Miksi on tärkeää, että yhteyshenkilö pysyy samana?
Greenstepillä on alusta alkaen oltu sitä mieltä, että asiakkaalla tulee olla yksi valittu yhteyshenkilö. Asiakkaan tilatessa esimerkiksi kirjanpitopalvelun, hänelle nimetään yksi kirjanpitäjä, joka hoitaa asiakkaan kirjanpidon sovituin osin ja johon asiakas voi olla yhteydessä aina tarvittaessa. Yhteyshenkilöllä on tukenaan suuri joukko kollegoita, joiden osaamista hän pääsee hyödyntämään. Asiantuntijamme Satu Halttunen kertoo, miksi tiivis yhteistyö oman yhteyshenkilön kanssa on tärkeää.
Yhteistyön aloitus
Uusi asiakas tapaa aina yhteyshenkilönsä, kun yhteistyö aloitetaan. Tapaamisen aikana asiakas pääsee kertomaan omat toiveensa yhteistyölle, jotta tiedetään, miten häntä pystytään parhaiten auttamaan. Tapaamisessa käydään läpi sovitut työtehtävät, vastuunjako päivittäisiin rutiineihin ja aikataulut.
Tämän lisäksi on tärkeätä keskustella asiakkaan liiketoiminnan erityispiirteistä, jotta saadaan yleishahmotelma siitä, miten eri asiat vaikuttavat esimerkiksi kirjanpidossa. Näitä voivat olla eri toimintatavat, jotka vaikuttavat suuresti verotukseen ja siihen, miten tuotot ja kulut kirjataan kirjanpitoon.
Keskustelun kautta voi tulla myös ilmi asioita, joita asiakkaalle ei ole tullut mieleen kertoa, mutta joista asiantuntija voi saada ideoita erilaisille kehityskohteille. Tällaisia voisivat olla ehdotukset esimerkiksi siitä, kuinka eri prosessien kehitystä voisi tukea, ja jos joitakin asiakkaan järjestelmiä olisi tehokasta integroida. Tärkeätä on myös tutustua asiakkaan toimialaan ja kasvutavoitteisiin, jotta asiakkaan toiminnasta saadaan kokonaiskuva.
Keskustelun kautta asiakas pääsee tutustumaan omaan yhteyshenkilöönsä (esimerkiksi kirjanpitäjään) henkilökohtaisesti, mikä helpottaa yhteistyötä jatkossa.
Jatkuva yhteydenpito
Se, kuinka usein asiakkaaseen ollaan yhteydessä, riippuu Greenstepin konsultin roolista ja asiakkaan tarpeista/toiveista. Peruskuukausikirjanpito saadaan aloituspalaverin jälkeen nopeastikin rullaamaan, mutta jatkuva yhteydenpito ja tapaamiset ovat hyödyllisiä – ne kasvattavat yhteistyöstä saatavia lisäetuja. Kun kirjanpitäjä kuulee yrityksessä tapahtuvista muutoksista, hän pystyy kertomaan, kuinka nämä vaikuttavat kirjanpitoon ja antamaan mahdollisesti vinkkejä, joista voi olla suurtakin taloudellista hyötyä.
CFO:n (talousjohdon konsultin) työtehtävien kannalta on tärkeää tavata asiakasta useammin ja hän saattaa jopa työskennellä kokoaikaisesti asiakkaan tiloissa. Talousjohtaja vastaa yrityksen taloushallinnosta halutussa laajuudessa, toimii yrityksen johdon kumppanina ja tukee yrityksen liiketoimintaa ja strategista ohjausta taloudelliselta näkökulmalta. Tulevaisuuteen tähtäävän suunnittelun takia yhteistyön asiakkaan kanssa tulee olla tiiviimpää.
Hyödyt yhden yhteyshenkilön toimintatavalle
Yrityksissä saattaa olla paljon hiljaista tietoa mm. siitä, miten taloushallinto hoidetaan. Tätä tietoa on haastavaa siirtää muille, vaikka tietoa dokumentoitaisiinkin huolellisesti. Kun yhteyshenkilö pysyy samana, kokemus kyseisen yrityksen toimintatavoista karttuu, mikä nopeuttaa ja tehostaa työtä.
Tilinpäätöksessä yhteyshenkilöllä on tieto, mitä on tehty edellisenä vuonna. Henkilö muistaa miksi joitain asioita tehtiin, ja esimerkiksi mitä aktivointeja on tehty. Vaikka asiat on dokumentoitu, sama ihminen pystyy tehokkaammin tekemään työt, kun ne toistuvat. Lisäksi juoksevassa kirjanpidossa tuotos on tasalaatuista.
Automatiikan ja robotiikan lisääntyessä kirjanpidossa korostuu luottamus kirjanpitäjään, kun kirjausten ja aikataulujen täsmällisyydestä halutaan olla varmoja. Pitkäaikainen yhteyshenkilö osaa kokemuksensa kautta ennakoida myös tulevia muutoksia ja pystyy antamaan hyödyllisiä ja rahanarvoisia neuvoja asiakkaalle.
Joissakin tilitoimistopalveluja tarjoavissa yrityksissä ei ole nimettyä yhteyshenkilöä, vaan työtehtävät jaetaan tiimeissä. Greenstepissä on kuitenkin koettu, että asiakas hyötyy enemmän, kun yhteyshenkilö pysyy samana ja asiakas voi olla häneen yhteydessä aina tarvittaessa. Asiakkaalle on myös järjestetty Greenstepiläisistä ”turvaverkosto” yhteyshenkilön äkillisiä poissaoloja varten. Näissä tilanteissa tiimiesimies tekee järjestelyt, jotta töiden tekeminen jatkuu sujuvasti. Eikä paikkauksessa pysytä välttämättä vain yhden tiimin sisällä, vaan tilannetta varten hyödynnetään koko Greenstepiä, jotta paras asiantuntijuus saadaan asiakasyrityksen käyttöön.
