Tehokkuutta ja tyytyväisyyttä sujuvalla Quote-to-Cash -prosessilla

Greenstep tilitoimisto 28
Petteri heinonen

Petteri Heinonen

Salesforce Business Operations Lead

Quote-to-cash-prosessi kattaa kaikki vaiheet myyntitarjouksen laatimisesta asiakkaalle maksun vastaanottamiseen ja liikevaihdon tunnistamiseen. Se sisältää myyntitarjousten laatimisen, tilausten hallinnan, laskutuksen, maksujen keräämisen ja talousraportoinnin, varmistaen saumattoman siirtymisen asiakkaan alkuperäisestä kiinnostuksesta lopulliseen tuloutukseen.

Hyvin suunniteltu ja toteutettu quote-to-cash -prosessi sujuvoittaa huomattavasti myyjien työtä, ja samaan aikaan palvelee taloushallintoa ja toimitusorganisaatiota tuottamalla hyvin strukturoitua tilausdataa, jota on helppo hyödyntää automaatioastetta lisäämään. Quote-to-cash -prosessin optimointi ja automatisointi Salesforce-teknologian keinoin tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden vähentää manuaalista ja virheherkkää työtä myynnin ja taloushallinnon rajapinnassa, samalla huomattavasti parantaen käyttäjien tyytyväisyyttä.

Jotta organisaatio voi valita parhaat saatavilla olevat työkalut eri liiketoimintafunktioiden käyttöön, mutta samalla toteuttaa hyvin optimoidut ja automatisoidut prosessit, tulee järjestelmäarkkitehtuurikin suunnitella tästä lähtökohdasta. Toisin sanoen, järjestelmät ja niitä yhdistävät integraatiot tulee nähdä kokonaisuutena, myös silloin kun ollaan parantamassa tiettyä osa-aluetta, tietyn prosessin tai vaatimuksen lähtökohdista. Parhaassa tapauksessa tällä saavutetaan erittäin sujuvasti toimiva kokonaisuus, jossa eri liiketoimintafunktioille voidaan tarjota parhaat työkalut heidän lähtökohdistaan, mutta kokonaisuus silti pysyy hyvin skaalautuvana ja hallittavana. Hyvä esimerkki tällaisesta skenaariosta on yrityksen quote-to-cash -prosessi, eli prosessi myynnin tarjousten tekemisestä maksujen vastaanottamiseen ja liikevaihdon tunnistamiseen.

Myynnin näkökulmasta on ensisijaisen tärkeää, että tiimille voidaan tarjota helppokäyttöiset ja intuitiiviset työkalut myyntimahdollisuuksien (opportunity) hallintaan ja myynnin pipelinen ennustamiseen. Myös tarjousten tekeminen ja myyntitilausten kirjaaminen pitäisi olla suoraviivaista ja työkalujen tulisi ohjata tätä vaihetta; kun hinnastot ja myyntipolitiikat ovat mallinnettuna järjestelmään, näitä ei tarvitse manuaalisesti etsiä ja tutkia siinä vaiheessa, kun tarjousta tehdään. Tämän tyyppisillä ratkaisuilla voidaan varmistaa, että myyjät voivat käyttää aikaansa siihen mitä he tekevät parhaiten: myyntiin.

Oikein toteutettu myyntimahdollisuuksien käsittely ja siihen liitetty CPQ-työkalu (configure-price-quote) tarjousten tekoon ovat avainasemassa tässä tilanteessa, ja Salesforce tarjoaa molempiin erinomaiset valmiudet. Hyvin toteutettuna tämä johtaa myös isoihin etuihin myöhemmin prosessissa; jo tarjousvaiheessa automaattisesti validoidut, myyntipolitiikkojen mukaiset, ja mahdollisen hyväksynnän läpi käyneet tilaukset ovat erinomainen lähtökohta jatkoautomaatiolle tilausten laskutuksessa ja toimitusprosessissa. Toimivalla CPQ-ratkaisulla voidaan saavuttaa ideaalitilanne, jossa ei tarvita isoa tilaustenkäsittelytiimiä rutiinitilausten käsittelyyn, vaan nämä saadaan hyvin pitkälle automatisoitua. Tilaustenkäsittelyn aikaa vapautuu sitten hankalien ja poikkeuksellisten tilausten käsittelyyn.

Myyntitilaukset sitten johtavat jatkoprosesseihin laskutuksessa, maksujen kohdistamisessa laskuille, liikevaihdon tunnistamiseen, maksujen perimiseen, ja niin edelleen. Usein on järkevää käsitellä nämä prosessit Salesforcen ulkopuolella, taloushallinnon tarpeisiin suunnitellussa järjestelmässä. Näin on etenkin, jos myyntitapoja ja -kanavia on suoramyynnin lisäksi muitakin. Asiakkaalle voidaan esimerkiksi myydä itsepalveluna verkkokaupan kautta, tai käytössä voi olla jälleenmyyjäverkosto. Näiden kanavien myyntiprosessi ei välttämättä kulje Salesforcen kautta, mutta silti on tarkoituksenmukaista keskittää laskutus ja kirjanpito yhteen paikkaan. Tyypillisesti tässä tarkoituksessa on käytössä NetSuite tai muu vastaava ERP-ratkaisu. Näin varmistetaan, että taloushallinto pystyy vastaamaan niin sisäisten kuin ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin, ja samalla täyttämään laillisuus- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset, kuten esim. IFRS-vaatimukset.

Mitä tämä kaikki sitten tarkoittaa käytännössä? Sitä, että quote-to-cash-prosessi lähes poikkeuksetta koostuu useasta järjestelmästä, joista tässä kirjoituksessa on käytetty esimerkkinä Salesforcea ja NetSuitea. Usein kolmas olennainen lenkki on vielä toimitukseen liittyvät järjestelmät, joiden avulla organisaation tavarat tai palvelut toimittava osa hallinnoi tekemistään. Jotta tästä kokonaisuudesta saadaan hyödyt irti, tulee prosessit ja järjestelmät integroida toisiinsa täydellisesti – muuten päädytään toteuttamaan irrallisia kokonaisuuksia, ja puutteita voidaan joutua paikkaamaan manuaalisilla, epävarmoilla, hankalasti kontrolloitavilla, ja vahvasti henkilöresursseihin tukeutuvilla järjestelyillä.

Tämän kaltaisten kokonaisuuksien hallinta, suunnittelu, ja toteutus on Greenstepin teknologiapalveluiden ydinosaamista. Vuosikymmenten kokemus organisaation ja järjestelmät läpäisevistä liiketoimintaprosesseista, ja erinomaiset kyvyt mallintaa ja toteuttaa ne johtavilla teknologioilla kuten Salesforce ja NetSuite, ovat meille suuri ylpeydenaihe. Jos kiinnostuit keskustelemaan lisää siitä miten voidaan vähentää myyntitiimin hallinnollista työtä ja samalla huomattavasti tehostaa tilausten käsittelyä myyntireskontrassa ja toimitusportaassa, ole yhteydessä, niin mietitään yhdessä parhaat keinot!