Kansainväliset tilanteet palkanlaskennassa – ota muistilista talteen
Kati Tuovinen
Head of HR Business
Kansainväliset tilanteet suomalaisten yritysten palkanlaskennassa ovat lisääntyneet todella paljon koronavuosina ja sen jälkeen. Ihmiset ovat päätyneet nauttimaan etätyön mahdollisuuksista, sekä liikkumaan entistä enemmän työmahdollisuuksien perässä. Kansainväliset tilanteet ovat kuitenkin usein hyvin monisyisiä ja vaativat ammattitaitoa sekä paljon selvitystyötä. Jokainen tapaus onkin käytännössä käsiteltävä tapauskohtaisesti.
Miten aloittaa kansainvälisen työsuhdetilanteen selvittäminen?
- Lähtötilanne: mitä työtä tehdään, onko kyse etätyöstä, työmatkasta, muutosta ulkomaille, työntekijän palkkaamisesta eri maahan kuin missä yritys, komennuksesta vai jostain muusta?
- Työnantajan näkökulma (laajemmin kuin vain palkanlaskenta): työntekijän kansalaisuus, työlupa-asiat, nykyinen työntekomaa ja suunniteltu työntekomaa, millainen työsuhde on kyseessä, kansainvälisen tilanteen pituus, sosiaaliturva-asiat, henkilö- ja yritysverotus (mahdollinen kiinteän toimipaikan riski), vakuutukset, työsuhde-edut ja muut työnantajan lakisääteiset velvollisuudet.
Koska muuttujia on monia, on lopullinen oikea tapa toimia usein tapauskohtainen. On myös tärkeä huomioida, että vaikka palkanlaskennassa käsitelläänkin työntekijöiden palkkoja, niin kansainvälisissä tilanteissa kuvaan tulee mukaan myös yritysverotuksellisia asioita sekä työnantajan raportointivelvollisuuksia, ei vain yrityksen kotimaassa vaan, myös työntekijän työskentelymaassa. Lisäksi, työsuhteeseen liittyen on paljon työnantajan vastuita ja HR-asioita, jotka tulee huomioida kansainvälisissä tilanteissa.
Tämän viidakon selvittämiseksi olemmekin laatineet check-listan, jonka avulla tilanteiden ratkominen sujuisi hieman helpommin.
Muistilista kansainvälisiin tilanteisiin palkanlaskennassa
- Ulkomainen työntekijä Suomessa – työluvasta vastaa työnantaja, palkanlaskennassa tarvitaan työntekijältä suomalainen verokortti ja tieto maksetaanko sosiaaliturvamaksut Suomeen
- Suomalaisella yrityksellä on ulkomailla työntekijä – työsuhteen statuksesta eli lähtötilanteesta vastaa työnantaja, palkanlaskennassa tarvitaan tieto lähtötilanteesta ja siitä, mitä palkanmaksun osalta on sovittu (sosiaaliturva, verotus, vakuutuspalkka komennustilanteessa jne.), esim. kun Oy palkkaa ulkomaille työntekijän, on bruttopalkat raportoitava tulorekisteriin, vaikka sosiaaliturvamaksut ja verot tilitettäisiinkin työntekomaahan
- Etätyö ulkomailla suomalaisen yrityksen työntekijänä – etätyö on aina määritelmällisesti työntekijän toiveesta tapahtuvaa työtä ulkomailla, mihin työnantaja on antanut luvan, palkanlaskennassa on tärkeää tietää, onko tilanteella vaikutuksia palkanmaksuun, esim. A1-todistuksen hakeminen voidaan tehdä palkanlaskennan toimesta ja näin varmistutaan että sosiaaliturva- ja eläkemaksut maksetaan edelleen Suomeen etätyötilanteessakin, verotuksen osalta asia on selvitettävä tapaus- ja tilannekohtaisesti kohdemaa(t) huomioiden
- Työmatkat ulkomaille ovat eri asia kuin etätyö ulkomailla – työmatka ulkomaille on aina työnantajasta johtuvaa matkustamista ja ulkomailla työskentelyä, mutta näissäkin tilanteissa on tärkeää selvittää, onko suunnitellulla työmatkustamisella ulkomaille vaikutusta henkilön sosiaaliturvaan, eläketurvaan ja/tai verotukseen. Matkakorvaukset toki tulee huomioida yrityksen käytännön mukaisesti tilanteessa kuin tilanteessa. Bezala hoitaa kaiken tarvittavan ja näin matkakorvausasiat eivät näy suoraan palkanlaskijan pöydällä vaan hoituvat automaattisesti.
- Kansainväliset tilanteet vaativat monenlaista asiantuntemusta. Toimimme asiakkaidemme kumppanina myös mm. HR-, laki- ja veropalveluissa kansainvälisiin työsuhdetilanteisiin liittyen projektityönä tai jatkuvana yhteistyönä asiakkaan tarpeesta ja tilanteesta riippuen.
Mikäli kaipaat apua kansainvälisissä työsuhdekiemuroissa, otathan meihin yhteyttä!
Julkaistu 26.02.2024