ERP-järjestelmästä tulee liiketoiminnalle lähes poikkeuksetta välttämättömyys, kun yritys kasvaa ja kansainvälistyy ja prosesseihin tarvitaan selkeyttä. ERP-järjestelmän valinnan ja käyttöönoton tulee aina pohjautua liiketoiminnan tarpeisiin, erityispiirteisiin, vahvuuksiin sekä tulevaisuuden suunnitelmiin. Tässä artikkelissa annamme kattavasti vinkkejä, mitä asioita kannattaa vertailla eri ERP-järjestelmien välillä.
Parhaimmillaan ERP-järjestelmä on liiketoiminnan alusta, joka virtaviivaistaa tehokkaasti toimintaa ja vapauttaa merkittävästi aikaa rutiinitehtävistä yrityksen ydinliiketoimintaan. Sen käyttöönotto on kuitenkin merkittävä investointi niin rahallisesti kuin ajallisesti, ja sen valinta kannattaa tehdä huolella.
Aloita ERP-järjestelmien vertailu kiteyttämällä nykytilanne strategiaasi vasten
Ensimmäinen askel ERP:ien vertailussa on tunnistaa yrityksen ydinliiketoiminnot ja eri tarpeet. Mitkä asiat ja prosessit aiheuttavat tällä hetkellä haasteita ja mitkä puolestaan toimivat? Nämä on hyvä listata ja miettiä organisaation toimesta, mihin kaikkiin prosesseihin ja liiketoiminnan osa-alueisiin ERP-järjestelmää tahdotaan hyödyntää nyt ja tulevaisuudessa. Jos tämä vaihe jää liian vähäiselle huomiolle, valittu ERP-järjestelmä osoittautuu todennäköisesti virheinvestoinniksi.
Nykyisiä ja tulevaisuuden tarpeita kartoittaessa kannattaa ottaa mukaan mietintään liiketoimintajohdon lisäksi mahdollisimman monia, jotka ovat tulevan ERP-järjestelmän loppukäyttäjiä. Näin saat kattavan kuvan nykytilasta ja tarpeista. Tässä vaiheessa kannattaa myös listata kaikki yrityksen käytössä olevat järjestelmät ja miten ne ovat yhteydessä toisiinsa.
ERP-järjestelmän valinta - vertaile ainakin näitä kuutta tekijää
1. Löytyykö ERP-järjestelmästä valmiiksi moduulit liiketoiminnan tarvittaville osa-alueille vai kytketäänkö muut järjestelmät sen tueksi?
Perinteinen ERP-järjestelmä on usein valmis tuotannon / toiminnanohjauksen paketti, johon pyritään erikseen kytkemään ydinliiketoimintaa tukevat prosessit - esimerkiksi yrityksen HR-, talous- ja myyntijärjestelmiä.
Toinen vaihtoehto on ERP, josta löytyy valmiiksi sisäänrakennettuna moduulit näille kaikille tarvittavilla liiketoiminnan osa-alueille. Tällainen pilvipohjainen ERP kokoaa koko liiketoiminnan yhdelle alustalle ja parhaimmillaan palvelee myös kansainvälisesti sekä tuo näkyvyyden koko yrityksesi liiketoimintaan.
NetSuite on yksi hyvä esimerkki tällaisesta skaalautuvasta ERP-markkinoiden yksisarvisesta. NetSuitesta löytyy valmiiksi sisäänrakennettuna moduulit esimerkiksi tuotannonohjaukselle, projektinhallintaan, laskutukselle, varastolle, CRM:lle, lomalaskentaan ja tuntikirjauksiin. Asiakkaan toivoessa NetSuite voidaan myös helposti kytkeä muihin järjestelmiin kuten esimerkiksi verkkokauppaan.
Näitä kahta eri vaihtoehtoa pohtiessa on hyvä huomioida yrityksen strategia. Mikä palvelee yritystä myös tulevaisuudessa? Investointipäätöstä tehdessä on myös tärkeää muistaa, että aina kun ERP:iin yhdistetään uusi järjestelmä, integroinnista ja integraatioiden ylläpidosta koituu kustannuksia. Myös se nostaa tuntuvasti kustannuksia, jos konsernin sisällä täytyy esimerkiksi yhdenmukaistaa käytäntöjä myös toiminnanohjauksen osalta.
Näiltä kustannuksilta vältyttäisiin, jos valittu ERP sisältäisi jo valmiiksi moduulit, joilla voisi korvata ulkoisten järjestelmien integroinnin ja joka skaalautuisi tarvittaessa helposti myös yrityksen maayhtiöiden käyttöön ilman erillistä ERP-käyttöönottoa kyseisessä maassa.
Toisaalta NetSuiten kaltaisen ERP:in osalta on olennaista ymmärtää, että kyseessä on koko yrityksen liiketoimintaan suunniteltu kokonaisratkaisu. Näin ollen se ei kilpaile jonkin yksittäisen liiketoiminnan osa-alueen osalta sille erikseen tuotteistetun ohjelman kanssa. Esimerkiksi NetSuitesta löytyy moduuli projektien hallintaan, mutta se ei hoida kaikkia projektinhallinnan tehtäviä niin hyvin kuin pelkästään projektien hallintaan rakennettu järjestelmä.
2. Millaisia integraatioita ERP-järjestelmään on toteutettu?
ERP-järjestelmää valitessa on syytä syventyä myös siihen, millaisia integraatioita siihen on olemassa ja kuinka työlästä niiden käyttöönotto on. Se vaikuttaa suoraan käyttöönoton kokonaiskustannuksiin. Integraatioiden toteuttamiseen vaikuttaa myös se, onko ERP-järjestelmä palvelin- vai pilvipohjainen.
3. Skaalautuuko järjestelmä kanssanne?
ERP-järjestelmää valitessa on hyvä miettiä, pystyykö se palvelemaan liiketoiminnan nykyisiä ja tulevaisuuden muuttuvia tarpeita. Jos liiketoiminta on esimerkiksi kansainvälistä tai kansainvälistyminen on tulevaisuuden suunnitelmissa, on olennaista valita sellainen ERP-järjestelmä, joka on tuettu myös kohdemaissa. Tässä on suuria eroja eri ERP-järjestelmien välillä.
Parhaimmassa tapauksessa sama ERP-järjestelmä skaalautuu ketterästi yli 160 eri maan tarpeisiin. Hyvä esimerkki tällaisesta erityisesti kansainvälistyville yrityksille sopivasta ERP:istä on NetSuite.
4. Palvelin- vai pilvipohjainen ERP-järjestelmä?
Markkinoilla on tarjolla lukuisia ERP-järjestelmiä, jotka toimivat joko palvelimella tai pilvipalveluna. Tämä kannattaa ottaa huomioon erityisesti, kun pohditaan ERP-järjestelmän kokonaiskustannuksia pitkällä aikavälillä. Aluksi kustannustehokkaammalta vaikuttanut palvelimella toimiva ERP-järjestelmä saattaa muuttua pitkällä aikavälillä kalliimmaksi, sillä palvelinten ylläpidosta ja päivityksistä koituu usein kustannuksia. Palvelinpohjaisten ERP:ien ylläpito saattaa vaatia myös useamman työntekijän työpanoksen organisaatiostasi.
Pilvipalvelun kautta toimivan ERP:in kustannukset ovat puolestaan helpommin etukäteen ennustettavissa, sillä uudet ominaisuudet ovat lähes poikkeuksetta heti käytössä ilman mittavia versiopäivityksiä. Tämä näkyy myös suoraan pienempinä kokonaiskustannuksina. Toinen pilvipohjaisen ERP-järjestelmän hyöty on, että tiedot ovat aina ajan tasalla ja ERP-järjestelmän ylläpito ei vaadi niin suurta työapanosta organisaatioltasi.
Pilvipalvelun avulla toimivat ERP:it mahdollistavat myös muiden järjestelmien integroinnin itseensä helposti ja kustannustehokkaasti API-rajapintoja hyödyntäen. Mm. NetSuite on tällainen pilvipohjainen ERP-järjestelmä.
5. Järjestelmätoimittajalta saatava tuki – uhka vai mahdollisuus?
ERP-projektin onnistumisen kannalta ei voi liiaksi korostaa sitä, kuinka iso merkitys oikean kumppanin valinnalla on. Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, löytyykö kumppanilta tarvittava tuntemus juuri teidän toimialastanne ja ERP-projektien toteuttamisesta tällä toimialalla. Tätä varten kannattaa kysyä potentiaaliselta toimittajalta myös referenssejä samalla toimialalla toteutetuista ERP-käyttöönotoista.
Toinen tärkeä asia projektikumppania valitessa on varmistaa, että he pystyvät palvelemaan tarpeitanne myös käyttöönoton jälkeen esimerkiksi jatkokehitystarpeiden, ongelmatilanteiden ratkaisun sekä koulutuksen osalta. Tässä kannattaa ottaa myös huomioon, kuinka nopeasti kumppanilta on saatavissa apua, mikäli järjestelmässä sattuisi tulemaan jotain yllättäviä käyttöön liittyviä häiriöitä. Kumppanilla on siis suuri merkitys ERP-projektin kulujen ja keston sekä järjestelmän yleisen toimivuuden kannalta.
6. Millaiset ovat järjestelmän kokonaiskustannukset pitkällä aikavälillä?
Kuten edellä on todettu, ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset koostuvat lukuisista asioista ja niiden punnitsemiseen kannattaa ottaa avuksi asiantunteva kumppani. ERP-projektin osalta kustannuksia on elintärkeää tarkastella aina pitkällä aikavälillä. Niissä tulee ottaa myös huomioon, että tyypillisesti yrityksen kasvaessa myös esimerkiksi ERP-järjestelmän käyttäjien ja transaktioiden määrä nousee, jolloin järjestelmän kokonaiskustannuksetkin voivat nousta.
Blogistamme pääset lukemaan myös, kuinka välttää ERP-projektin 10 yleisintä sudenkuoppaa.
NetSuite - pilvipohjainen ERP-järjestelmä kasvaville ja kansainvälistyville yrityksille
NetSuite on dynaaminen ja skaalautuva ERP-järjestelmä, joka mahdollistaa kaikkien liiketoiminnan prosessien yhdistämisen yhdelle alustalle. Se soveltuu kaikenkokoisille ja kaikilla toimialoilla toimiville yrityksille. NetSuite skaalautuu vaivattomasti kanssasi myös laajentuessasi kansainvälisesti.
Lue lisäksi, kuinka Evondos saavutti täyden läpinäkyvyyden kansainväliseen liiketoimintaansa NetSuiten avulla. Voit myös varata 30 min tapaamisen Riku Vennon kanssa ja käydä läpi tarpeitanne ERP-järjestelmään liittyen: Varaa tapaaminen.
Julkaistu 24.01.2022