Monet yritykset luottavat talouslukujensa raportoinnissa edelleen Exceliin tai eri järjestelmien tuottamiin valmiisiin raportteihin. Järjestelmien valmiit raporttipohjat ovat usein hyvin rajattuja, eivätkä aina anna suoraan haluttua lopputulosta. Järjestelmien tuottamaa dataa pyritään usein muokkaamaan haluttuun muotoon Excelillä. Excel on edelleen toimiva työkalu, joka taipuu moneen, mutta usein raportointia voitaisiin automatisoida ja raportoitavista luvuista saada enemmän irti käyttämällä modernimpia työkaluja.
Moderneilla Business Intelligence (BI) -työkaluilla voidaan toteuttaa esimerkiksi myynnin, talouden tai tuotannon raportointia. Lähes mitä tahansa raportointia voidaan parantaa BI:llä, kunhan tietoa tuottavista järjestelmistä saadaan dataa ulos järkevällä tavalla. Teknologian kehittyminen ja runsas tarjonta on johtanut siihen, että uudet raportointityökalut eivät vaadi enää suuria investointeja, vaan alkuun voidaan päästä todella pienillä panostuksilla.
1. Visuaalisuus ja automatiikka
Käytännön esimerkissä näytämme, miten raportointia voidaan parantaa BI-työkalulla. Esimerkkinä toimii myynnin raportoinnin vertailu, jossa sama raportti on toteutettu sekä Excelillä että Power BI:ssä. Esimerkissä käytetään yksinkertaista myyntidataa, jossa ovat mukana toteutuneet myynti- ja kateluvut, sekä niiden tavoitteet. Käytetty data on jaoteltu kolmeen eri dimensioon: Aika, tuote ja myyjä. Excelillä toteuttaessa ensimmäisiksi haasteiksi nousee raportin vaatima tila sekä raportointia tukevien graafien työläs luominen.
Kuva 1
Esimerkissä toteutunutta liikevaihtoa ja katetta tavoitteineen raportoidaan kuukausitasolla myyjä- ja palvelukohtaisesti. Myyjät ja palvelut saadaan tauluun näppärästi, mutta raportoitavat luvut tarvitsevat useita sarakkeita jo yhden kuukauden osalta. Sarakkeiden ryhmittelyllä ja piilottamisella voidaan parantaa luettavuutta, mutta joka tapauksessa lopputuloksena on pitkä taulukko, jonka luettavuus voi olla ajoittain haasteellinen. Mikäli mukaan halutaan laskea esimerkiksi kvartaalikohtaisia tai YTD-lukuja, tarvitaan taas lisää sarakkeita, mikä tekee raportista yhä hankalammin luettavan.
Kuva 2
Ongelmaksi Excelissä muodostuu graafeissa kuvattavan datan valitseminen. Graafien luominen vaatii useasti raportissa olevan datan uudelleenjärjestelyä yksinkertaisempaan muotoon, jotta graafit osaavat lukea dataa. Mikäli graafissa näkyvää dataa halutaan vaihtaa esimerkiksi kuvaamaan eri aikaväliä, pitää graafien datalähteitä muokata manuaalisesti, tai korvata lähdetaulukoissa oleva data uudella. Tästä aiheutuu paljon työtä. Graafit ovat myös oletuksena staattisia, ja niiden aktiivinen suodattaminen esimerkiksi myyjien mukaan tätä varten luoduilla painikkeilla vaatii suhteettoman paljon työtä sekä hieman edistyneempää Excel-osaamista.
Miltä sama raportti voisi näyttää Power BI:ssä? Kuvassa 3 esimerkki BI-ratkaisusta:
Kuva 3
Selkein ero Exceliin on se, kuinka kaikki tarvittava tieto saadaan näppärästi mahtumaan yhdelle sivulle. Kaikki kuukausia ei tarvitse valita samaan aikaan, vaan käyttäjä voi helposti valita raportin yläkulmasta aikavälin, jota haluaa tarkastella. Tämän ansiosta esimerkiksi YTD- tai kvartaalikohtainen tarkastelu on helppoa valitsemalla halutut kuukaudet. Samoin raporttiin voidaan valita vain tietyt myyjät tai tuotteet.
2. Syväanalyysi
Yksittäisen myyjän tai tuotteen tarkastelu onnistuu todella helposti Power BI:n taulujen ja graafien vuorovaikutuksen avulla. Klikkaamalla myyjän nimeä taulukosta tai piirakkagraafista, kaikki muut tiedot suodattuvat näyttämään vain kyseisen myyjän lukuja.
Kuva 4
Vastaava toiminto onnistuu myös yksittäisen tuotteen kohdalla, tai jos halutaan tarkastella tiettyä myyjää ja tiettyä tuotetta. Toiminnon avulla yksittäisen myyjän myyntiluvuista saa selkeän kuvan todella nopeasti.
3. Vaivattomuus ja ajan säästö
Yksi Power BI:n suurimmista eduista perinteiseen Exceliin nähden on tietojen päivittämisen vaivattomuus. Suoralla järjestelmäintegraatiolla raportin taustalla olevat luvut saadaan päivittymään automaattisesti useita kertoja päivässä. Kenenkään ei tarvitse käyttää aikaa raportin viikoittaiseen tai kuukausittaiseen tuottamiseen, ja raportissa olevat tiedot ovat aina ajan tasalla. Suoralla järjestelmäintegraatiolla myyntitapahtumat voidaan myös tuoda raportille yksittäisinä myyntitapahtumina. Näin esimerkiksi yksittäisen myyjän myyntiluvusta voidaan porautua näkymään, jossa listataan yksittäiset myyntitapahtumat.
4. Yhteis- ja mobiilikäyttö
Power BI helpottaa raporttien jakamista. Käyttäjät pääsevät näkemään raportit milloin tahansa nettiselaimen kautta, jolloin Excel-tiedostojen lähetys- ja jakamisrumba poistuu. Raportissa olevaa tietoa on myös helppo rajoittaa käyttäjän mukaan, esimerkiksi myyjiä voidaan rajoittaa näkemään vain omat myyntilukunsa. Power BI mahdollistaa organisaatiokohtaisia sisältöpaketteja ja yhteiskäyttötiloja. Tämän avulla projekteja voidaan hallita ongelmitta lukuisten ihmisten toimesta. Power BI:n mobiilisovelluksen avulla saat yhdellä vilkaisulla yleiskatsauksen liiketoimintatiedoista, ja voit asettaa niille tietohälytyksiä saadaksesi reaaliaikaisia ilmoituksia muutoksista.
5. Helppo käyttöönotto ja hinta
Mitä BI:n implementointi sitten maksaa? Esimerkiksi Power BI maksaa vain 8,40 e/kk/käyttäjä. Järjestelmäintegraatiot ja raporttien laatiminen vaativat jonkin verran aikaa ja asiantuntijuutta, mutta monessa tapauksessa yrityksen ei kannata palkata omaa BI-asiantuntijaa toteuttamaan ratkaisuja täysipäiväisesti. Ulkopuolinen asiantuntija voi suorittaa kevyen implementaation muutamassa päivässä, eikä alkuun pääsemiseen tarvita kymmenien tuhansien eurojen investointeja.
Kaiken kaikkiaan pienellä investoinnilla moderniin BI-työkaluun voidaan saavuttaa parempaa raportointia pienin kustannuksin. Raportoitavista luvuista saadaan helpommin ja nopeammin luettavia, joten tarjolla on selkeämpää tietoa liiketoiminnan päätöksenteon tueksi. Työntekijöiden ei enää tarvitse käyttää aikaansa raporttien päivittämiseen ja ylläpitämiseen, vaan he voivat keskittyä aidosti arvoa tuottavaan työhön.
Voit käydä kokeilemassa raporttia täällä!
Voit lukea lisää Greenstepin tarjoamista BI-palveluista täältä!
Julkaistu 09.04.2019