Integraatio - automaattinen ja varma tiedon liikuttaja

Antti Valtonen

Analytics Business lead

Integraatiot eri järjestelmien välillä helpottavat yrityksesi arkea järjestelmäviidakon keskellä. Ne vapauttavat työntekijöiden aikaa manuaalisista rutiinitehtävistä yrityksen ydinliiketoimintaan ja minimoivat inhimillisten virheiden riskin. Lisäksi integraatiot tarjoavat avaimet reaaliaikaiselle raportoinnille ja tarkemmille tulevaisuuden ennusteille.

Integraatiot pähkinänkuoressa

Integraatioilla tarkoitetaan kahden tai useamman järjestelmän yhdistämistä toisiinsa. Ne muodostavat mm. automatisoidun taloushallinnon ja reaaliaikaisen raportoinnin perusteet. Integraatioiden perimmäisenä tarkoituksena on mahdollistaa datan liikuttaminen lähdejärjestelmästä ajastetusti ja automaattisesti joko toiseen järjestelmään, tietovarastoon tai suoraan raportointityökaluun.

Järjestelmien väliset integraatiot vapauttavat aikaa manuaalisista tehtävistä

Käytännössä yritys hyötyy minkä tahansa integraation käyttöönotosta neljällä tavalla:

  • ihmisen ei tarvitse tehdä manuaalista tiedon siirtämistä paikasta toiseen, jolloin työntekijän työpanosta voidaan käyttää tuottavampiin työtehtäviin
  • tiedon siirtämisessä tapahtuvien virheiden mahdollisuus minimoituu --> koko prosessi toimii nopeammin ja luotettavammin
  • tieto siirtyy juuri silloin kun sen halutaan siirtyvän, myös toimistotyöaikojen ulkopuolella
  • integraatiot toimivat reaaliaikaisen raportoinnin perustuksina (lue lisää BI-raportoinnista)

Pärjääkö ohjelmistojen valmiilla integraatioilla?

Nykyään järjestelmät tarjoavat runsaasti valmiita integraatioita moniin eri järjestelmiin jo oletuksena. Esimerkiksi CRM-järjestelmien integraatiot sähköpostimarkkinointisovelluksiin ovat enemmänkin sääntö kuin poikkeus. On kuitenkin huomioitava, että nämä integraatiot saattavat olla rajallisia tarjoten automaattista tiedon siirtoa vain osaan kaikesta datasta. Näissä tapauksissa järjestelmiä käyttäville yritykselle ei välttämättä tarjota pääsyä suoraan rajapintaan, mikä itsessään mahdollistaisi monipuolisen ja luovan datan hyödyntämisen. Ja vaikka rajapintaan olisikin pääsy, sen käyttö vaatii aina erikoisosaamista organisaation sisältä.

Mikäli ohjelmistojen valmiiksi tarjoamat integraatiot eivät riitä yrityksesi käyttöön tai niissä on puutteita, voi olla järkevää pohtia analytiikan uudelleenjärjestelyä. Nyrkkisääntönä tämä on sitä fiksumpaa, mitä useampia datalähteitä halutaan yhdistää toisiinsa tai raportointityökaluun. Myös datamassojen kasvaessa laajempi tietokantapohjainen raportointi tuo parempia tuloksia.

Mailchimp tarjoaa lukuisia valmiita integraatioita

Netvisor -taloushallintojärjestelmästä löytyy valmiita laajennoksia (integraatioita) muihin sovelluksiin

Kustomoituja integraatioita tarvitaan kun valmista yhteyttä ei löydy

On myös tilanteita, joissa organisaatio on syystä tai toisesta "kiinni" yksittäisessä järjestelmässä tai olemassa olevassa järjestelmäarkkitehtuurissa. Mikäli järjestelmä ei tarjoa valmista yhteyttä haluttuihin järjestelmiin (joita harvoin kaikkia löytyy), on viisasta lähteä rakentamaan kustomoitua integraatiota. Greenstepillä analytiikkatiimi hyppää avuksi perehtymällä ongelmaan ja ehdottamalla parasta toimintatapaa ohjelmistojen väliseen tiedonsiirtoon. Tämä vaatii kehittynyttä ymmärrystä rajapinnoista, tietokannoista sekä tietomalleista. Integraatioiden ja niiden käytännön hyödyntämisen suunnittelussa käytämme apuna myös kokeneita talous- ja HR-johtajia, jotka voivat osaamisellaan ehdottaa asiakkaalle sopivia ratkaisuja.

Hyvä esimerkki toteuttamastamme integraatiosta on esimerkiksi päivittäisten myyntien siirtäminen automatisoidusti PayPal:ista kirjanpitojärjestelmiin kuten Netvisoriin tai Procountoriin. Tämä säästää huomattavasti kirjanpitäjien aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä. Integraatioiden avulla tieto/data liikkuu järjestelmien välillä katkeamatta ja ajastetusti myös toimistoaikojen ulkopuolella.

Tehokkaampien prosessien kehittäminen integraatioiden avulla

Integraatiot tarjoavat erinomaisen työvälineen tehokkaampien prosessien kehittämiselle esimerkiksi laskutuksen ja kirjanpidon välille. Luomalla suora integraatio esimerkiksi laskutusjärjestelmästä kirjanpitojärjestelmään mahdollistetaan se, että lasku voidaan viedä aina muodostumisen jälkeen automatisoidusti kirjanpitoon.

Projektityyppisessä liiketoiminnassa (esim. asiantuntijapalvelut) tekijä kirjaa tehdyt työtunnit työajanseurantajärjestelmään. Asiakkaille tehdyt tunnit saadaan siirtymään suoraan myyntilaskuille integroimalla työajanseurantajärjestelmä (esim. Jira, Nepton, jne.) kirjanpitojärjestelmään.

Apua integraatioihin, tietovarastointiin tai BI-raportointiin?

Greenstep omaa laajan osaamisen ja kokemuksen näiden asioiden tiimoilta ja jaamme sitä mielellämme myös sinun kanssasi. Varaa 30 min etätapaaminen asiantuntijoidemme kanssa ja sparraillaan lisää. Kerrothan aikaa varatessa lyhyesti, millaisten asioiden ympäriltä haluaisitte sparrailla lisää niin osaamme ottaa tapaamisen mukaan meiltä parhaat asiantuntijat. Varaa etätapaaminen.