Vuoden lopussa voimaan astuva uusi EU-direktiivi velvoittaa kaikkia yli 50 henkilön yrityksiä ottamaan käyttöön ilmoituskanavan, jossa yritykseen liittyvistä väärinkäytöksistä voi ilmoittaa anonyymisti. Mitä tämä niin kutsuttu whistleblowing tarkoittaa ja mitä tulee ottaa huomioon?
Milloin yritys tarvitsee whistleblowing-ilmoituskanavan?
Uusi EU-direktiivi velvoittaa, että yli 50 henkilöä työllistävillä yrityksillä tulee olla käytössään ilmoituskanava, jossa työntekijät ja muut yrityksen sidosryhmät voivat ilmoittaa anonyymisti yritykseen liittyvistä väärinkäytöksistä. Ilmoitettavia asioita ovat esimerkiksi lahjonta, veronkierto tai muu lain tai yrityksen oman code of conductin rikkomus tai työoikeusrikkomukset.
Direktiivin mukaan yrityksillä on kolmen kuukauden suoja-aika reagoida ilmoituskanavan kautta tulleeseen ilmoitukseen. Suoja-ajan aikana ilmoituksen jättäjä ei saa kertoa asiasta esimerkiksi medialle tai muille osapuolille. Tämän uuden whistleblowingia koskevan EU-direktiivin tavoite on lisätä tietoisuutta väärinkäytöksistä ilman, että ilmoittaja joutuu ilmoituksesta myöhemmin kärsimään. Yrityksen kannalta se toimii myös työkaluna ohjeistuksen ja lainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi.
Direktiivin mukaan whistleblowing-ilmoituskanavan tulee olla käytössä kaikilla 250 työntekijää työllistävillä yrityksillä viimeistään 17.12.2021 alkaen. Myös yli 50 henkilöä työllistävien yritysten kannattaa ottaa ilmoituskanava käyttöön jo nyt, sillä direktiivin 50-249 työllistäville yrityksille tarjoama lisäaika koskee vain omaa kanavaa – ei omaan kanavaan liittyviä etuja kuten julkisuuden suojaa.
Miten valmistautua?
Yhtä tärkeää kuin ilmoituskanavan käyttöönotto, on yrityksen selustan eli dokumentaation varmistaminen. Käytännössä on hyvä varmistaa, että yrityksellä on ajantasalla oleva code of conduct ja että yrityksen hallinto ja hallinnolliset vastuut on dokumentoitu niin selkeästi, että mahdollisessa väärinkäytöksessä asia on yksiselitteinen.
Selustan turvaaminen vähentää yrityksen toimintaan liittyvää maineriskiä ja selkeyttää usein myös roolituksia yrityksen jokapäiväisessä arjessa. Samalla hallituksen näkökulmasta monet asiat tulevat selkeästi dokumentoiduiksi ja valvontavastuun täyttyminen on helpompi osoittaa.
Whistler - Greenstepin oma ilmoituskanava
Vastuullisuus ja selkeys ovat Greenstepin sydämenasioita ja haluamme auttaa näissä kaikin mahdollisin tavoin myös asiakkaitamme. Kuluneen vuoden aikana olemme kehittäneet ja hioneet huippuunsa Greenstepin oman Whistler-palvelun. Palvelu pitää sisällään teknisen ilmoituskanavan lisäksi selustaa turvaavien dokumenttien läpikäynnin ja johdon perehdytyksen. Halutessanne perehdytämme myös yrityksenne henkilökunnan.
Ulkopuolisena toimijana Greenstep on neutraali ilmoitusten käsittelijä. Lisäksi tiimimme koostuu monipuolisesti laki-, talous ja HR-ammattilaisista, jolloin pystymme tehokkaasti käsittelemään tulevat ilmoitukset, tarkastelemaan niiden aiheellisuutta ja antamaan mahdollisia toimenpidesuosituksia. Muun asiakkuuden myötä mahdollisesti meillä jo oleva pääsy asiakkaan järjestelmiin lisää asian käsittelyn tehokkuutta. Käsittely tehdään toki aina yhteistyössä yrityksen itsensä kanssa.
Palvelun käyttöönoton yhteydessä sovimme asiakkaan kanssa toimintamallin väärinkäytösilmoitusten käsittelemiseksi. Whister-palvelun käyttöönotto sisältää myös viestintäpohjan, jolla kanavan käyttöönotosta ja ilmoitusten tekemisestä voidaan viestiä tehokkaasti henkilökunnan lisäksi myös muille halutuille sidosryhmille. Vuoden päätteeksi asiakasyritys saa kokonaisraportin tehdyistä ilmoituksista ja niitä koskevista toimenpiteistä esimerkiksi tilintarkastusta varten.
Lisätietoa Greenstepin Whistler-palvelusta saat täältä.
Julkaistu 25.10.2021