Taloushallinnon taiturit, jakso 3: Kirjanpidon rajapintaratkaisut

Käsittelimme Taloushallinnon taiturit –sarjamme kolmannessa jaksossa kirjanpitoa ja järjestelmien rajapintaratkaisuja sekä mitä kirjanpitäjän olisi hyvä tietää rajapinnoista. Haastattelimme jaksossa Greenstepin järjestelmä- ja käyttöönottokonsulttia Ari Vänskää, jolla on laaja kokemus rajapintaratkaisujen suunnittelusta, toteutuksesta ja vaihdoksista.

Ari on työskennellyt Greenstepissä jo kymmenen vuoden ajan. Hän aloitti työt kirjanpitäjänä ja teki työn ohessa järjestelmien käyttöönottoja ja koulutusta asiakkaille. Tämän jälkeen Arin ura eteni myyntitiimiin, jossa hän toimi järjestelmämyynnin asiantuntijana. Tällä hetkellä Ari työskentelee haltuunotto- ja tukitiimissä, jossa hän vastaa kokonaisvaltaisesti asiakkaiden järjestelmien käyttöönottoprojekteista, integraatio- ja automaatiosuunnittelusta, järjestelmäarkkitehtuurien suunnittelusta sekä asiakkaiden ja oman henkilöstön koulutuksesta.

Ennen Greenstepiä Ari teki metallialan töitä öljynjalostamolla, kunnes päätti lähteä opiskelemaan liiketalouden tradenomiksi. Ari kertoi, että hän ei olisi voinut kuvitella kymmenen vuotta sitten taloon tullessaan tekevänsä nykyistä työtään järjestelmäasiantuntijana. Hän ei myöskään ole suunnitellut uraputkeaan tällaiseksi, vaan on pikemminkin ajautunut tehtävästä toiseen. Parhaillaan Ari suorittaa työn ohella maisteritason opintoja datankäsittelystä ja tekoälystä.

Mitä tarkoitetaan järjestelmäintegraatiolla ja rajapinnalla?

Järjestelmäintegraatioksi kutsutaan sitä, kun kahdesta tai sitä useammasta järjestelmästä lähetetään automaattisesti tietoa toiseen järjestelmään. Jos järjestelmästä saadaan jonkinlaista dataa ulos, on todennäköistä, että tästä datasta saadaan konekielistä muotoa, jota voidaan välittää järjestelmien välillä. Jos yrityksellä on esimerkiksi verkkokauppa ja taloushallinnon järjestelmä, niin asiakkaan verkkokauppaoston jälkeen tieto ostosta saadaan siirtymään suoraan kirjanpidon järjestelmään. Samasta ostosta voi mennä tieto myös varastoon, jolloin varastotyöntekijä osaa noutaa tuotteen toimitettavaksi asiakkaalle.

Rajapinnat mahdollistavat tiedon liikuttelun järjestelmästä toiseen. Puhumme ohjelmistorajapinnasta, rajapintaominaisuuksista ja API:sta. Kaikissa uusissa rajapinnoissa on avoin rajapinta, mikä tarkoittaa sitä, että rajapinnan kaikki ominaisuudet ovat julkisia ja sitä voidaan käyttää ilman rajoittavia ehtoja.

Rajapintojen haasteet

Rajapintoihin liittyvät ongelmat liittyvät Arin mukaan yleensä järjestelmätoimittajien rajapintoihin, joista ei ole mahdollisuutta välittää tietoa tai jokin osa rajapinnasta puuttuu. Silloin pitää selvittää järjestelmätoimittajalta, mitä esteet ovat tai joudutaan kehittämään ”kiertoteitä”, joiden avulla dataa pystytään liikuttamaan järjestelmästä toiseen.

Kaikkien järjestelmien rajapinnat ovat erilaisia, joten tilanteita pitää ratkoa tapauskohtaisesti. Välillä ongelmana on, että jokin järjestelmä on vain yhden asiantuntijan tai konsulttitalon takana. Jos kyseinen järjestelmäasiantuntija on kiireinen, on vaikea toimittaa asiakkaalle rajapintaratkaisuja tietyllä aikataululla tai joudutaan pohtimaan vaihtoehtoisia järjestelmäratkaisuja.

Tiedonsiirron tarpeet järjestelmien välillä

Ari on kohdannut monenlaisia asiakkaiden tarpeita tiedon siirtämiseksi järjestelmien välillä. Matkalaskut ja kuitit on tarpeen siirtää automaattisesti kululaskujärjestelmästä kirjanpidon järjestelmään. Tämän lisäksi voi olla erilaisia myynnin järjestelmiä, joissa myynnin tietojen halutaan siirtyvän automaattisesti kirjanpidon järjestelmään. Lisäksi työntekijöiden työajan kirjaaminen voidaan siirtää automaattisesti palkanlaskentaan, jolloin työajan kirjaamisesta esimerkiksi Exceleihin voidaan luopua.

Integraatioita on yhden- ja kahdensuuntaisia. Kaksisuuntaisessa integraatiossa järjestelmä välittää tietoa ja noutaa sitä. Jos ostat tuotteen verkkokaupasta, siitä menee tieto kirjapitoon ja verkkokauppaan tulee tieto siitä, kuinka paljon tuotetta on jäljellä varastossa. Tieto on silloin reaaliaikaista. Erityisen hyvänä integraatiojärjestelmän esimerkkinä Ari pitää järjestelmää, jossa asiakas voi verkkokaupassa nähdä, missä kaupan toimipisteessä on kuluttajan tarvitsemaa tuotetta saatavilla. Kuluttaja voi sitten suunnata tällaiseen lähimpään toimipisteeseen, jossa tuotteella on saldoa, ja noutaa tuotteen. Tällainen on kuluttajaystävällinen inventaariojärjestelmä, joka sujuvoittaa yrityksen toimintoja sekä säästää aikaa ja rahaa.

Kirjanpitäjä asiakkaan tukena järjestelmäkehityksessä

Ari suosittelee, että kirjanpitäjät tutkisivat omaa työtään ja havainnoisivat, kuinka paljon he tekevät manuaalisesti työtään ja mitä työvaiheita voisi automatisoida. Kirjanpitäjien kannattaisi tutustua myös asiakkaan muihin järjestelmiin, kuten myynti- ja ostolaskutukseen, ja kehottaa asiakasta selvittämään, mitä näissä järjestelmissä voisi automatisoida. “Tämä on sitä kirjanpitäjän työskentelyn proaktiivisuutta, kun hän auttaa asiakasta kehittämään järjestelmiä kokonaisvaltaisesti.”

Positiiviset kokemukset rajapinnoista

Monet järjestelmien rajapintaprojektit noudattavat tiettyä kaavaa, ja ne ovat tekijöilleen tuttuja. Yllättävää ei pääse silloin tapahtumaan. Hienoimpina kokemuksina järjestelmäkehittäjälle ovat Arin mielestä sellaiset tilanteet, ”joissa pystymme ratkaisemaan ongelman juuri kuten asiakas on toivonut tai vieläpä paremmin ja voimme kertoa asiakkaalle, että me taklasimme ongelman ja järjestelmäintegraatio toimii kuin unelma.”

Yritysten kansainvälisyyskään ei ole este rajapintojen rakentamiselle. Rajapintaratkaisuja voidaan helposti rakentaa muualta Euroopasta tai maailmalta, koska järjestelmien kieli on englanti. Kun yritys vaikuttaa kansainvälisesti, pystymme ottamaan käyttöön monenlaisia järjestelmiä.

Kysyimme Arilta myös hänen kokemuksiaan suomalaisista järjestelmätoimittajista. “Uudemmat suomalaiset järjestelmät ovat erittäin innovatiivisia, ja niissä voidaan ottaa käyttöön monenlaisia toiminnallisuuksia”, Ari kertoo.

Rajapintojen vaikutukset yritysten menestykselle

Ari näkee tulevaisuuden integroidut taloushallinnon järjestelmäratkaisut yritysten menestykselle todella tärkeinä ja näin hän asian perustelee: ”Tulevaisuudessa yhä useampi järjestelmä toimii integroidusti muiden järjestelmien kanssa. Saamme rakennettua aivan mahtavia järjestelmiä ja järjestelmäkokonaisuuksia. Pystymme poistamaan täysin manuaaliset rutiinityöt, mikä mahdollistaa sen, että henkilöstö voi keskittyä enemmän asiantuntijatehtäviin ja itsensä kehittämiseen.”

Avaa podcast-jakso Spotifyssa, tai kuuntele tästä:

Olemme tehneet Greenstepissä integraatioita jo reilusti yli sataan järjestelmään. Katso lisää täältä!