Kohti ketterämpää ennustamista ja budjetointia

Katso tästä webinaaritallenteemme samasta teemasta!

Artikkelin tiivistelmä:

• Moderni Planning-työkalu mahdollistaa budjetointiin ja ennustamiseen liittyvien pohjalukujen automatisoinnin ja vähentää manuaalista työtä sekä säästää aikaa varsinaiselle tietojen analysoinnille
• Perinteinen taulukkolaskentabudjetointi on riskialtista; tietoja voi kadota, versionhallinta on hankalaa ja käyttäjien vaihteleva osaamisen taso luo erilaisia haasteita ja vaaran paikkoja
• Manuaalinen ennustaminen ja budjetointi hankaloittaa mm. erilaisten skenaarioiden työstämistä - Planning-työkalussa numeroilla leikittely on helppoa ja nopeaa
• Budjetoinnin ei kannata olla vain talousosaston vastuulla - kun lukujen omistajuus on toimintojen vetäjillä, budjetointiin ja ennustamiseen saadaan mukaan syvä liiketoimintaymmärrys

Säästä aikaa ja manuaalisen työn vaivaa automatisoimalla pohjalukujen päivitys

Yritysten ponnistelut kohti rullaavaa ennustetta ja parempaa ennustetarkkuutta ovat usein kovan manuaalisen työn takana.

Lukujen etsiminen, ajantasaisuuden varmistaminen ja manuaalinen syöttäminen erilliseen budjettitiedostoon vie aikaa – aikaa, joka olisi paremmin käytetty lukujen varsinaiseen analysointiin, tulevaisuuden suunnitteluun sekä päätösten ja suunnitelmien tekemiseen.

Jos käytössä on moderni budjetointityökalu, joka voidaan integroida kaikkiin käytössä oleviin järjestelmiin, kaikki yrityksen avainluvut ovat käytössä budjetointia varten aina ajan tasaisesti, ympäri vuoden. Näin perinteinen ”90 % tiedoston pävittämiseen, 10 % tietojen analysointiin” ajan jaottelu voidaan kääntää päälaelleen.

Perinteiselle ja riskialttiille taulukkolaskentabudjetoinnille on olemassa vaihtoehtoja

Talousjohtajille ja muille ennuste- ja budjettiprosesseista vastaaville henkilöille voi olla tuttua puhallella virtuaalisia pölyjä kesälomien jälkeen siitä tietystä Excel-tiedostosta, joka sisältää lukemattoman määrän välilehtiä, rivejä, numeroita ja kaavoja, jotka jollain taikuudella kokoaa luvut koontivälilehdelle.

Kunnes eivät enää kokoa.

Kun samassa yhtälössä on yksi taulukkolaskentatiedosto, paljon manuaalisesti päivitettäviä tietoja sekä useita ihmisiä, lopputuloksena on usein jonkunlainen kaaos tai hämminki.

Klassinen ”ennuste & budjetti-excel” on usein yhden henkilön valtakunta. Tämä usein jo siitä syystä, että talousjohtaja (tai kuka tiedostosta vastaakaan) on joutunut luomaan tiedostoon erilaisia tarkistuksia, automatisointeja ja custom-kaavoja, jolloin hän on ainoa, joka ymmärtää tiedoston sielunmaisemaa.

Mitä useampi henkilö päivittää samaa yksittäistä tiedostoa, virheen mahdollisuus kasvaa. Vanhoja versioita voi toki palautella virheen sattuessa, mutta se voi tarkoittaa, että viiden muun eri henkilön tekemä työ katoaa ja joudutaan tekemään uudestaan. Tämä aiheuttaa myös kaaoksen versiohallinnan näkökulmasta, kun mietitään, että onkohan kaikki nyt tehty, onko jokaisen version muutokset viimeisessä tiedostossa ja niin edelleen.

Ja mitäs sitten, kun kolme henkilöä on tallentanut budjettitiedoston omalle koneelleen elokuussa ja elää sen mukaisesti vielä seuraavan vuoden huhtikuussa?

Modernia planning-työkalua käytettäessä on helppo rajata käyttäjäoikeuksia niin, että tietyt henkilöt voivat päivittää vain tiettyjä osioita budjetista. Ja vaikka jotain menisikin pieleen, niin järjestelmässä oleva data ei häviä kokonaan ja tilanteen palauttaminen ennalleen tapahtuu nopeasti. Tiedot myös päivittyvät kaikille automaattisesti, joten jokainen työskentelee saman, jaetun totuuden pohjalta.

Seuranta, ennustaminen ja skenaarioiden hallinta on työlästä (eikä tapahdu reaaliajassa)

Perinteinen taulukkolaskentaohjelma voi olla toimiva ratkaisu budjetointiin silloin, kun ennuste- ja budjetti on yksinkertainen eikä sisällä useita eri dimensioita, skenaarioita eikä toimiala ole kovin kilpailtu.

Erilaisten skenaarioiden luominen ja hallinta on tärkeää. Budjetti on yhden hetken näkemys siitä, mihin yhtiö on pyrkimässä ja sen tulee olla linjassaan yrityksen strategian kanssa. Voidaan siis ajatella, että budjettia seuraamalla yhtiö etenee strategian määrittämään suuntaan. Tämä konkretisoi strategian aina yksilötasolle asti; tätä pitää tehdä, jotta saavutamme yhteisen maalin.

Budjetin rinnalle on järkevää laatia 12 kuukauden rullaava ennuste, joka kertoo sen, miltä tulevaisuuden näkymät saattavat näyttää. Suunnitelmat eivät kuitenkaan aina toteudu siten, kuin oli mietitty; esimerkiksi tuote, johon on ladattu paljon odotuksia ja panostuksia ei menestykään odotetulla tavalla syystä tai toisesta ja toisaalta jokin toinen tuote yllättää menestyksellään.

Jotta yritys pystyy aidosti saavuttamaan syvällisen ymmärryksen luvuistaan ja markkinasta, sen täytyy tarkastella tapahtumia reaaliaikaisesti. Näin muutostrendit on helpompi havaita mahdollisimman ajoissa ja niihin pystytään reagoimaan lennosta.

Jos ennustetta päivitetään ja tarkastellaan yksittäisinä harjoituksina vain 2-3 kertaa vuodessa, ollaan aina myöhässä.

Moderni raportointi- ja budjetointityökalu varmistaa sen, että kaikki tarvittavat luvut ovat aina saatavilla ja ajan tasalla. Hyvät järjestelmät mahdollistavat erilaisten skenaarioiden luomisen äärimmäisen helposti; voit liikuttaa erilaisia säätimiä ja lukuja hiirellä ja nähdä, miten esimerkiksi hinnanmuutokset tai erilaiset investoinnit vaikuttavat liiketoiminnan eri osa-alueisiin.

Numeroilla leikittely muuttuu helpoksi ja mukavaksi puuduttavan manuaalisen näppäilyn sijaan.

Muista vastuuttaa lukujen omistajuus myös talousosaston ulkopuolelle

Kun yritys tunnistaa missä se on hyvä ja mihin kannattaa panostaa, se voi saavuttaa merkittävää kilpailuetua markkinalla. Tämä edellyttää sitä, että lukuja tarkastelee ja analysoi myös muut, kuin talousihmiset - markkinajohtajuus alalla vaatii, että lukujen omistajuus on jokaisen toiminnon vetäjällä.

Kun toimintojen vastuuhenkilöt tuovat oman syvän ymmärryksensä omasta vastuualueestaan liiketoiminnan lukujen pariin, erilaisia business caseja, kuten vaikkapa investointeja, pystytään pohtimaan aivan eri tasolla.

”Pystymme tuottamaan 100 yksikköä tuotetta 5 ihmisen työpanoksella tällä katteella. Entäs jos palkkaisimmekin yhden ihmisen lisää ja nostetaan tuotantokapasiteettia, mitä sitten tapahtuu?”

Budjetointisovellusten etu on se, että tieto on helppo jakaa eri käyttäjille ja käyttäjäryhmille, jolloin se on helpompi ottaa haltuun ja ihmisillä on varmempi olo ottaa siitä omistajuutta.

Päästä irti budjetoinnin aiheuttamasta stressistä ja ahdistuksesta

Raportointi- ja analytiikkatyökalu BI Bookin uusi Planning -ominaisuus mahdollistaa ketterän, näppärän ja tietoturvallisen tavan hoitaa budjetointi, ennustaminen sekä erilaisten skenaarioiden luominen.

BI Book Planningin avulla budjetti ja ennusteet on helppo pitää ajantasaisina ja todellista markkinatilannetta vastaavina.

BI Bookin helppokäyttöisyys tuo budjetoinnin kaikkien avainhenkilöiden saavutettavaksi ja auttaa lisäämään syvällisen liiketoimintatiedon pelkkien lukujen päälle. BI Book Planning jakaa jokaiselle toiminnonvetäjälle oman tuloslaskelman ylätasolla, jolloin se on aina mukana arjen päätöksissä. BI Book mahdollistaa lukuihin porautumisen aina tositetasolle asti, joten lukujen ymmärtäminen ja kokonaiskuvan muodostaminen on aiempaa helpompaa.

Budjetointiprosessi ja ennustaminen kannattaa pitää mielessä ja työn alla jatkuvasti, jolloin siihen liittyvä mahdollinen peikko katoaa ihmisten mielestä ja työ helpottuu huomattavasti.

Tehdään ennustamisesta ja budjetoinnista helppoa ja hauskaa - yhdessä.