Taloushallinnon taiturit, jakso 6: BI-ratkaisut taloushallinnon raportoinnissa

Taloushallinnon taiturit -podcastin 6. jaksossa käsittelimme BI-raportointia ja analytiikkaa. Keskustelimme aiheesta taloushallinnon raportoinnin moniottelijan, Greenstepin analytiikkaliiketoiminnan ja SaaS-tuotteemme, BI Bookin, rakentajan Jonathan Teirin kanssa. Hän on sparrannut satojen yritysten kanssa talousraportoinnin saralla.

Jonathania kiehtoo analytiikassa erityisesti se, että ”se on ainut tapa saada meidän rakkaat lukumme loistamaan sekä saada kirjanpitäjän arvokas työ näkyväksi”. Analytiikassa on Jonathanin mukaan asiantuntijalla valtavan paljon kehittymismahdollisuuksia ammatillisesti. Siksi hän suuntautui taloushallinnon ammattilaisena kehittämään analytiikkaan liittyviä teknologioita. Greenstep on tarjonnut hänelle mahdollisuuden kehittyä ja kasvaa yhdessä asiakkaiden kanssa. Jonathania tässä työssä inspiroi erityisesti se, että hänellä on mahdollisuus tukea asiakkaita analytiikassa ja raportoinnissa.

Dataa kyllä riittää – miten sitä osataan hyödyntää?

Yritykset investoivat paljon raportointiin, mutta yritysten johto ei koe saavansa täyttä hyötyä investoinneistaan. Ongelmana ei ole datan määrän puute, sillä monet organisaatiot hukkuvat tuottamaansa dataan. Keskimäärin johdon raportti saattaa olla 30–40 sivua informaatiota, josta organisaation johto hyödyntää alle viittä prosenttia. Useimmissa organisaatioissa raporttien tekeminen kestää liian kauan, jolloin raportointiviive kasvaa pitkäksi. Raportoinnin haasteina on myös se, kuinka yhdistää ja jäsentää kaikki data merkitykselliseksi informaatioksi sekä miten toimittaa se oikeille henkilöille oikeaan aikaan.

Jonathanin mielestä analytiikkaan liittyvien teknologioiden kehittämisessä kannattaisi tehdä organisaatioiden välistä yhteistyötä, jotta jokaisen ei tarvitsisi ”keksiä pyörää” aina uudestaan. Hänen mielestään kaiken datan ei ole tarpeen kiertää johdon kautta, vaan paljon hyödyllisempää on, että tuotettu tieto saatetaan mahdollisimman nopeasti niille, jotka voivat sitä hyödyntää omassa työssään. Data on tarpeen demokratisoida organisaatioissa!

Yritysten taloushallinnon automatisoinnin tilanne

Jonathan ei usko, että organisaatioilla on varaa olla investoimatta taloushallinnon automatisaatioon tänä päivänä. Automatisaatiolla pystymme tehostamaan yritysten toimintaa, koska voimme tuottaa taloushallinnon dataa jopa päiväkohtaisesti. Lisäksi voimme tuottaa entistä laadukkaampaa dataa, koska ihminen ei ole yhtä hyvä datan ”generoija” kuin kone.

Tulemme näkemään entistä enemmän kapean tekoälyn ratkaisuja, jotka automatisoivat tietynlaisia ratkaisuja yrityksen tarpeiden mukaan. Viime aikoina automatisoinnista on tullut entistä tärkeämpää siksi, että taloushallintoalalla on suuri työvoimapula. Tällöin yritysten on pakko varmistaa toimintojaan automatisoinnin avulla. Jonathan uskoo, että automatisointi ei vie työpaikkoja, vaan ennemminkin tuo niitä lisää ja laajentaa taloushallinnon asiantuntijoiden osaamistarpeita.

Milloin yritys tarvitsee sähköisen taloushallinnon järjestelmän?

Jonathan kertoi, että paperista tai Excel -kirjanpitoa tehdään kymmenissä prosenteissa maamme yrityksistä. Pienille yrityksille automaation hyödyt eivät ole yhtä suuret kuin isoille yrityksille. Yrityksen ensimmäisen tilikauden kirjanpito saattaa hoitua siten, että yrittäjä kerää kuitit kenkälaatikkoon. Jo ensimmäisen tilinpäätöksen yhteydessä yrittäjä yleensä huomaa, että olisi kannattanut kerätä taloustietoja systemaattisesti jo tilikauden aikana. On myös yrityksiä, joilla on DOS-pohjaisia kirjanpitojärjestelmiä, ja nekin voivat olla tehokkaita tietynlaisiin taloushallinnon rutiineihin.

Kaikkea yrityksessä ei tarvitsekaan automatisoida, mutta volyymien kasvaessa paine automatisointiin kasvaa. Kun liikevaihto ja laskujen määrä lisääntyvät, sähköinen kirjanpidon järjestelmä on välttämätön. Monimutkaisissa prosesseissa, kannattaa ottaa käyttöön järjestelmä, jota useat muutkin yritykset käyttävät. Silloin löytyy paljon erilaisia yhteistyökumppaneita ja erilaisia järjestelmäkehittäjiä. Suomessa yritykset voivat lain mukaan vaatia toiselta yritykseltä verkkolaskun, ja viimeistään se pakottaa hankkimaan sähköisen taloushallinnon järjestelmän.

Järjestelmäarkkitehtuurin hallinta tukee yrityksen liiketoimintaa

Harva yritys menestyy suhteessa kilpailijoihin siksi, että yrityksellä on ”siistein tuloslaskelma tai tase”, naurahtaa Jonathan. Yrityksen menestys tulee liiketoiminnan hallinnasta kokonaisuudessaan. Yleensä yritykset lähtevät liikkeelle taloushallinnon automatisoinnista ja se onkin kaiken datan perusta. Melko pian tulee kuitenkin tarve päästä myynti- ja ostoreskontraan sekä lähteä analysoimaan myyntiä ja markkinointia. Analytiikassa koko tämä arvoketju on tärkeä, ja taloushallinnon ammattilaisten on hallittava koko järjestelmäarkkitehtuuri. Tyypillisesti talousjohtaja, controller, kirjanpitäjä tai muut taloushallinnon henkilöt ”vääntävät raportteja”, joten he ovat isossa roolissa järjestelmäarkkitehtuurin rakentamisessa.

Jonathanin arvion mukaan lähivuosina data-analytiikkaan tullaan investoimaan todella merkittävästi. Mitä isompi yritys on, sitä suurempi on data-analytiikan tarve eri liiketoimintaprosesseissa. Raportoinnin yhteydessä nousee esille tarve saada informaatiota yrityksen muustakin suorittamisesta kuin vain myynnistä, voitosta ja tuottavuudesta.

Yleensä tiedon tarpeet liittyvät erilaisiin tapahtumiin kuten uuden tuotteen lanseeraukseen tai vaikkapa siihen, mistä erityisen alhainen myynti on johtunut. Varaston optimoinnin analytiikalla yritys turvaa varastojen riittävyyden, joka voi olla koko liiketoiminnan perusta. Rekrytointianalytiikka on erittäin tärkeää niissä yrityksissä, joissa on tarve rekrytoida paljon henkilöstöä. On ymmärrettävä, mistä uusia asiantuntijoita voi tavoittaa parhaiten.

Jonathanin teesit talousjohdolle analytiikan kehittämiseen

Tänä päivänä on helppo kerätä dataa napin painalluksella edullisesti. Aikaisemmin erilaisten tietokokoelmien kerääminen vaati paljon etukäteissuunnittelua. Kannattaakin kerätä dataa ja sen jälkeen etsiä sopivat työkalut sekä mittaristot sille, mikä data on yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeää. Jonathan esitti julkisuudessa 1,5 vuotta sitten teesit, joiden mukaan yritysten kannattaisi toimia analytiikan kehittämisessä. Testasimme, kuinka hänen teesinsä pätevät hänen mielestään tänä päivänä.

Teesi 1: Luo ja ylläpidä kehittävää kulttuuria. Jonathanin mielestä tämä teesi pitää jopa enemmän paikkansa kuin vuonna 2020, koska kilpailemme niin talousalalla kuin analytiikassa osaavista resursseista. Analytiikan kehittämisessä pitää antaa mahdollisuus tehdä virheitä, oppia ja kehittyä. Siten syntyvät parhaat innovaatiot.

Teesi 2: Ota analytiikkatyökaluja käyttöön. Tämäkin teesi pätee, vaikka olemmekin kehittäneet erilaisia työkaluja, ja monet organisaatiot ovat ottaneet niitä käyttöönsä. Nyt pitäisi vain uskaltaa rohkeasti käyttää hyödyksi näitä hyviä analytiikkatyökaluja.

Teesi 3: Tee jotain, mutta lähde pienestä liikkeelle. Jos käytetään paljon aikaa suunnitteluun, ei lopputulos välttämättä vastaa sitä, mikä on yrityksen tarve. Jonathanin kokemuksen mukaan tämä teesi on totta myös tänään, koska parhaat analytiikkaratkaisut löytyvät tutkimalla dataa ja leikkimällä sen kanssa.

Teesi 4: Löydä hyviä sparrauskumppaneita. Tämä teesi on yhä päivänselvää Jonathanille, ja hänelle asiakkaat ovat parhaita sparrauskumppaneita, koska he vaativat meiltä ratkaisuja. Yritys voi löytää oman toimialansa sisältä sparrauskumppaneita, koska analytiikkaratkaisut eivät ole yritysten välinen kilpailutekijä. Omien ystävien kanssa keskustelemalla voi löytää myös hyviä välineitä analytiikkaan.

Jonathan Teir

Miten kirjanpitäjä hyötyy BI-ratkaisuista?

Jonathan esittää kysymyksen kaikille kirjanpitäjille: Kuinka paljon käytät aikaa datan analysointiin suhteessa kirjanpidon tekemiseen? Jos vastaus on alle kymmenen prosenttia, niin datan analysoinnin määrää voisi nostaa. Data-analytiikka ja BI-työkalut antavat kirjanpitäjälle mahdollisuuden nähdä data eri näkökulmista ja sitä kautta auttaa häntä ymmärtämään yrityksen liiketoimintaa paremmin. Sen kautta oppii ymmärtämään, mitkä taloushallinnon tilit ovat tärkeät operatiivisessa seurannassa. Tämän ymmärryksensä avulla kirjanpitäjä voi tukea yrityksen liiketoimintaa.

Työkaluja ei Jonathanin mukaan tarvitse pelätä, vaan ne ovat tukena ja tapa saada kirjanpidon luvut loistamaan. Kirjanpitäjän ei tarvitse olla huippukoodari, vaan hänelle riittää ymmärrys siitä, mitä työkaluilla voidaan tehdä ja kuinka niitä voi hyödyntää.

Ongelmat analytiikkaprojekteissa?

Analytiikkaprojektit ovat usein liian isoja ja monimutkaisia. Jonathanin neuvo on, että kannattaa lähteä pienestä liikkeelle ja alkaa heti hyödyntämään kerättyä dataa. Monet ongelmat on jo ratkaistu valmiiksi ja hyviä pohjia on olemassa valmiina. Kun analytiikkatyökalut otetaan käyttöön, niin usein yrityksen taloushallinnosta paljastuu yksittäisiä asioita, joilla on hieman oikaistu kirjanpidossa. Yleensä työkalujen käyttöönotto parantaa myös kirjanpidon prosesseja, jolloin on mahdollista laatia päivitetty kirjanpidon käsikirja yritykselle. Tätä kautta kerätystä datasta tulee entistä parempilaatuista.

Kansainvälisyys ja suomalaiset analytiikan välineet

Jonathanin mielestä meillä on taloushallinnon automatisaatiossa hyvä tilanne mm. siksi, että verottaja on rakentanut hyviä järjestelmärajapintoja, on laskutusstandardeja, pankeilla on hyvät rajapinnat ja meillä on muutamia maailman parhaita kirjanpitojärjestelmiä. Suomi on pieni maa ja globaaleihin järjestelmiin tehdään valtavia investointeja. Kansainvälistyminen on tänä päivänä Jonathanin mukaan helppoa, koska järjestelmiä löytyy. Taloushallinto on meille selkeä vientituote.

Yritysten kansainvälistymisessä Jonathan näkee kahdenlaisia malleja:

Malli 1. Lähdetään pienesti liikkeelle eli hankitaan paikallinen taloushallinnon kumppani ja järjestelmä sekä BI-työkalu, joiden avulla saamme kerättyä pirstaloituneessa taloushallinnon järjestelmäympäristössä dataa ja pystymme suorittamaan valuuttakurssimuunnoksia. Näiden avulla yritys pystyy näkemään liiketoimintansa kokonaisuudessaan.

Malli 2. Hankitaan yksi järjestelmä, joka toimii jokaisessa maassa. Tämä vaatii vähän enemmän investointeja kuin malli 1, mutta sen avulla kaikki data saadaan yhteen järjestelmään. Tällöin yritys pystyy optimoimaan liiketoimintansa globaalisti. Yleensä liiketoiminnan edetessä kaikilla yrityksillä on tarve siirtyä yhteen järjestelmään.

Mitä uutta ja merkityksellistä BI-raportointi tuo yritysten taloushallintoon?

Jonathan uskoo vahvasti, että jokainen asiantuntija ja yrityksen johtohenkilö tulee käyttämään analytiikkatyökaluja lähitulevaisuudessa. Tietoisuus ja ymmärrys työkaluista tulee lisääntymään. Työkalut ovat jo nyt hyviä, mutta kaikki eivät osaa niitä hyödyntää. Analytiikkaan liittyvä teknologia tulee edelleen kehittymään siten, että työvälineiden käyttö on entistä helpompaa. Kuka tahansa voi ottaa aikaisempaa edullisemmin analytiikkatyökaluja käyttöönsä.

Jatkossa pystytään yrityskohtaisilla analytiikkaratkaisuilla ratkomaan liiketoiminnan ongelmia. Tulemme näkemään tällä alalla analytiikkataloja, -malleja ja -kumppaneita, jotka erikoistuvat kapealla sektorilla ja ovat siinä todella hyviä. Meidän pitää osata entistä paremmin käyttää olemassa olevia analytiikkatyökaluja hyödyksi, toteaa Jonathan lopuksi. Ei siis keksitä pyörää uudelleen!

Avaa podcast-jakso Spotifyssa, tai kuuntele suoraan tästä:

Olemme vastuussa jo satojen tyytyväisten asiakasyritysten analytiikkaratkaisuista. Tutustu analytiikkapalveluihimme tästä!