RPA – Taloushallinnon konsultin paras kaveri

Caroline Högnäs

Marketing Specialist

Mikael Vihriälä

Customer Engagement Manager

Asiakasyritys odottaa asiantuntijalta yrityksen prosessien kehittämistä, mutta aikaa kuluu rutiininomaisten kirjausten ja tarkistusten kimpussa? Greenstepillä tätä ongelmaa on ratkaistu tehokkaasti hyödyntämällä RPA:ta.

RPA on lyhenne termistä Robotic Process Automation, joka suomeksi tarkoittaa ohjelmistorobotiikkaa. Se on teknologia, jolla automatisoidaan tietotyön rutiiniprosesseja ja -työtehtäviä. Ohjelmistorobotiikkaa käytetään taloushallinnossa pääasiassa toistuvissa manuaalisissa tehtävissä ja prosesseissa, jotka suoritetaan samalla tavalla kerrasta toiseen. Tällaiset tehtävät vaativat usein tarkkuutta, mutta tehtävien rutiininomainen toistaminen saattaa johtaa tarkkuuden herpaantumiseen, jolloin inhimillisten virheiden todennäköisyys kasvaa.

Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä voidaankin näin ollen sekä parantaa työn laatua että nopeuttaa prosessien läpivientiaikoja, jolloin konsultit pystyvät painottamaan työtään sellaisiin tehtäviin, jotka vaativat esimerkiksi luovaa päättelykykyä, analyyttisyyttä ja poikkeuksien hallintaa.

- Robotit helpottavat meillä asiantuntijoidemme töitä konkreettisesti tekemällä manuaalisia taloushallinnon töitä heidän puolestaan. Robotit saattavat esimerkiksi kirjata asiakkaiden kirjanpitotapahtumia konsulttien puolesta tai toimittaa asiantuntijoillemme asiakkaiden raportointia varten tarvittavaa julkista dokumentaatiota, kertoo Tuire Salo, joka työskentelee RPA Developerina Greenstepin Turun toimipisteessä.

RPA Developerin työ on Greenstepissä pääasiassa sisäistä kehitystyötä, jonka tavoitteena on tehdä kirjanpitäjien, palkanlaskijoiden ja muiden asiantuntijoidemme työstä helpompaa ja mielekkäämpää. RPA-kehittäjän päivittäinen työ koostuu muun muassa taloushallinnon manuaalisten prosessien kartoittamisesta, kuvaamisesta ja automatisoinnista. RPA-tiimin juhlapäivä on silloin, kun yksittäiseltä ihmiseltä tullut idea on automatisoitavissa siten, että se hyödyttää esimerkiksi jokaista Greenstepin kirjanpidon ammattilaista ja asiakasta.

Ohjelmistorobottien prosessien ja töiden määrittäminen on vain yksi osa RPA-kehittäjän töitä. Greenstepissä osaamisen kehittäminen on yksi toimintamme kulmakivistä, ja se pätee myös automaatioon: myös robottien toimintaa tulee luonnollisesti seurata ja tehostaa tarvittaessa, jotta niillä saavutetaan tavoiteltuja hyötyjä mahdollisimman tehokkaasti.

- Käytännössä robotit ovat tietokoneohjelmia, jotka käyttävät toisia tietokoneohjelmia samoin, kuten ihminenkin käyttäisi. Mikäli tehostustarpeita havaitaan, robottien toimintaa optimoidaan ja kehitetään juoksevasti ja tästä hyötyvät sekä asiantuntijat että asiakkaat, kertoo Tuire.

Vaikka robotit ovatkin tehokkaita ja luotettavia apureita, meillä lopullisen työn jäljen tarkastaa aina ihminen. Substanssiosaaminen tekee RPA:n käyttämisestä helppoa taloushallinnon ammattilaiselle. Kirjanpitäjä voi itse hallinnoida robottien toimintaa ilman varsinaisia ohjelmointitaitoja. Työn laadun paranemisen ja prosessien läpivientiaikojen nopeutumisen lisäksi RPA:n isoja hyötyjä ovat muun muassa työn läpinäkyvyyden sekä tuottavuuden kasvu, prosessien yhtenäistämisen ja laadunvalvonnan tehostuminen.

RPA:n käyttö tulevaisuudessa?

Ohjelmistorobotiikan edut ovat viime vuosina tunnistettu ja RPA:n käyttö on yleistynyt. Ohjelmistorobotiikkaa kehitetään jatkuvasti ja tulevaisuudessa robotit pystyvät Tuiren mukaan esimerkiksi päättelemään ja ratkaisemaan ongelmia tekoälyn avulla. Greenstepissä olemme hyödyntäneet ohjelmistorobotiikkaa jo monta vuotta, ja haluamme tulevaisuudessakin olla kehityksen eturivissä.

- Greenstepillä ohjelmistorobotiikan käyttämiseen suhtaudutaan innokkuudella, mikä on mielestäni edelläkävijyyttä, koska tilitoimistoala mielletään ehkä usein muutosvastarintaiseksi ja brezneviläiseksi, sanoo Tuire.

Ohjelmistorobotiikan lisäksi Greenstepillä on hyödynnettävissä myös paljon muita automatisointityökaluja. Yhtenäiset toimintatavat ja asiakkaidemme tarpeet nousevat keskiöön, kun pohdimme mitä juuri ohjelmistorobotiikalla tavoitellaan ja halutaan automatisoida. Ohjelmistorobotiikka onkin parhaimmillaan pienissä, suhteellisen yksinkertaisissa prosesseissa yhden ohjelmiston tai käyttöliittymän sisällä.

RPA-prosesseilla voidaan myös siirtää tietoa ohjelmistosta tai tietokannasta toiseen, mutta näissä tapauksissa järeämpien integraatioiden luominen voi olla kokonaisvaltaisesti järkevämpää. RPA Developerit ovatkin eturintamassa etsimässä niitä ratkaisuja, jotka hyödyttävät sekä greenstepiläisiä että asiakkaitamme mahdollisimman paljon. Tuire arvioi, että asiakkaiden erityispiirteiden huomioiminen tulee tulevaisuudessa olemaan vielä isommassa roolissa:

- RPA:ta hyödyntävien yritysten tulee myös jatkuvasti varautua esimerkiksi siihen, että tulevaisuudessa tietojärjestelmien käyttöliittymiä muokataan entistä enemmän asiakkaiden toiveiden mukaan, jolloin myös ohjelmistoroboteille määriteltyjä työnkulkuja tulee aktiivisesti muokata ja päivittää vastaamaan niiden käyttämiä käyttöliittymiä.

Kehitystyö ja ongelmien ratkominen onkin juuri se, mikä Tuire arvostaa työssään erityisen paljon. Lisäksi hän arvostaa työyhteisöä ja kollegoitaan:

- Greenstepissä on poikkeuksellisen asiantuntevia ihmisiä töissä ja on vaikuttavaa työskennellä sellaisessa seurassa.


    Oletko kiinnostunut liittymään Greenstepin asiantuntevien ammattilaisten joukkoon? Haemme tällä hetkellä lisää osaajia niin Turun kuin muihinkin toimipisteisiimme - katso kaikki avoimet työpaikkamme täältä!