ERP Wizards 2. Jan Björklund: Kuinka rakentaa menestyksekäs tiimi ERP:in käyttöönoton tueksi?

Kuuntele jakso "Building a successful ERP implementation team":

Mitä tulisi ottaa huomioon ennen implementaatiotiimin rakentamista?

Ennen implementaatiotiimin kokoamista olisi hyvä kartoittaa, onko joillakin nykyisestä henkilöstöstä aiempaa kokemusta ERP-projektiin osallistumisesta esimerkiksi aikaisemmalta työpaikaltaan. Aiempaa kokemusta omaavat työntekijät ovat arvokkaita implementaatiotiimin jäseniä erityisesti silloin, kun kyseessä on organisaation ensimmäinen ERP-projekti.

Mikäli aiempaa kokemusta ERP-projekteista ei löydy talon sisältä, kannattaa siitä kertoa ERP:in toimittajalle jo projektin alussa, jotta toimittaja osaa tukea teitä paremmin. Organisaatioon voidaan toki myös palkata uusia henkilöitä tarvittavalla kokemuksella. Tällöin on kuitenkin hyvä huomioida, että uusien henkilöiden pitää oppia ymmärtämään organisaation nykyisiä prosesseja ennen projektiin säntäämistä.

Millaisia rooleja ERP-projekteissa on?

Tyypillisesti ERP-projekti alkaa määrittelemällä, kuka toimii niin kutsuttuna projektin sponsorina tai ostajana. Usein projektin sponsori muodostaa johdon kanssa projektin ohjausryhmän, joka huolehtii projektin ohjaamisesta oikeaan suuntaan. Jokaisessa ERP-projektissa on myös kaksi projektijohtajaa; yksi asiakkaan puolelta ja toinen valitun yhteistyökumppanin puolelta. Näiden kahden tulee tehdä tiivistä yhteistyötä päivittäin ja johtaa projektia rinta rinnan.

Veikkauksen Product Portfolio Manager Tatu Sipilä ja Greenstepin Development Manager Jan Björklund jakavat vinkkejä ERP-projektin johtamiseen ERP Wizards -tuotantokauden kolmannessa jaksossa:

Kolmannen roolin muodostavat konsultit ja eri aihealueiden asiantuntijat, jotka tekevät projektin käytännön työt. Tähän rooliin kuuluvat henkilöt vastaavat projektin eri alueista, kuten taloudesta, hankinnoista ja muista liiketoiminnoista. Asiakasorganisaatiosta tulisi aina nimetä henkilö, joka osaa kertoa esimerkiksi sen, miten talousprosessit toimivat tällä hetkellä ja miten niiden toivotaan toimivan tulevaisuudessa.

Vastapainoksi myös ERP:in toimittajan tulisi nimetä henkilö, joka pystyy kertomaan, voidaanko toivotut asiat toteuttaa uudessa järjestelmässä vai ei. Asiakkaan aiheasiantuntijan ja toimittajan konsultin tulee tehdä tiivistä yhteistyötä koko projektin ajan.

Miten varmistetaan riittävät henkilöstöresurssit ERP-projektille?

Vastaus kysymykseen on yksinkertainen: keskustele projektiin osallistuvien henkilöiden kanssa jo projektin alkuvaiheessa ja kartoita heidän työmääränsä. ERP-projektiin osallistumisen lisäksi työntekijöillä on lähes poikkeuksetta myös muita työtehtäviä hoidettavinaan. Työkuormituksen kartoittaminen auttaa hahmottamaan, onko työntekijöillä todellisuudessa projektille tarpeeksi aikaa. Projektiin on usein tarvetta palkata lisää henkilöitä, ja yksi ERP-projektien yleisimmistä sudenkuopista onkin tämän tekemättä jättäminen.

Haluaisitko oppia lisää menestyksekkään ERP-implementaatiotiimin rakentamisesta?

Greenstepin Development Manager, Jan Björklund, pureutuu aiheeseen yksityiskohtaisemmin ERP Wizards -podcast-tuotantokauden toisessa jaksossa. Kuuntele jakso Spotify:ssa!

Löydät myös tuotantokauden neljä muuta jaksoa Spotify:sta.