill du höra mer om våra redovisningstjänster? Kontakta oss så diskuterar vi mer om fördelarna med strategisk ekonomiadministration!
Publicerad 12.04.2022